## Documentation Index Access the complete documentation index at: https://www.zoho.com/de-de/books/help/llms.txt Use this file to discover all available documentation pages before proceeding. # Zoho Books mit WhatsApp integrieren Die Nutzung von WhatsApp für die Kommunikation bietet eine einfache Möglichkeit, Nachrichten an Ihre Kunden und Anbieter mit einer persönlichen Note zu senden. Durch die Integration von Zoho Books mit WhatsApp können Sie Benachrichtigungen für Rechnungen, Verkaufsaufträge, Zahlungsbelege, Kundenabrechnungen, Angebote, Vorschussrechnungen, Gutschriften und Verkaufsbelege an Ihre Kunden sowie Anbieterabrechnungen an Ihre Anbieter senden. Sobald Sie WhatsApp in Zoho Books aktiviert haben, müssen Sie Guthaben kaufen, um Benachrichtigungen an Ihre Kunden und Anbieter zu senden. Erfahren Sie mehr über [WhatsApp Instant Messaging (IM) Guthaben](/de-de/books/help/integrations/whatsapp/integrate-with-whatsapp.html#WhatsApp-Credits). **Voraussetzungen:** * Sobald Sie diese Integration eingerichtet haben, wird Zoho Ihr Business Service Provider (BSP). Stellen Sie sicher, dass Ihr WhatsApp Business-Konto nicht mit anderen BSPs verbunden ist. * Die Telefonnummer, die Sie zur Einrichtung dieser Integration verwenden möchten, muss gültig und im Besitz von Ihnen sein. Wenn sie mit anderen BSPs, WhatsApp Personal- oder WhatsApp Business-Konten verbunden ist, können Sie Ihre bestehenden Chats verlieren. * Sie sollten ein verifiziertes Facebook Business Manager-Konto haben. ## Mit WhatsApp verbinden Um WhatsApp-Benachrichtigungen an Ihre Kunden und Anbieter zu senden, müssen Sie Zoho Books zuerst mit WhatsApp verbinden. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einstellungen_ und dann zu _Integrationen & Marketplace._ * Navigieren Sie zu _WhatsApp_ und klicken Sie auf **Verbinden** neben _WhatsApp Business_. ![Connect WhatsApp](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-connect.png) Falls Sie ein bestehendes WhatsApp Business-Konto haben, wird das Pop-up _WhatsApp Business einrichten_ angezeigt. * Klicken Sie auf **Das bestehende WhatsApp Business-Konto verwenden, das bei Zoho registriert ist** und wählen Sie das Konto aus dem Dropdown-Menü aus, um das bestehende WhatsApp-Konto, das mit anderen Zoho-Apps integriert ist, weiterhin zu verwenden. (oder) * Klicken Sie auf **Ein neues WhatsApp Business-Konto mit Zoho verbinden**, um ein neues WhatsApp Business-Konto zu verbinden. ![Set up WhatsApp Business](/books/help/images/integrations/whatsapp/setup-whatsapp-business.png) * Klicken Sie auf **Weiter**. * Lesen Sie die Bedingungen im Pop-up _WhatsApp mit Zoho Books verbinden_ und stimmen Sie ihnen zu. * Klicken Sie auf **WhatsApp verbinden** und Sie werden zur _Facebook-Anmeldeseite_ weitergeleitet.    ![WhatsApp Prerequisites](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-prerequisites.png) * Geben Sie die registrierte _E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und Passwort_ ein und klicken Sie auf **Anmelden**. ![Facebook Login](/books/help/images/integrations/whatsapp/facebook-login.png) **Einblick:** Wenn Sie kein Facebook-Konto haben, erstellen Sie eines, indem Sie auf **Neues Konto erstellen** klicken. * Verifizieren Sie Ihr Konto und klicken Sie auf **Weiter als ‘Ihr Kontoname’** auf der nächsten Seite. Wenn Sie sich mit einem anderen Konto anmelden möchten, klicken Sie auf **Mit einem anderen Konto anmelden**. ![Continue Logging In](/books/help/images/integrations/whatsapp/continue-as-zylker-business.png) * Lesen Sie alle _WhatsApp Business-Nutzungsbedingungen_ und die _Meta-Nutzungsbedingungen_ und klicken Sie auf **Loslegen**. ![WhatsApp Get Started](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-get-started.png) * Füllen Sie Ihre _Unternehmensdetails_ aus und klicken Sie auf **Weiter**. ![WhatsApp Business Information](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-business-info.png) * Wählen Sie ein **WhatsApp Business-Konto** und **WhatsApp Business-Profil** auf der folgenden Seite aus. **Einblick:** Wenn Sie keines haben, wählen Sie **Ein WhatsApp Business-Konto erstellen** und **Ein neues WhatsApp Business-Profil erstellen** aus dem Dropdown-Menü. * Klicken Sie auf **Weiter** und klicken Sie auf **Fertigstellen** auf der folgenden Seite. ![Select WhatsApp Business Account](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-business-info-2.png) ![WhatsApp - Get Started](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-finish.png) Ihre Zoho Books-Organisation wird mit WhatsApp verbunden. * Klicken Sie auf **Weiter** im Pop-up _Mit WhatsApp verbunden_. ![Connected to WhatsApp](/books/help/images/integrations/whatsapp/connected-to-whatsapp.png) * Überprüfen Sie die Standard-WhatsApp-Nummer, von der aus die WhatsApp-Nachrichten an Ihre Kunden gesendet werden, und klicken Sie auf **Weiter**. ![Create WhatsApp Channel](/books/help/images/integrations/whatsapp/create-whatsapp-channel.png) ## Verwalten mehrerer WhatsApp-Kommunikationskanäle In Zoho Books können Sie mehrere WhatsApp-Kommunikationskanäle konfigurieren, um Ihre Geschäftsgespräche effektiv zu verwalten. Sie können verschiedene WhatsApp Business-Telefonnummern für Kunden- und Lieferantenkommunikation sowie für verschiedene Nachrichtenkategorien unter jedem Kommunikationskanal zuweisen. Dies hilft Ihnen, Gespräche in Ihrem WhatsApp Business-Konto einfach zu organisieren und nachzuverfolgen. Um mehrere WhatsApp-Kanäle zu konfigurieren: * Gehen Sie zu **Einstellungen**. * Wählen Sie **WhatsApp** unter _Integrationen & Marktplatz_. * Klicken Sie auf der nächsten Seite unter _Standard-WhatsApp Business-Nummer_ auf **Kanäle konfigurieren**. * Füllen Sie im Pop-up _Standard-WhatsApp-Nummer konfigurieren_ unter _Kundenkommunikation_ die folgenden Felder aus: * **Die gleiche Nummer über Kategorien hinweg anwenden:** Wählen Sie **Ja**, um dieselbe Telefonnummer zu verwenden, um Dienst- und Marketingbenachrichtigungen an Ihre Kunden zu senden. Wählen Sie **Nein**, um verschiedene Telefonnummern für die Benachrichtigungen zu verwenden. * Wählen Sie die erforderlichen Telefonnummern für die Kategorien **Dienst** und **Marketing** aus. * Klicken Sie auf **Speichern**. **Profi-Tipp:** Wenn Sie sowohl Dienst- als auch Marketingbenachrichtigungen von derselben Telefonnummer senden, könnten Kunden dies als Spam markieren, wenn sie zu viele Marketingbenachrichtigungen erhalten. Dies kann auch