Berichte verwalten
Sie können die Berichte in Zoho Books verwalten, indem Sie PDF-Layouts während des Exports konfigurieren, Berichte planen, um sie in bestimmten Intervallen automatisch zu senden, rollenbasierte Zugriffsrechte auf Berichte konfigurieren und Berichte mit anderen Benutzern teilen.
Layouts für Bericht-PDFs konfigurieren
Sie können das Layout Ihrer Berichte an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen, wenn Sie sie drucken oder als PDFs exportieren.
Um das Berichtslayout zu konfigurieren:
- Gehen Sie zu Berichte in der linken Seitenleiste.
- Klicken Sie auf das Mehr-Symbol in der oberen rechten Ecke der Berichtscenter-Seite und wählen Sie Berichtslayout konfigurieren.
- Im Popup Berichtslayout für Export und Druck konfigurieren können Sie die folgenden Felder anpassen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationsname | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen Ihrer Organisation im Bericht anzuzeigen. |
| Organisationsdetails | Aktivieren Sie diese Option, um die Details Ihrer Organisation im Bericht anzuzeigen. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben dem Feld und dann auf Platzhalter einfügen, um weitere Details hinzuzufügen. |
| Berichtsgrundlage | Wählen Sie die Methode der Buchführung, die in Ihrem Bericht angezeigt werden soll: Einnahmenüberschussrechnung oder Periodenrechnung. |
| Seitenzahl | Aktivieren Sie diese Option, um Seitenzahlen im Fußbereich Ihrer Berichte automatisch zu generieren. |
| Erstellt von | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen des Benutzers anzuzeigen, der den Bericht erstellt hat. Wenn der Bericht geplant ist, kann dies als das System angezeigt werden. |
| Erstellungsdatum | Aktivieren Sie diese Option, um das Datum anzuzeigen, an dem der Bericht erstellt wurde. |
| Erstellungszeit | Aktivieren Sie diese Option, um die Uhrzeit anzuzeigen, zu der der Bericht erstellt wurde. |
| Tabellendichte | Wählen Sie den Abstand zwischen den Zeilen im Bericht. Optionen sind Klassisch, Kompakt und Super Kompakt. |
| Tabellendesign | Wählen Sie die Art und Weise, wie die Berichtsdaten in Tabellen angeordnet sind. Optionen sind Rand, Alternierende Zeilen und Alternierende Spalten. |
| Papiergröße | Wählen Sie die Papiergröße für den Druck oder Export des Berichts, z. B. A4 oder Letter. |
| Ausrichtung | Wählen Sie die Seitenausrichtung für den Bericht: Hochformat oder Querformat. |
| Schriftfamilie | Wählen Sie die Schriftart, die für den Berichtstext verwendet werden soll. |
| Ränder | Legen Sie die Randwerte für die obere, untere, linke und rechte Seite des Berichts fest. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Note: Benutzerdefinierte Tabellendesigns, wie z. B. Rand, alternative Zeilen oder alternative Spalten, gelten nicht für die Geschäftsübersicht und Steuerberichte. Diese Berichte behalten das Standard-Tabellendesign bei.
Organisationsdetails während des Berichtsexports anpassen
Sie können auch die Organisationsdetails für einen bestimmten Bericht anpassen, wenn Sie ihn exportieren. Alle während des Exports vorgenommenen Änderungen gelten nur für diesen speziellen Export und ändern nicht Ihr Standard-Berichtslayout.
Um die Organisationsdetails beim Export eines Berichts anzupassen:
- Gehen Sie zu Berichte in der linken Seitenleiste.
- Wählen Sie den Bericht aus, den Sie exportieren möchten.
- Klicken Sie auf der Berichtseite auf das Dropdown Exportieren und wählen Sie das Dateiformat aus, in dem Sie den Bericht exportieren möchten.
- Klicken Sie im Popup Exportieren auf die Option Details in der Exportdatei anpassen.
- Die in Ihrem Standard-Berichtslayout konfigurierten Organisationsdetails werden angezeigt. Passen Sie die Organisationsdetails nach Bedarf für diesen Export an.
- Klicken Sie auf Exportieren.
Note: Die Konfiguration der Layouts gilt für alle Berichte, wenn Sie sie drucken oder das PDF exportieren. Die Konfiguration kann jedoch geändert werden, wenn Sie eine Ausnahme machen möchten, wenn Sie einen einzelnen Bericht nur für diesen Fall drucken oder exportieren möchten. Diese Konfigurationen für den einzelnen Bericht gelten nur für diesen Fall und werden nicht angezeigt, wenn Sie versuchen, die PDFs der anderen Berichte zu drucken oder zu exportieren.
Berichte anpassen
Sie können einen Bericht anpassen, indem Sie Filter anwenden und Spalten auswählen, die angezeigt werden sollen, und die Anpassungen sofort im Bericht anzeigen.