Ihre Dienstbenachrichtigungen blockieren. Um dies zu vermeiden, verwenden Sie separate Nummern, um Dienst- und Marketingbenachrichtigungen zu senden. So erhalten Ihre Kunden die Dienstbenachrichtigungen problemlos. * Wählen Sie unter _Lieferantenkommunikation_ die Telefonnummer aus, die Sie verwenden möchten, um Dienstbenachrichtigungen an Ihre Lieferanten zu senden. * Klicken Sie auf **Speichern**. * Nur die von WhatsApp Business verifizierten Nummern werden im Pop-up angezeigt. Wenn es jedoch zusätzliche WhatsApp Business-Telefonnummern gibt, die Sie in Zoho Books verwenden möchten, müssen Sie diese verifizieren. So geht’s: * Klicken Sie auf **Telefonnummern verifizieren**. * Wählen Sie im folgenden Pop-up die Nummer aus, die Sie verifizieren möchten. * Klicken Sie auf **OTP senden**. Sie können auch wählen, das OTP per Anruf zu erhalten. * Geben Sie das OTP ein, das Sie erhalten haben, und klicken Sie auf **Verifizieren**. * Sobald die Nummer verifiziert ist, klicken Sie auf **Zurück** und wählen Sie die verifizierte Telefonnummer aus. * Klicken Sie auf **Speichern**. Der WhatsApp-Kommunikationskanal wird eingerichtet und die WhatsApp-Benachrichtigungen, die Sie an Ihre Kunden und Lieferanten senden, werden von diesen Telefonnummern gesendet. Sie können entweder im nächsten Schritt Guthaben kaufen oder dies auch tun, sobald Sie Vorlagen für WhatsApp-Benachrichtigungen erstellt haben. * * * ## Vorlagen konfigurieren Um Benachrichtigungen über WhatsApp zu senden, erstellen Sie eine Vorlage in Zoho Books und lassen Sie diese vom WhatsApp Business-Team genehmigen. ### Vorlagen erstellen Um eine Vorlage zu erstellen: * Gehen Sie zu **Einstellungen**. * Wählen Sie **WhatsApp** unter _Integrationen & Marktplatz_ aus. * Wählen Sie im Abschnitt _Nachrichtenvorlagen_ das jeweilige Modul (zum Beispiel **Kunden**) aus, für das Sie eine Vorlage erstellen möchten. * Klicken Sie auf der nächsten Seite oben rechts auf **\+ Neue Vorlage**. * Füllen Sie auf der Seite _WhatsApp-Vorlage erstellen_ die folgenden Details aus: * Geben Sie den **Vorlagenname** ein und wählen Sie die erforderliche **Vorlagenkategorie** aus. Die _Vorlagenkategorie_ kann entweder **Dienstprogramm** oder **Marketing** sein. Erfahren Sie mehr über [Vorlagenkategorisierung](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/updates-to-pricing/new-template-guidelines/#template-categorization). * Geben Sie den Inhalt ein, der im Abschnitt _Header_ enthalten sein soll, oder wählen Sie **Anhangsnachricht** als _Nachrichtentyp_ aus und wählen Sie den erforderlichen **Anhangstyp** aus. Die verfügbaren Anhangstypen sind **Dynamisch** und **Statisch**. * Wenn Sie den **Dynamischen** Anhangstyp ausgewählt haben, wird das transaktionsbezogene Dokument automatisch an die Kontaktpersonen gesendet. * Wenn Sie den **Statischen** Anhangstyp ausgewählt haben, laden Sie den erforderlichen Anhang hoch, den Sie in die Nachrichtenvorlage aufnehmen möchten. Beachten Sie, dass Sie statische Nachrichtenvorlagen nur für das Modul **Kunden** erstellen können. * Klicken Sie auf das Dropdown neben _Sprache_, um die bevorzugte Sprache auszuwählen, in der Sie Nachrichten an Ihre Kontaktpersonen senden können. * Bearbeiten Sie den Inhalt im Feld _Nachrichteninhalt_ nach Bedarf. Sie können Platzhalter einfügen, indem Sie auf das Dropdown neben **Platzhalter einfügen** klicken. * Geben Sie den Inhalt ein, der im Abschnitt _Footer_ enthalten sein soll. * Geben Sie im Abschnitt _Call-to-Action-Buttons_ den **Button-Text** ein, wählen Sie den erforderlichen **Typ** (Telefonnummer oder URL) aus und geben Sie den **Wert** des CTA ein. Klicken Sie auf **\+ Neuer Button**, um zusätzliche CTAs in Ihre Vorlage aufzunehmen. Sie können bis zu zwei CTAs für eine Nachrichtenvorlage erstellen. * Klicken Sie auf **Speichern**. Die Vorlage wird erstellt und zur Genehmigung an Meta gesendet. Sobald Meta Ihre Vorlage genehmigt, können Sie sie verwenden, um Benachrichtigungen an Ihre Kontaktpersonen zu senden. **Hinweis:** Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten, während Sie eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage erstellen: * Sie können einen Header einfügen, wenn dies für den **Text-Only-Nachricht**\-Typ erforderlich ist, oder Anhänge für den **Anhangsnachricht**\-Typ einfügen. * Sie können entweder statische oder dynamische Anhänge in Ihrer Nachrichtenvorlage verwenden. * Sie können nur einen Platzhalter im Header-Feld verwenden. * Sie können keine Platzhalter im Footer-Feld verwenden. * Der Footer sollte nur eine Zeile Text enthalten und keine Emojis enthalten. * Wenn Sie CTAs zur Nachrichtenvorlage hinzufügen, können Sie eine URL, eine Telefonnummer oder beides einfügen. ### Vorlagengenehmigung Sobald Sie eine Vorlage erstellen, wird sie zur Genehmigung gesendet. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis das WhatsApp-Team sie genehmigt. Der Status der Genehmigung wird auf der Listen-Seite angezeigt. ![Template Approval](/books/help/images/integrations/whatsapp/template-approval.png) Eine Vorlage kann die folgenden Status haben: Status Beschreibung Genehmigt Das WhatsApp Business-Team hat die Vorlage genehmigt und sie kann an Kunden gesendet werden. Abgelehnt Das WhatsApp Business-Team hat die Vorlage abgelehnt. Bearbeiten Sie die Vorlage und reichen Sie sie erneut zur Genehmigung ein. [Erfahren Sie, warum Vorlagen abgelehnt werden](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/message-templates/guidelines/#common-rejection-reasons). Genehmigung Ausstehend Die Vorlage wurde an das WhatsApp Business-Team gesendet und wartet auf Genehmigung. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis der Status aktualisiert wird. Löschung in Bearbeitung Das WhatsApp Business-Team bewertet Ihre Anfrage zur Löschung einer Vorlage. Löschung fehlgeschlagen Die Vorlage wurde aufgrund von Netzwerkproblemen nicht gelöscht. Starten Sie den Löschvorgang erneut. Gelöscht Das WhatsApp Business-Team hat die Vorlage gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. ### Weitere Aktionen #### Vorlage klonen Wenn Sie eine Vorlage erstellen möchten, die einer vorhandenen Vorlage ähnelt, können Sie sie klonen. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Wählen Sie das Modul unter _Nachrichtenvorlagen_ aus. * Klicken Sie auf das **Mehr**\-Symbol neben der Vorlage, die Sie klonen möchten, und wählen Sie **Klonen**. ![Clone Template](/books/help/images/integrations/whatsapp/clone-invoice-template.png) * Bearbeiten Sie die erforderlichen Details im folgenden Pop-up _WhatsApp-Vorlage klonen_ und klicken Sie auf **Speichern**. ![Clone Template](/books/help/images/integrations/whatsapp/clone-invoice-template2.png) Die neu geklonte Vorlage wird zur Genehmigung an das WhatsApp Business-Team gesendet und kann nach Genehmigung verwendet werden. #### Vorlage als Standard festlegen Wenn Sie eine Vorlage als Ihre Standardwahl festlegen möchten, können Sie diese Vorlage als Standard festlegen. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Wählen Sie das Modul unter _Nachrichtenvorlagen_ aus. * Klicken Sie auf das **Mehr**\-Symbol neben der bevorzugten Vorlage und wählen Sie **Als Standard festlegen**. ![Set Default Template](/books/help/images/integrations/whatsapp/set-as-default.png) Die Standardvorlage wird automatisch im Feld _Vorlagenname_ ausgefüllt, wenn Sie versuchen, WhatsApp-Benachrichtigungen zu senden. #### Vorlage löschen Sie können eine WhatsApp-Vorlage löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. **Warnung:** Das Löschen einer Vorlage ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie können jedoch erneut eine neue Vorlage erstellen und sie zur Genehmigung an das WhatsApp Business-Team senden. Um eine Vorlage zu löschen: * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Wählen Sie das Modul unter _Nachrichtenvorlagen_ aus. * Klicken Sie auf das **Mehr**\-Symbol neben der Vorlage, die Sie löschen möchten. * Klicken Sie auf **Löschen** im Dropdown-Menü, um fortzufahren. Eine Anfrage wird an das WhatsApp Business-Team gesendet, um die Vorlage zu löschen, die anschließend gelöscht wird. ![Delete Template](/books/help/images/integrations/whatsapp/delete-template.png) * * * ## WhatsApp aktivieren ### WhatsApp für Verkaufstransaktionen aktivieren Sobald Sie Vorlagen eingerichtet haben, aktivieren Sie die Module, für die Sie WhatsApp-Benachrichtigungen senden möchten. So geht’s:  * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Schieben Sie den Schalter neben den jeweiligen Modulen. ![Enable Template](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-whatsapp-template.png) Sie können Benachrichtigungen über WhatsApp für die aktivierten Module senden. ### WhatsApp für Kunden und Ansprechpartner aktivieren Um Benachrichtigungen an Ihre Kunden über WhatsApp zu senden, müssen Sie WhatsApp für sie aktivieren. So geht’s: * Gehen Sie zu _Verkäufe_ in der linken Seitenleiste und wählen Sie **Kunden**. * Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie die WhatsApp-Nachrichten aktivieren möchten. **Um es für den Hauptkontakt zu aktivieren:** Klicken Sie auf **Bearbeiten** im Abschnitt _Übersicht_. ![Enable Primary Contact ](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-primary-contact.png) (oder) **Um es für die Kontaktperson zu aktivieren:** Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf das **Zahnrad-Symbol** neben der Kontaktperson und wählen Sie **Bearbeiten**. ![Enable Contact Person ](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-contact-person.png) * Stellen Sie sicher, dass die Telefonnummer des Kunden korrekt ist und mit einer gültigen Landesvorwahl beginnt. * Aktivieren Sie die Option **WhatsApp** unter _Kommunikationskanäle_. ![Enable WhatsApp Communication Channel](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-whatsapp-communication-channel.png) * Klicken Sie auf **Speichern**, und WhatsApp wird für den Hauptkontakt oder die Kontaktperson aktiviert. ### WhatsApp für Kunden in großen Mengen aktivieren Sie können die WhatsApp-Nachrichten für Kontakte in großen Mengen auf zwei Arten aktivieren. Sie können es für:  * Alle Hauptkontakte und Kontaktpersonen * Bestimmte Hauptkontakte und Kontaktpersonen **Um es für alle Hauptkontakte und Kontaktpersonen zu aktivieren:** * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Klicken Sie auf **Kommunikationspräferenz aktualisieren** rechts neben dem Zahnrad-Symbol. ![Update Communication Preference](/books/help/images/integrations/whatsapp/update-communication-pref1.png) * Klicken Sie im darauf folgenden Pop-up auf: * **Nur Hauptkontakte**, wenn Sie WhatsApp-Benachrichtigungen nur an die Hauptkontakte senden möchten. * **Alle Kontakte und Kontaktpersonen**, wenn Sie WhatsApp-Benachrichtigungen an alle Kontaktpersonen, einschließlich des Hauptkontakts, senden möchten. ![Update Communication Preference](/books/help/images/integrations/whatsapp/update-communication-pref2.png) * Klicken Sie auf **Speichern**. **Um es für bestimmte Hauptkontakte und Kontaktpersonen zu aktivieren:** * Navigieren Sie zu **Kunden** unter _Verkäufe_. * Wählen Sie die Kunden aus, an die Sie Benachrichtigungen über WhatsApp senden möchten, und klicken Sie oben auf **Kommunikationspräferenzen konfigurieren**. ![Kommunikationspräferenzen konfigurieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/configure-communication-preferences.png) * Konfigurieren Sie die Standardempfänger für den WhatsApp-Kanaltyp im darauf folgenden Pop-up. ![Kommunikationspräferenzen Popup konfigurieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/configure-communication-preferences-pop-up.png) * Klicken Sie auf **Speichern**. Die WhatsApp-Benachrichtigung wird nun an die ausgewählten Kontakte gesendet. * * * ## WhatsApp für Anbieter aktivieren Um Anbieterabrechnungen über WhatsApp zu senden, müssen Sie WhatsApp für Ihre Anbieter aktivieren. So geht’s: **Voraussetzung:** Stellen Sie sicher, dass Sie die Telefonnummer Ihres Anbieters mit einem ‘+’ gefolgt von der Landesvorwahl angegeben haben, um WhatsApp für sie zu aktivieren. * Gehen Sie zu _Einkäufe_ in der linken Seitenleiste und wählen Sie **Anbieter**. * Wählen Sie den Anbieter aus, für den Sie WhatsApp aktivieren möchten, und klicken Sie auf der Seite _Details_ oben rechts auf **Bearbeiten**. * Um einen neuen Anbieter zu erstellen und WhatsApp für ihn zu aktivieren, klicken Sie oben rechts auf der Seite _Liste_ auf **\+ Neu** und geben Sie die erforderlichen Details ein. * Überprüfen Sie auf der nächsten Seite **WhatsApp** neben _Kommunikationskanälen_. ![WhatsApp für Anbieter aktivieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-vendor.png) * Klicken Sie auf **Speichern**. WhatsApp wird für den jeweiligen Anbieter aktiviert. Sie können WhatsApp auch für Anbieter in großen Mengen aktivieren. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einkäufe_ in der linken Seitenleiste und wählen Sie **Anbieter**. * Wählen Sie die Anbieter aus, für die Sie WhatsApp aktivieren möchten. * Klicken Sie auf das _Mehr_\-Symbol oben auf der Seite _Liste_ und wählen Sie **Kommunikationspräferenzen konfigurieren** aus dem Dropdown-Menü. ![WhatsApp für Anbieter in großen Mengen aktivieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-vendor-bulk.png) * Wählen Sie im Pop-up _Kommunikationspräferenzen konfigurieren_, ob Sie WhatsApp nur für die Anbieter sowie deren Ansprechpartner aktivieren möchten. * Klicken Sie auf **Speichern**. ![Kommunikationspräferenzen Pop-up konfigurieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-bulk-popup.png) WhatsApp wird für die ausgewählten Anbieter basierend auf den gewählten Präferenzen aktiviert. ## WhatsApp für die Ansprechpartner des Anbieters aktivieren Sobald Sie WhatsApp für Ihre Anbieter aktiviert haben, können Sie auch WhatsApp für deren Ansprechpartner aktivieren. **Voraussetzung:** Stellen Sie sicher, dass Sie Telefonnummern für die Ansprechpartner mit einem ‘+’ gefolgt von der Landesvorwahl angegeben haben, um WhatsApp für sie zu aktivieren. Um WhatsApp für einen Ansprechpartner des Anbieters zu aktivieren: * Gehen Sie zu _Einkäufe_ in der linken Seitenleiste und wählen Sie **Anbieter**. * Wählen Sie den Anbieter aus, für dessen Ansprechpartner Sie WhatsApp aktivieren möchten. * Klicken Sie auf der Seite _Details_ des Anbieters unter _Ansprechpartner_ auf das _Zahnrad_\-Symbol neben dem erforderlichen Ansprechpartner und wählen Sie **Bearbeiten** aus dem Dropdown-Menü. * Um einen neuen Ansprechpartner hinzuzufügen und WhatsApp für ihn zu aktivieren, klicken Sie auf das **Hinzufügen**\-Symbol neben _Ansprechpartner_. ![WhatsApp für die Ansprechpartner des Anbieters aktivieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-vendor-cp.png) * Überprüfen Sie im folgenden Pop-up **WhatsApp** neben _Kommunikationskanälen_. * Klicken Sie auf **Speichern**. ![Pop-up aktivieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/enable-cp-popup.png) WhatsApp wird für die Kontaktpersonen des Anbieters aktiviert. ## WhatsApp-Guthaben verwalten ### WhatsApp Instant Messaging (IM) Guthaben Sobald Sie WhatsApp in Ihrer Zoho Books-Organisation aktivieren und Vorlagen erstellen, müssen Sie IM (Instant Messaging) Guthaben kaufen, um Benachrichtigungen über Ihr WhatsApp Business-Konto zu senden. [Erfahren Sie mehr darüber, wie Guthaben funktionieren.](/de-de/books/help/integrations/how-credits-work.html) ### IM-Guthaben kaufen Um WhatsApp IM-Guthaben in Zoho Books zu kaufen: * Gehen Sie zu **Einstellungen**. * Wählen Sie **WhatsApp** unter _Integrationen und Marktplatz_. * Klicken Sie oben auf der WhatsApp-Konfigurationsseite auf **IM-Guthaben kaufen**. * Geben Sie im Pop-up _IM (Instant Messaging) Guthaben kaufen_ die Anzahl der IM-Guthaben ein, die Sie kaufen möchten. Der Preis für ein IM-Guthaben wird neben dem Feld angezeigt. * Klicken Sie auf **Zahlung berechnen**. Der Gesamtbetrag (einschließlich Steuern) wird angezeigt. * Klicken Sie auf **Zahlung tätigen**. Sie werden zum Zahlungsportal weitergeleitet, wo Sie die Zahlung für die IM-Guthaben, die Sie kaufen möchten, vornehmen können. Nach Abschluss wird das Guthaben Ihrer Organisation hinzugefügt. Sie können auch Guthaben im [Zoho Store](https://store.zoho.com/html/store/home.html) kaufen. **Hinweis:** Der Betrag, der zum Kauf von IM-Guthaben für WhatsApp verwendet wird, kann je nach Währung, die Sie für den Kauf verwenden, variieren. ### IM-Guthaben-Nutzungsbericht In Zoho Books können Sie die Nutzung Ihrer IM (Instant Messaging) Guthaben direkt im Modul **Berichte** einsehen und verfolgen. Dies hilft Ihnen, Ihre IM-Guthaben effizient zu überwachen und zu verwalten. Um den IM-Guthaben-Nutzungsbericht anzuzeigen: * Gehen Sie zu **Berichte** in der linken Seitenleiste. * Wählen Sie **IM-Guthaben-Nutzung** unter _Aktivität_. Sie können die Details der IM-Guthaben einsehen, die Sie für Ihr WhatsApp Business-Konto verwendet haben. ### WhatsApp-Benachrichtigungsbericht In Zoho Books können Sie die WhatsApp-Benachrichtigungen, die Sie an Ihre Kunden und Anbieter senden, sowie deren Status einsehen und überwachen. Um den WhatsApp-Benachrichtigungsbericht anzuzeigen: * Gehen Sie zu **Berichte** in der linken Seitenleiste. * Wählen Sie **WhatsApp-Benachrichtigungen** unter _Aktivität_. Sie können die Liste der WhatsApp-Benachrichtigungen einsehen, die an Ihre Kunden und Anbieter gesendet wurden. Um diesen Bericht basierend auf Kunden- und Anbieterkommunikationen zu filtern: * Gehen Sie zu **Berichte** in der linken Seitenleiste. * Wählen Sie **WhatsApp-Benachrichtigungen** unter _Aktivität_. * Klicken Sie auf der Seite _WhatsApp-Benachrichtigungen_ auf das Dropdown-Menü _Kontaktart_ oben auf der Seite und wählen Sie aus, ob Sie den Bericht mit **Kunden**, **Anbietern** oder beiden filtern möchten. ![Kontaktart](/books/help/images/integrations/whatsapp/contact-type.png) * Klicken Sie auf **Bericht ausführen**. Der Bericht wird basierend auf den gewählten Präferenzen angezeigt. Um diesen Bericht anzupassen: * Wählen Sie auf der Seite _WhatsApp-Benachrichtigungen_ den **Datumsbereich** aus, für den Sie den angepassten Bericht erstellen möchten. * Klicken Sie oben auf der Seite auf **\+ Weitere Filter**. * Wenden Sie im erscheinenden Dropdown-Menü die erforderlichen Filter an. * Klicken Sie auf **Bericht ausführen**. Der benutzerdefinierte Bericht wird basierend auf den gewählten Präferenzen erstellt. Anschließend können Sie den ursprünglichen Bericht erneut anzeigen. Sie können den benutzerdefinierten Bericht auch planen, exportieren oder teilen. * * * ## Benachrichtigungen über WhatsApp senden ### Rechnungsbenachrichtigungen senden * Gehen Sie zu _Verkäufe_ und wählen Sie **Rechnungen.