Um einen Bericht anzupassen:
- Gehen Sie zu Berichte und wählen Sie den Bericht aus, den Sie anpassen möchten.
- Klicken Sie auf Bericht anpassen.
Sie werden zum Abschnitt Allgemein weitergeleitet.
1. Allgemein
Im Abschnitt Allgemein können Sie Ihren Bericht basierend auf den folgenden Filtern anpassen:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Datumsbereich | Erstellen Sie den Bericht für eine bestimmte Woche, einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr oder legen Sie eine benutzerdefinierte Dauer fest. |
| Berichtsgrundlage | Wählen Sie die Methode der Buchhaltung, die in Ihrem Bericht angezeigt werden soll: Periodenrechnung: Betrag, der generiert wird, wenn die Transaktionen erstellt werden. Cash: Betrag, der generiert wird, wenn die Organisation tatsächlich das Bargeld erhält. |
| Konten filtern | Filtern Sie Konten, die Sie einbeziehen möchten. Dies kann sein: 1. Alle Konten 2. Konten mit Transaktionen 3. Konten ohne Nullsaldo |
| Vergleichen mit | Vergleichen Sie den Bericht mit vorherigen Zeiträumen, Monaten, Quartalen oder Jahren. Um Ihren Bericht mit den Vorjahren oder vorherigen Zeiträumen zu vergleichen, wählen Sie Ihren bevorzugten Datumsbereich. Um Ihren Bericht mit den vorherigen Monaten zu vergleichen, wählen Sie monatsweise Bereiche wie 1. Jan bis 31. Jan als Ihren benutzerdefinierten Datumsbereich. Um Ihren Bericht mit den vorherigen Quartalen zu vergleichen, wählen Sie quartalsweise Bereiche basierend auf dem Geschäftsjahr Ihrer Organisation. Wenn Ihr Geschäftsjahr beispielsweise von Januar bis Dezember geht, wählen Sie Datumsbereiche wie 1. Jan - 31. Mär, 1. Apr - 30. Jun usw. als Ihren benutzerdefinierten Datumsbereich. |
| Erweiterte Filter | Filtern Sie Ihren Bericht nach Projekten, Standorten und Berichtstags. Sie können auch Kindoptionen einbeziehen für den Filter Berichtstag aktivieren, um automatisch alle mit der ausgewählten Elternoption verbundenen Kindoptionen im Bericht einzuschließen. |
Hinweis: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich in Ihrem benutzerdefinierten Bericht angegeben haben und diesen planen, wird der geplante Bericht mit den Daten generiert, die im benutzerdefinierten Datumsbereich verfügbar sind. Angenommen, Sie planen einen benutzerdefinierten Bericht, der wöchentlich erstellt werden soll, und der benutzerdefinierte Datumsbereich liegt zwischen dem 7. Juli 2021 und dem 7. August 2021. Nach dem 7. August 2021 wird jeder wöchentliche Bericht, der erstellt wird, das Datum vom 7. Juli 2021 bis zum 7. August 2021 verwenden.
- Nachdem Sie die oben genannten Filter konfiguriert haben, klicken Sie auf Weiter, um zum Abschnitt Spalten anzeigen/ausblenden zu gelangen.
2. Spalten anzeigen/ausblenden
In diesem Abschnitt können Sie die Spalten Ihres Berichts anpassen. So geht’s:
- Gehen Sie zum Abschnitt Spalten anzeigen/ausblenden.
- Bewegen Sie den Cursor im Abschnitt Verfügbare Spalten über die Spalte, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das +-Symbol daneben.
- Im Abschnitt Ausgewählte Spalten können Sie die vorhandenen Spalten Ihres Berichts anzeigen.
- Sobald Sie die Spalten angepasst haben, klicken Sie auf Bericht ausführen, um die Anpassungen im Bericht anzuzeigen.
- Um den Bericht weiter anzupassen und als neuen benutzerdefinierten Bericht zu speichern, klicken Sie auf Als benutzerdefinierten Bericht speichern. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Anpassungen als neuen benutzerdefinierten Bericht in diesem Hilfedokument speichern.
Sie können Ihre benutzerdefinierten Berichte planen, die Sie gespeichert haben, um an Ihre E-Mail-Adresse oder andere Benutzer in der Organisation gesendet zu werden. Klicken Sie auf der Detailseite des benutzerdefinierten Berichts auf Bericht planen. Diese Berichte werden in unterschiedlichen Zeitintervallen zu einer bestimmten von Ihnen konfigurierten Zeit gesendet.
Hinweis: Der im benutzerdefinierten Bericht angegebene Datumsbereich wird verwendet, wenn ein geplanter Bericht generiert wird. Angenommen, Sie planen einen benutzerdefinierten Bericht, der wöchentlich generiert werden soll, und der im benutzerdefinierten Bericht angegebene Datumsbereich ist Dieser Monat (Juni). Wenn der erste Bericht am 7. Juni 2021 generiert wird, verwendet er die Daten vom 1. Juni 2021 bis 31. Juni 2021, und der zweite Bericht, der am 14. Juni 2021 generiert wird, verwendet ebenfalls die Daten vom 1. Juni 2021 bis 31. Juni 2021.
Hinweis: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich in Ihrem benutzerdefinierten Bericht angegeben haben und ihn planen, wird der geplante Bericht mit den Daten generiert, die im benutzerdefinierten Datumsbereich verfügbar sind. Angenommen, Sie planen einen benutzerdefinierten Bericht, der wöchentlich generiert werden soll, und der benutzerdefinierte Datumsbereich liegt zwischen dem 7. Juli 2021 und dem 7. August 2021. Nach dem 7. August 2021 wird jeder wöchentliche Bericht, der generiert wird, die Daten vom 7. Juli 2021 bis 7. August 2021 verwenden.
Alle benutzerdefinierten Berichte, die Sie erstellen, werden im Abschnitt Benutzerdefinierte Berichte im Modul Berichte aufgelistet.
Berichte planen
Sie können Ihre Berichte planen, um an Ihre E-Mail-Adresse oder andere Benutzer in der Organisation gesendet zu werden. Diese Berichte werden in unterschiedlichen Zeitintervallen zu einer bestimmten von Ihnen gewählten Zeit gesendet.
Zoho Books ermöglicht es Ihnen, einen Bericht wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich nach Ihren Wünschen zu planen. Der generierte Bericht wird dann an die von Ihnen gewählten E-Mail-Adressen gesendet.
Hinweis: Die Option Bericht planen ist nur in bestimmten Berichten verfügbar. Wenn Sie die Option Bericht planen in einem Bericht wünschen, der sie nicht hat, wenden Sie sich bitte an uns unter support@zohobooks.com.
Voraussetzung: Nur die Administratoren und die Benutzer, die die Berechtigung haben, Berichte zu planen, können Berichte planen.
Um einen Bericht zu planen:
- Gehen Sie zu Berichte und wählen Sie den Bericht aus, der basierend auf einem Zeitplan generiert werden soll.
- Klicken Sie auf die Option Bericht planen oben neben dem Drucken-Symbol.
- Wählen Sie die Kriterien aus, auf deren Grundlage Sie den Bericht planen möchten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Bericht wird automatisch zu der angegebenen Zeit und in dem angegebenen Intervall an Ihre E-Mail gesendet.
Geplante Berichte anzeigen
Zoho Books listet alle Berichte auf, die Sie geplant haben, zu Ihrer Information. Sie können den Überblick behalten und die Details auf unserer speziellen Seite für geplante Berichte einsehen.
Es werden die Häufigkeit Ihres geplanten Berichts, der Benutzer, der den Bericht geplant hat, die E-Mail-Empfänger, der Status Ihres Berichts, das Datum, an dem Ihr nächster Bericht fällig ist, und das gewählte Dateiformat aufgeführt.
Voraussetzung: Nur die Administratoren und die Benutzer, die vollen Zugriff auf alle Berichte haben, können geplante Berichte anzeigen.
Um Ihre geplanten Berichte anzuzeigen:
- Gehen Sie zu Berichte
- Klicken Sie auf Geplante Berichte in der oberen rechten Ecke.
Geplante Berichte deaktivieren
Sie können einen geplanten Bericht deaktivieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Gehen Sie zu Berichte.
- Klicken Sie auf den geplanten Bericht, den Sie deaktivieren möchten (z. B.: Verkäufe nach Kunde).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht wurde geplant in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie im darauf folgenden Pop-up-Fenster (Bericht-Planer) auf Als inaktiv markieren, um den Bericht inaktiv zu machen.
- Klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
Einblick: Wenn Sie einen geplanten Bericht wieder aktivieren möchten, klicken Sie bitte auf die Option Aktiv neben Status.
Wöchentliche Zusammenfassungsberichte erhalten
Zoho Books kann einen wöchentlichen Zusammenfassungsbericht an den Administrator senden, wenn die Option aktiviert ist. Der Bericht enthält eine Zusammenfassung von Einnahmen und Ausgaben, Cashflow, Transaktionsübersicht, aktiven Projekten, Warnungen und neuen Funktionsupdates.
Um dies zu aktivieren:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie auf Allgemein unter Einstellungen.
- Aktivieren Sie die Option Wöchentlichen Zusammenfassungsbericht senden.
Die Berichte werden jeden Sonntag an die Administratoren der Organisation gesendet.