** * Klicken Sie oben rechts auf **\+ Neu** und geben Sie die erforderlichen Details ein. * Wählen Sie die Ansprechpartner aus, mit denen Sie die Rechnungsdetails aus dem Dropdown-Menü _Rechnung teilen mit_ teilen möchten, und klicken Sie auf **Speichern und Senden**. ![Share Invoice with drop-down](/books/help/images/integrations/whatsapp/share-invoice-with.png) * Überprüfen Sie im folgenden Bildschirm die _Nachrichtenvorlage_ und _Kontakte_ und klicken Sie auf **Senden**. ![Send WhatsApp Message Invoice Template](/books/help/images/integrations/whatsapp/send-whatsapp-invoice.png) Die Rechnungsbenachrichtigung wird an die jeweiligen Kontakte gesendet. Um eine WhatsApp-Benachrichtigung für bestehende Rechnungen zu senden: * Gehen Sie zu _Verkäufe_ und navigieren Sie zu **Rechnungen**. * Wählen Sie die Rechnung aus, für die Sie die Rechnungsdetails teilen möchten. * Wählen Sie **WhatsApp-Nachricht** aus dem Dropdown-Menü _Senden_. ![Send Customer Notifications](/books/help/images/integrations/whatsapp/send-existing-invoice.png) * Der Ansprechpartner und die Nachrichtenvorlage werden im folgenden Pop-up _WhatsApp-Nachricht senden_ automatisch ausgefüllt. * Klicken Sie auf **Senden.** Die Rechnungsdetails werden dem jeweiligen Ansprechpartner über WhatsApp gesendet. Ebenso können Sie Benachrichtigungen für Verkaufsaufträge, Kostenvoranschläge, Retainer-Rechnungen und Verkaufsbelege senden. ### Erinnerungen über WhatsApp senden Um Erinnerungen über WhatsApp zu senden, sollten Sie eine Vorlage für Zahlungs-Erinnerungen erstellen. Dazu: * Gehen Sie zu **Einstellungen**, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * [Erstellen Sie eine Vorlage](https://www.zoho.com/sa/de-de/books/help/integrations/whatsapp-integration.html#Create-Templates) für dieses Modul. * Sobald die Vorlage von Meta genehmigt wurde, schieben Sie den Schalter neben _WhatsApp-Vorlagen für Zahlungs-Erinnerungen_ um, um sie zu aktivieren. ![Payment Reminders](/books/help/images/integrations/whatsapp/payment_reminders.png) Jetzt können Sie diese Vorlage verwenden und Zahlungs-Erinnerungen über WhatsApp senden. Um Zahlungs-Erinnerungen über WhatsApp zu senden: * Gehen Sie zu _Rechnungen_ in der linken Seitenleiste. * Wählen Sie die Rechnung aus, für die Sie die Zahlungs-Erinnerungsbenachrichtigung senden möchten. * Klicken Sie auf **Erinnerungen** und wählen Sie **WhatsApp-Nachricht senden** aus dem Dropdown-Menü. ![Reminders - Send Dropdown](/books/help/images/integrations/whatsapp/reminders_send_dropdown.png) * Wählen Sie die _Nachrichtenvorlage_ im folgenden Pop-up aus und klicken Sie auf **Senden**. ![Send Payment Reminders](/books/help/images/integrations/whatsapp/send_payment_reminders.png) Die Zahlungs-Erinnerungsbenachrichtigung wird dem Kunden über WhatsApp gesendet. Um Zahlungs-Erinnerungen in großen Mengen zu senden: * Wählen Sie die überfälligen Rechnungen aus. * Klicken Sie auf **Erinnerungen** und wählen Sie **WhatsApp-Nachricht senden**. ![Bulk Payment Reminders](/books/help/images/integrations/whatsapp/bulk-payment-reminders.png) * Wählen Sie die _Nachrichtenvorlage_ im folgenden Pop-up aus und klicken Sie auf **Senden.** Die Zahlungserinnerungsbenachrichtigungen für die ausgewählten überfälligen Rechnungen werden initiiert, und Sie werden benachrichtigt, sobald sie an die Kunden gesendet wurden. Sie können auch automatisierte Zahlungserinnerungsbenachrichtigungen über WhatsApp senden. So geht’s: * Gehen Sie zu **Einstellungen**, navigieren Sie zu _Erinnerungen & Benachrichtigungen_ und wählen Sie **Erinnerungen**. * Im Abschnitt _Automatisierte Erinnerungen_ schieben Sie den Schalter unter dem Abschnitt _Die Erinnerungen basierend auf dem Fälligkeitsdatum_ für die Erinnerungen, die Sie an Ihre Kunden senden möchten. ![Automated Reminders Due Date](/books/help/images/integrations/whatsapp/reminders_due_date.png) * Im nächsten Pop-up wechseln Sie zum Tab _WhatsApp_. ![Automated Reminders](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp_automated_reminders.png) * Schieben Sie den Schalter _WhatsApp-Benachrichtigung für diese Erinnerung aktivieren_. * Wählen Sie die **Nachrichtenvorlage** für die Benachrichtigung aus. ![Automated Reminders](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp_automated_reminders_2.png) * Klicken Sie auf **Speichern**. Die automatisierten Erinnerungen werden an die ausgewählten Kunden über WhatsApp gesendet. **Hinweis:** Die automatischen Erinnerungen werden nur an die Kunden gesendet, wenn der WhatsApp-Kommunikationskanal auf Kunden- und Transaktionsebene aktiviert ist. ### Zahlungseingänge senden * Gehen Sie zu _Verkäufe_ und wählen Sie **Zahlungen erhalten**. * Klicken Sie oben rechts auf **Neu** und geben Sie alle erforderlichen Details ein. ![Record Payment](/books/help/images/integrations/whatsapp/record-payment.png) * Wählen Sie die Kontaktperson aus, mit der Sie die Zahlungsbelegdetails aus dem Dropdown _Zahlungsbeleg mit teilen_ teilen möchten. ![Record Payment](/books/help/images/integrations/whatsapp/record-payment2.png) * Klicken Sie auf **Speichern**, und die WhatsApp-Benachrichtigung mit den Zahlungsbelegdetails des Zahlungsbetrags und der Rechnungsnummer wird an die jeweilige Kontaktperson gesendet. Um vorhandene Zahlungsbelege über WhatsApp zu teilen: * Gehen Sie zu _Verkäufe_ und navigieren Sie zu **Zahlungen erhalten**. * Wählen Sie die Zahlung aus, für die Sie den Zahlungsbeleg teilen möchten. * Klicken Sie auf das Dropdown neben **Senden** und wählen Sie **WhatsApp-Nachricht.** ![Send Existing Payment Receipt](/books/help/images/integrations/whatsapp/send-existing-payment-receipt.png) * Die Kontaktperson und die Nachrichtenvorlage werden automatisch ausgefüllt. ![Send WhatsApp Message - Payment Receipt](/books/help/images/integrations/whatsapp/send-payment-receipt.png) * Klicken Sie auf **Senden**, und die WhatsApp-Benachrichtigung mit den Zahlungsbelegdetails wird an die jeweilige Kontaktperson gesendet. ### Kundenbenachrichtigungen senden Sie können Marketingbenachrichtigungen an Ihre Kunden bezüglich Aktionen, Angeboten oder anderen informativen Updates zusammen mit dem Kundenkonto über diese Funktion senden. * Gehen Sie zu _Verkäufe_ und navigieren Sie zu **Kunden**. * Wählen Sie den Kunden aus, an den Sie die WhatsApp-Benachrichtigung senden möchten. * Klicken Sie auf das Dropdown **Senden** im Abschnitt _Forderungen_ und wählen Sie **WhatsApp-Nachricht**. ![Send Customer Notifications](/books/help/images/integrations/whatsapp/send-whatsapp-customer-notifications.png) * Die Kontaktperson und die Nachrichtenvorlage werden im folgenden _WhatsApp-Nachricht senden_\-Popup automatisch ausgefüllt. * Klicken Sie auf **Senden**, und die WhatsApp-Benachrichtigung wird an die jeweilige Kontaktperson gesendet. Um nur den Kundenbericht zu senden: * Wählen Sie einen Kunden aus und wechseln Sie zum Tab _Bericht_. * Klicken Sie auf **Teilen über** und wählen Sie **WhatsApp** aus dem Dropdown-Menü. ![Send Customer Notifications](/books/help/images/integrations/whatsapp/send-whatsapp-customer-notifications2.png) * Die Kontaktperson und die Nachrichtenvorlage werden im folgenden _WhatsApp-Nachricht senden_\-Popup automatisch ausgefüllt. Sie können auch andere Kontaktpersonen hinzufügen oder die Vorlagen bei Bedarf ersetzen. * Klicken Sie auf **Senden**. Der Kundenbericht wird an die jeweilige Kontaktperson gesendet. ### Bulk WhatsApp-Benachrichtigungen senden Zoho Books ermöglicht es Ihnen, WhatsApp-Benachrichtigungen an mehrere Kunden gleichzeitig zu senden. **Hinweis:** Die Bulk-WhatsApp-Benachrichtigungen werden nur an die Kontakte gesendet, die auf der jeweiligen Transaktionsebene ausgewählt wurden. Um Bulk-WhatsApp-Benachrichtigungen zu senden: * Gehen Sie zu _Rechnungen_ in der linken Seitenleiste. * Wählen Sie auf der Listen-Seite die Rechnungen aus, die Sie über WhatsApp senden möchten. * Klicken Sie auf **Senden** und wählen Sie **WhatsApp-Nachricht** aus dem Dropdown-Menü. ![Send Bulk Notifications](/books/help/images/integrations/whatsapp/send_bulk_notifications.png) * Wählen Sie auf der nächsten Seite eine _Nachrichtenvorlage_ für die Benachrichtigung aus. * Klicken Sie auf **Senden**. ![Send Bulk Notification](/books/help/images/integrations/whatsapp/send_wa_notification.png) Die Bulk-WhatsApp-Nachrichten für die ausgewählten Rechnungen werden initiiert, und Sie werden benachrichtigt, sobald sie an die Kunden gesendet wurden. Ebenso können Sie Bulk-Benachrichtigungen für Verkaufsaufträge, Kostenvoranschläge, Retainer-Rechnungen und Verkaufsbelege senden. WhatsApp-Bulk-Benachrichtigungen werden nicht gesendet, wenn: * Die Transaktionen sich im Entwurfsstatus befinden. * Der WhatsApp-Kommunikationskanal auf Kunden- und Transaktionsebene nicht aktiviert ist. ### Benachrichtigungen an Anbieter senden **Voraussetzung:** Bevor Sie WhatsApp-Benachrichtigungen an Ihre Anbieter senden, stellen Sie sicher, dass Sie [Vorlagen erstellt](/de-de/books/help/integrations/whatsapp/integrate-with-whatsapp.html#Create-Templates) haben. Sobald Sie WhatsApp-Vorlagen für Anbieter erstellt und von Meta genehmigt haben, können Sie WhatsApp-Benachrichtigungen an Ihre Anbieter und deren Kontaktpersonen senden. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einkäufe_ in der linken Seitenleiste und wählen Sie **Anbieter**. * Wählen Sie den Anbieter aus, an den Sie WhatsApp-Benachrichtigungen senden möchten. * Klicken Sie auf der _Details_\-Seite des Anbieters unter _Verbindlichkeiten_ auf das Dropdown-Menü _Senden_ und wählen Sie **WhatsApp-Nachricht**. * Füllen Sie im _WhatsApp-Nachricht senden_\-Popup die erforderlichen Details aus und klicken Sie auf **Senden**. ![Send Vendor Notification](/books/help/images/integrations/whatsapp/vendor-notification.png) Die WhatsApp-Benachrichtigung wird an die jeweiligen Kontaktpersonen gesendet. Um Anbieterberichte über WhatsApp-Benachrichtigungen zu senden: * Wählen Sie einen Anbieter aus, und navigieren Sie auf der _Details_\-Seite des Anbieters zum Tab **Bericht**. * Klicken Sie oben rechts auf _Teilen über_ und wählen Sie **WhatsApp** im Dropdown-Menü. ![Send Vendor Statement](/books/help/images/integrations/whatsapp/vendor-statement.png) * Im _Send WhatsApp Message_\-Popup füllen Sie die erforderlichen Details aus und klicken Sie auf **Send**. Die Vendor-Erklärung wird an die jeweilige Kontaktperson gesendet. ### Send Vendor Notifications in Bulk Sie können WhatsApp-Benachrichtigungen in großen Mengen an Ihre Anbieter und deren Kontaktpersonen senden. So geht’s: * Gehen Sie zu _Purchases_ in der linken Seitenleiste und wählen Sie **Vendors**. * Wählen Sie die Anbieter aus, an die Sie WhatsApp-Benachrichtigungen senden möchten, und klicken Sie auf das **WhatsApp**\-Symbol oben auf der _List_\-Seite. ![Send Vendor Notifications in Bulk](/books/help/images/integrations/whatsapp/vendor-notification-bulk.png) * Im _Send WhatsApp Message_\-Popup wählen Sie die erforderliche **Message Template** aus und klicken Sie auf **Send**. ![Vendor Notification Bulk Pop-up](/books/help/images/integrations/whatsapp/vendor-bulk-popup.png) WhatsApp-Benachrichtigungen werden in großen Mengen für die ausgewählten Anbieter und deren Kontaktpersonen gesendet. ## View Sent WhatsApp Notifications Sie können die gesendeten WhatsApp-Benachrichtigungen auf drei verschiedenen Ebenen anzeigen. So geht’s: ### At Transaction Level * Klicken Sie auf die jeweilige Transaktion in den Rechnungen oder einem anderen Modul. * Klicken Sie auf der Detailseite oben rechts auf **Comments & History**. ![View Transaction Level](/books/help/images/integrations/whatsapp/view-transaction-level1.png) * Klicken Sie auf **Show Details** unter der jeweiligen Benachrichtigung, für die Sie den Namen, die Telefonnummer und den Status der WhatsApp-Nachricht des Kunden anzeigen möchten. ![View Transaction Level](/books/help/images/integrations/whatsapp/view-transaction-level2.png) * Klicken Sie auf den Kundennamen in der Detailtabelle, und Sie werden zur Detailseite mit dem WhatsApp-Chatbildschirm weitergeleitet. ![View Transaction Level](/books/help/images/integrations/whatsapp/view-transaction-level3.png) Die jeweilige Benachrichtigung wird hervorgehoben, und Sie können bei Bedarf mit dem Kunden weiter chatten. ### At Customer and Vendor Levels * Klicken Sie auf den Kunden oder Anbieter, dessen WhatsApp-Benachrichtigungsnachrichten Sie anzeigen möchten. * Navigieren Sie zum Tab _Mails & Messages_. * Klicken Sie auf das Dropdown neben _System Mails_ und wählen Sie **WhatsApp Messages.