Rollenbasierte Zugriffssteuerung für Berichte konfigurieren
Die vordefinierten Rollen in Zoho Books können nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch benutzerdefinierte Rollen erstellen und die Berechtigungen konfigurieren, die die Benutzer mit dieser Rolle für Berichte haben werden.
Voraussetzung: Nur Administratoren können Rollen in Zoho Books konfigurieren.
Um die Berichtsbefugnisse einer Rolle zu konfigurieren:
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke des Fensters.
- Wählen Sie Benutzer und Rollen und klicken Sie auf die Registerkarte Rollen.
- Erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Rolle oder bearbeiten Sie eine benutzerdefinierte Rolle, die Sie bereits erstellt haben.
- Scrollen Sie bis zum Ende der Seite Rolle bearbeiten. Sie finden die Berechtigungen für Berichte am Ende der Seite.
- Wenn Sie dieser Rolle vollen Zugriff auf alle Berichte in Zoho Books geben möchten, aktivieren Sie die Option Vollen Zugriff auf alle Berichte aktivieren.
Hinweis: Wenn Sie möchten, dass Benutzer mit dieser Rolle die Liste der geplanten Berichte einsehen und Layouts für Bericht-PDFs konfigurieren können, müssen Sie den vollen Zugriff auf alle Berichte aktivieren.
- Wenn Sie dieser Rolle eingeschränkten Zugriff auf einige der Berichte in Zoho Books geben möchten, können Sie eine Berichtgruppe anklicken und die Berechtigungen festlegen, die die Rolle für jeden Bericht haben kann. Später, wenn neue Berichte eingeführt werden, müssen Sie die Rolle bearbeiten und den Zugriff auf die neuen Berichte gewähren.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie die Berichtberechtigungen konfiguriert haben.
Sobald Sie die Rolle konfiguriert haben, haben alle Benutzer mit dieser Rolle nur Zugriff auf die Berichte, die Sie für ihre Rolle genehmigt haben.
Bericht mit einem anderen Benutzer teilen
In Zoho Books haben Administratoren Zugriff auf alle Berichte. Je nach den für eine Rolle erteilten Berechtigungen kann der Zugriff eines Benutzers auf Berichte eingeschränkt sein. In solchen Fällen, wenn der Benutzer Zugriff auf einen Bericht benötigt, können Sie den Bericht mit ihm teilen.
Szenario: John ist der Vertriebsleiter in seiner Organisation, hat jedoch keinen Zugriff auf das Berichtsmodul. Daher wendet er sich an den Administrator seiner Zoho Books-Organisation, um ihm Zugriff auf den Bericht „Verkäufe nach Kunde“ zu gewähren. Nun teilt der Administrator den Bericht über die Option Bericht teilen mit John, damit er den Bericht einsehen, exportieren und planen kann.
Voraussetzung: Nur Administratoren und die Benutzer mit der Berechtigung „Teilen“ in ihrer Rolle können den Bericht mit anderen Benutzern teilen.
Um einen Bericht mit einem anderen Benutzer zu teilen:
- Gehen Sie zu Berichte in der linken Seitenleiste.
- Wählen Sie den Bericht aus, den Sie mit einem anderen Benutzer teilen möchten.
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie den Benutzer aus, mit dem Sie den Bericht teilen möchten, und das Zugriffslevel, das er haben kann.
- Klicken Sie auf Teilen.
Zugriffsebene eines Benutzers auf einen Bericht ändern
Nachdem Sie Zugriff auf einen Bericht gewährt haben, können Sie die Zugriffsebene eines Benutzers auf einen Bericht ändern.
Um die Zugriffsebene auf einen Bericht zu ändern:
- Gehen Sie zu Berichte in der linken Seitenleiste.
- Wählen Sie den Bericht aus, für den Sie die Freigabeberechtigungen ändern möchten.
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der oberen rechten Ecke. Die Benutzer, die Zugriff auf den Bericht haben, werden im Popup angezeigt.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Spalte Berechtigungen und ändern Sie die Zugriffsebene, die der Benutzer auf den Bericht hat. Die Berechtigungen werden sofort aktualisiert.
Entfernen des Zugriffs eines Benutzers auf einen Bericht
Sie können den Zugriff eines Benutzers auf den Bericht entfernen, wenn er keinen Zugriff mehr auf den Bericht benötigt. Um den Zugriff zu entfernen:
- Gehen Sie zu Berichte in der linken Seitenleiste.
- Wählen Sie den Bericht aus, für den Sie den Zugriff eines Benutzers entfernen möchten.
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der oberen rechten Ecke. Die Benutzer, die Zugriff auf den Bericht haben, werden im Popup angezeigt.
- Klicken Sie auf das Entfernen-Symbol neben dem Namen des Benutzers und dem Berechtigungslevel. Der Zugriff des Benutzers auf den Bericht wird sofort entfernt.
Ja