** ![View Customer Level](/books/help/images/integrations/whatsapp/view-customer-level1.png) Sie können alle WhatsApp-Benachrichtigungen und deren Status, die an diesen Kunden gesendet wurden, anzeigen. ![View Customer Level](/books/help/images/integrations/whatsapp/view-customer-level2.png) ### At Organization Level * Navigieren Sie zu **Reports** in der linken Seitenleiste. * Scrollen Sie nach unten zu _Activity_ und klicken Sie auf **WhatsApp Notifications**. ![View organization Level](/books/help/images/integrations/whatsapp/view-org-level1.png) Sie können auch auf **View Report** auf der WhatsApp-Konfigurationsseite klicken und alle WhatsApp-Benachrichtigungen anzeigen, die von Ihrer Organisation gesendet wurden. ![View organization Level](/books/help/images/integrations/whatsapp/view-org-level2.png) ## Benachrichtigungen für eingehende WhatsApp-Nachrichten erhalten Sie können in Zoho Books benachrichtigt werden, wenn Ihr Kunde eine Nachricht über WhatsApp sendet. So können Sie Benachrichtigungen aktivieren: * Gehen Sie zu **Benachrichtigungen** (Glockensymbol) oben rechts in Zoho Books. * Klicken Sie auf das **Zahnrad**\-Symbol im _Benachrichtigungen_\-Bereich. ![Incoming Notifications](/books/help/images/integrations/whatsapp/incoming-notifications1.png) * Schieben Sie den Schalter, um WhatsApp-Benachrichtigungen zu aktivieren. ![Enable Incoming Notifications](/books/help/images/integrations/whatsapp/incoming-notifications2.png) Sie erhalten nun Benachrichtigungen in Zoho Books für die eingehenden WhatsApp-Nachrichten. Sie können diese im Bereich **Benachrichtigungen** oben in Zoho Books einsehen. ![Incoming Notifications](/books/help/images/integrations/whatsapp/incoming-notifications3.png) ## Benutzerberechtigungen verwalten Wenn Sie möchten, dass andere Benutzer in Ihrer Organisation die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten verwalten, müssen Sie die erforderlichen Berechtigungen für sie konfigurieren. So geht’s: * Gehen Sie zu **Einstellungen**. * Wählen Sie **Rollen** unter _Benutzer & Rollen_. * Klicken Sie auf **Neue Rolle** in der oberen rechten Ecke, um eine neue Rolle zu erstellen, oder klicken Sie auf **Bearbeiten**, um die vorhandene zu aktualisieren und Berechtigungen zu gewähren. * Klicken Sie unter _Kontakte_ auf _Weitere Berechtigungen_ neben _Kunden_ und _Lieferanten_ und wählen Sie **Kommunikation** aus dem Dropdown-Menü. ![Customer Permissions](/books/help/images/integrations/whatsapp/customer-permission.png) ![Vendor Permissions](/books/help/images/integrations/whatsapp/vendor-permission.png) * Klicken Sie auf **Speichern**. Sobald diese Rolle einem Benutzer zugewiesen ist, kann er auf die WhatsApp-Chats basierend auf den bereitgestellten Berechtigungen zugreifen. **Hinweis:** Mit diesen Berechtigungen können die Benutzer mit Kunden und Lieferanten über das gemeinsame Chatfenster von WhatsApp Business chatten. * * * ## Mit Kunden und Lieferanten chatten Um über WhatsApp in Zoho Books mit einem Kunden oder Lieferanten zu chatten: * Gehen Sie zu _Verkäufe_ und navigieren Sie zu **Kunden**. Oder gehen Sie zu _Einkäufe_ in der linken Seitenleiste und wählen Sie **Lieferanten**. * Klicken Sie auf den Kunden oder Lieferanten, mit dem Sie chatten möchten. * Klicken Sie auf **WhatsApp** oben rechts im _Überblick_\-Bereich. ![WhatsApp Chat Icon](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-chat-icon.png) * Klicken Sie auf ‘**+**’, um einen neuen Chat zu starten. ![New Chat](/books/help/images/integrations/whatsapp/new-chat1.png) * Alle Kontakte, für die Sie WhatsApp-Benachrichtigungen aktiviert haben, werden aufgelistet. ![New Chat](/books/help/images/integrations/whatsapp/new-chat2.png) * Wählen Sie den Kontakt aus, mit dem Sie chatten möchten. * Beginnen Sie den Chat, indem Sie eine Benachrichtigungsvorlage senden. ![Chat Template](/books/help/images/integrations/whatsapp/chat-template.png) * Senden Sie Antworten und Anhänge, um nachzufassen, sobald Ihr Kunde oder Lieferant antwortet. **Hinweis:** Sie können nur vordefinierte Benachrichtigungsvorlagen senden, bis Ihr Kunde oder Lieferant antwortet. **Einblick:** Sie können einen Anhang hinzufügen, indem Sie auf das **+**\-Symbol klicken. Beachten Sie, dass Sie nur einen Anhang gleichzeitig senden können und die unterstützten Dateiformate JPG, JPEG, PNG (bis zu 5 MB) und PDF (bis zu 10 MB) sind. * Sobald das Gespräch mit einem Kunden oder einem Anbieter beendet ist, klicken Sie auf das **Mehr**\-Symbol in der oberen rechten Ecke des Chatbildschirms und wählen Sie **Sitzung beenden.** * Klicken Sie im Bestätigungs-Pop-up, das folgt, auf **Sitzung beenden**. Die Sitzung wird beendet. Sie können auf **Chat** klicken, um fortzufahren, wenn Ihre Sitzung nicht abgelaufen ist. ![Continue Chat](/books/help/images/integrations/whatsapp/continue-chat.png) **Hinweis:** Die Chatsitzung läuft ab, wenn 24 Stunden\*\* seit der letzten Nachricht keine Aktivität stattgefunden hat. Sobald sie abgelaufen ist, müssen Sie das Gespräch erneut initiieren, indem Sie auf **Chat initiieren** klicken und wie gewohnt eine Benachrichtigungsvorlage senden. ### Übernahme von Kunden- und Anbieter-Chats Die Benutzer mit den Berechtigungen **Kundenkommunikation** und **Anbieterkommunikation** können Chats mit Ihren Kunden oder Anbietern initiieren. Allerdings kann immer nur ein Benutzer gleichzeitig mit Ihrem Kunden oder Anbieter chatten. **Einblick:** Um Kommunikationspräferenzen für andere Benutzer in Ihrer Organisation zu aktivieren, gehen Sie zu **Einstellungen**, wählen Sie **Rollen** unter _Benutzer & Rollen_ und bearbeiten Sie die erforderliche Rolle. Sie können in den Chat eintreten, wenn ein anderer Benutzer mit dem Kunden oder Anbieter chattet, und wenn sie auf Fragen stoßen, die Ihr Fachwissen erfordern, klicken Sie auf **Übernehmen** am unteren Rand des Chatbildschirms. ![Take Over](/books/help/images/integrations/whatsapp/take-over.png) Sie können jetzt mit dem jeweiligen Kunden oder Anbieter weiter chatten. Andere Benutzer können nicht mit ihnen chatten, bis sie den Chat übernehmen. **Hinweis:** Der Kunde oder Anbieter wird nicht benachrichtigt, wenn ein Benutzer ihren Chat übernimmt. * * * ## Gemeinsames Chatfenster Sie können von Zoho Books aus auf Organisationsebene mit einem Kunden oder Anbieter über das gemeinsame Chatfenster chatten. Klicken Sie auf das **WhatsApp**\-Symbol in der oberen rechten Ecke einer Seite in Zoho Books, um das gemeinsame Chatfenster zu öffnen. Wählen Sie im Dropdown-Menü _Alle Chats_ **Kundenkommunikation** oder **Anbieterkommunikation** aus und sehen Sie sich diese an. Sie können Chats auch filtern, indem Sie die Kategorie **Dienstprogramm** oder **Marketing** auswählen, um die Benachrichtigungen zu sehen, die an Ihre Kunden unter jeder Kategorie gesendet wurden. Für Anbieter werden die **Dienstprogramm**\-Benachrichtigungen standardmäßig angezeigt. Um eine unbekannte Nummer im Chatfenster als Kunden oder Kontaktperson hinzuzufügen: * Öffnen Sie den Chat der unbekannten Nummer, die Sie zu Ihrer Organisation hinzufügen möchten, und klicken Sie auf **Hinzufügen**. ![Add Contact](/books/help/images/integrations/whatsapp/add-contact.png) * Wählen Sie im erscheinenden Pop-up aus, ob Sie die unbekannte Nummer als Kontaktperson zu einem bestehenden Kunden hinzufügen oder einen neuen Kunden erstellen möchten. ![Select Customer](/books/help/images/integrations/whatsapp/select-customer.png) * Füllen Sie die erforderlichen Details aus und klicken Sie auf **Speichern**. Die unbekannte Nummer wird nun eine Kontaktperson oder ein Kunde in Ihrer Organisation sein. **Hinweis:** Sie können nur benutzerdefinierte Nachrichten an unbekannte Nummern senden. * * * ## Andere Aktionen ### Workflow-Aktionen erstellen Benutzer können Workflow-Aktionen in Zoho Books erstellen, um verschiedene Aufgaben zu automatisieren. Wenn es mit WhatsApp integriert ist, können Benutzer WhatsApp-Benachrichtigungen erstellen, um die Kunden und Anbieter zu benachrichtigen. **Szenario:** Patricia möchte ihre Kunden über WhatsApp benachrichtigen, wenn Änderungen am Gesamtbetrag der Rechnung vorgenommen werden. Um den Prozess zu vereinfachen, erstellt sie eine Workflow-Aktion, um eine WhatsApp-Benachrichtigung zu senden, wenn der Rechnungsbetrag geändert wird. Sie können eine Workflow-Aktion für WhatsApp erstellen und sie mit einer Workflow-Regel oder umgekehrt verknüpfen. Um dies zu tun, * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Automatisierung_ und klicken Sie auf **Workflow-Aktionen**. * Navigieren Sie zu _WhatsApp-Benachrichtigung_ unter _Workflow-Aktionen_ und klicken Sie auf **\+ Neue WhatsApp-Benachrichtigung.** ![WhatsApp-Benachrichtigung](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-alert1.png) * Geben Sie die erforderlichen Details ein, um eine WhatsApp-Benachrichtigung zu erstellen, und klicken Sie auf **Speichern**. ![WhatsApp-Benachrichtigung](/books/help/images/integrations/whatsapp/whatsapp-alert2.png) Sobald Sie eine Benachrichtigung erstellt haben, können Sie [sie zu einer Workflow-Regel hinzufügen](https://www.zoho.com/de-de/books/help/settings/automation.html#new-workflow-rule). ### WhatsApp als inaktiv markieren Wenn Sie die WhatsApp-Integration vorübergehend deaktivieren möchten, können Sie sie als inaktiv markieren. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Klicken Sie auf **Konfigurieren** und wählen Sie **Als inaktiv markieren** aus dem Dropdown-Menü. ![Als inaktiv markieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/mark-as-inactive.png) WhatsApp wird für Ihre Organisation deaktiviert. Sie können dies jederzeit aktivieren, indem Sie auf **Als aktiv markieren** im Dropdown-Menü **Konfigurieren** klicken. ### Standard-WhatsApp-Nummer ändern Um die Standard-WhatsApp-Nummer zu ändern, müssen Sie zuerst den bestehenden WhatsApp-Kanal löschen. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Klicken Sie auf das **Löschen**\-Symbol im Abschnitt _Standard-WhatsApp-Geschäftsnummer_. ![WhatsApp-Nummer löschen](/books/help/images/integrations/whatsapp/delete-whatsapp-number.png) * Klicken Sie auf **Löschen** im folgenden Bestätigungs-Popup. Die mit Zoho Books verknüpfte WhatsApp-Nummer wird gelöscht. Sobald der bestehende Kanal gelöscht ist, können Sie einen WhatsApp-Kanal mit der neuen Telefonnummer einrichten. So geht’s: * Klicken Sie auf **Standardnummer festlegen** im Abschnitt _Standard-WhatsApp-Geschäftsnummer_. * Wählen Sie die Nummer aus, die Sie als Standard-WhatsApp-Nummer festlegen möchten, aus dem folgenden Popup und klicken Sie auf **Weiter**. ![Standard-WhatsApp-Nummer konfigurieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/configure-def-whatsapp-number1.png) * Wenn Sie die WhatsApp-Geschäftsnummer nicht verifiziert haben, wird sie nicht im Popup angezeigt. In diesem Fall klicken Sie auf **Nummern verifizieren.** * Wählen Sie die gewünschte Nummer aus und klicken Sie auf **OTP senden**, um die Nummer zu verifizieren. Sie können auch wählen, das OTP per Anruf zu erhalten. ![Standard-WHATSAPP-Nummer konfigurieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/configure-def-whatsapp-number2.png) * Geben Sie die OTP ein und klicken Sie auf **Überprüfen**. ![Standard-WHATSAPP-Nummer konfigurieren](/books/help/images/integrations/whatsapp/configure-def-whatsapp-number3.png) * Nach der Überprüfung klicken Sie auf **Zurück** und wählen Sie die Nummer aus dem Dropdown **Standard-WHATSAPP-Nummer** aus. Ihre Standard-WHATSAPP-Nummer wird aktualisiert. ### Ändern des WhatsApp Business-Kontos Sie können auch das WhatsApp Business-Konto ändern, wenn Sie bereits ein bestehendes Konto haben. So geht’s: * Gehen Sie zu _Einstellungen_, navigieren Sie zu _Integrationen & Marktplatz_ und klicken Sie auf **WhatsApp**. * Klicken Sie auf **Konfigurieren** und wählen Sie **Konto ändern** aus dem Dropdown. ![Konto ändern](/books/help/images/integrations/whatsapp/change-account.png) **Hinweis:** Sobald Sie Ihr WhatsApp Business-Konto ändern, können Sie Ihren bestehenden WhatsApp-Kanal und die Vorlagen nicht mehr verwenden. Daher müssen Sie die Vorlagen vor dem Fortfahren löschen. **Warnung:** Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorlagen aus Zoho Books und nicht von Meta löschen, um Synchronisierungsprobleme zu vermeiden. * Im folgenden Pop-up sollten Sie die bestehenden Vorlagen löschen, bevor Sie das Standardkonto ändern. Sie können klicken: * **Automatische Löschung planen**, um den automatischen Löschprozess zu starten. Die Dauer für die Löschung hängt vom Prozess bei Meta ab. * **Ich werde manuell löschen**, um bestimmte Vorlagen zu entfernen. Gehen Sie zu jeder Vorlage, klicken Sie auf das **Mehr**\-Symbol daneben und wählen Sie **Löschen**. ![Vorhandene Vorlagen löschen](/books/help/images/integrations/whatsapp/delete-existing-template.png) Sobald der Löschprozess abgeschlossen ist, wird der Status Ihres WhatsApp Business-Kontos auf _EINRICHTUNG AUSSTEHEND_ geändert. Sie können auch überprüfen, ob die Anzahl der Vorlagen für jedes Modul auf 0 geändert wurde, um zu bestätigen, dass der Löschprozess abgeschlossen ist. * Klicken Sie auf **Konfigurieren** und wählen Sie **Konto ändern** aus dem Dropdown. Das Pop-up _Ändern des WhatsApp Business-Kontos_ wird angezeigt. * Klicken Sie auf **Das bestehende WhatsApp Business-Konto, das bei Zoho registriert ist, verwenden** und wählen Sie das Konto aus dem Dropdown aus, um das bestehende Konto weiterhin zu verwenden. (oder) * Klicken Sie auf **Ein neues WhatsApp Business-Konto mit Zoho erstellen**, um ein neues WhatsApp Business-Konto zu erstellen. ![WhatsApp Business-Konto ändern](/books/help/images/integrations/whatsapp/change-whatsapp-business-acc.png) * Klicken Sie auf **Weiter**. Das WhatsApp Business-Konto wird geändert. * * *