## Documentation Index

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# Preferencias del contable

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## Establecer el código de cuenta como obligatorio y único

Puede hacer que los códigos de cuenta obligatorios para nuevas cuentas y asegurarse de que cada código de cuenta sea único. Así es como:

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   En la pestaña _General_, en _Carte de Cuentas_, compruebe las siguientes opciones:
    *   **Hacer que el código de cuenta sea obligatorio para nuevas cuentas:** Esto garantiza que se requiera un código de cuenta para cada nueva cuenta. Si edita una cuenta existente, debe rellenar el código de cuenta según sea necesario si esto está habilitado.
    *   **Introduzca un código de cuenta único para las cuentas creadas:** Esto garantiza que cada nueva cuenta tenga un código único, lo que le ayuda a distinguir una cuenta de otra.
*   Haga clic en **Guardar**.

Ahora, cada vez que cree una nueva cuenta o edite una cuenta existente, debe introducir un código de cuenta único.

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## Auto-Generate Códigos de cuenta

Puede configurar formatos de código de cuenta para los tipos de cuenta para generar automáticamente códigos de cuenta para sus cuentas.

**Nota:** Esta característica está disponible solo en acceso temprano. Para habilitar esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte en [support@zohobooks.com](mailto:support@zohobooks.com).

### Habilitar códigos de cuenta

Para generar automáticamente códigos de cuenta:

**Nota:** Si habilitas esta preferencia, no puedes deshabilitarla ni hacer cambios más adelante.

*   Ir a **Configuración**.
*   Navegue a _Configuración de módulo_ y seleccione **Contador** en _General_.
*   Compruebe la opción **Auto-generate codes de cuenta**.

![Auto-Generate Account Codes](/books/help/images/accountant/enable.png)

Después de habilitar la opción, puede configurar el formato de código de cuenta y los códigos se generarán automáticamente.

### Configurar Formatos de Código de Cuenta

Para configurar los formatos de código de cuenta:

**Nota:** Esta configuración es una configuración única y no se puede modificar más adelante.

*   Ir a **Configuración**.
*   Navegue a _Configuración de módulo_ y seleccione **Contador** en _General_.
*   En la página _Contador_, navegue a la pestaña _General_ y debajo de la **Tabla de formato de código de cuenta**:
    *   Introduzca el **Prefijo** y **Número de inicio** para cada **Tipo de cuenta**. Puede ver el código de cuenta que se generará en la **Vista previa**.
*   Si desea configurar formatos de código de cuenta para tipos de subcuentas, consulte la opción **Configurar formatos de código de cuenta para tipos de subcuentas**. Luego, en la **Tabla de formato de código de cuenta**:
    *   Haga clic en el icono **+** junto a cada _Tipo de cuenta_. Se mostrará una lista de tipos de subcuentas debajo de esa cuenta padre. Puede introducir el **Prefijo** y **Número de inicio** para cada tipo de subcuenta y ver el código de cuenta generado en la **Vista previa**.

![Cuento Code Format Table](/books/help/images/accountant/account-code-format.png)

*   Haga clic en **Guardar**.
*   Cuando guarde, se le pedirá que seleccione sus preferencias para aplicar la generación automática de código de cuenta. En el pop-up de preferencia para aplicar código de cuenta de código de cuenta:
    *   Haga clic en el desplegable junto al campo _Mi organización ya sigue una serie de código de cuenta_ y seleccione **Sí** si su organización ya sigue una serie de códigos de cuenta, o **No** si no lo hace.
    *   Si selecciona _Sí_, haga clic en el desplegable junto al campo _Auto-Generate Account Codes For_ y elija si desea aplicar códigos de cuenta a **Cuentas vacías y nuevas** o **Solo cuentas nuevas**.
    *   Si selecciona _No_, haga clic en el desplegable junto al campo _Auto-Generate Account Codes For_ y elija si aplicar códigos de cuenta a **Todas las cuentas** o **Solo nuevas cuentas**.
*   Haga clic en **Continuar para Guardar**.

![Preferencia para aplicar código de cuenta Auto-Generation](/books/help/images/accountant/preference-account-code.png)

Una vez que hayas seleccionado tu opción preferida y guardado los cambios, Zoho Books generará automáticamente el formato de código de cuenta según tu configuración.

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## Configurar cuentas predeterminadas utilizadas en transacciones

**Nota:** Esta función solo está disponible en el acceso temprano. Para habilitar esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte en [support@zohobooks.com](mailto:support@zohobooks.com).

Puede configurar cuentas predeterminadas para diferentes entradas contables. Por ejemplo, puede asignar una cuenta predeterminada para _Cuentas por cobrar_ para rastrear los pagos de los clientes y los saldos pendientes. Del mismo modo, puede configurar cuentas predeterminadas para _Cuentas por pagar_, _Cargos de envío_, _Ajustes_, _Ajustes_, _Descuentos_, _Descuentos del proveedor_ y _Acongresos del cliente_. Así es como:

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   En la pestaña _General_, en _Seleccionar una cuenta predeterminada para rastrear_, elija la cuenta predeterminada para:
    *   **Cuentas por cobrar:** Cantidades de seguimiento que los clientes deben su negocio.
    *   **Cuentas por pagar:** Cantidades de seguimiento que su negocio debe a los proveedores.
    *   **Cargo de envío:** Rastrea los gastos de envío.
    *   **Ajustes:** Seguimiento de los ajustes de transacción.
    *   **Descuento:** Rastrea los descuentos aplicados a artículos o transacciones.
    *   **Deuda mala:** Realice un seguimiento de cantidades incobrables.
    *   **Avance del Proveedor**: Realice un seguimiento de los pagos anticipados a los proveedores.
    *   **Avance del cliente:** Realice un seguimiento de los pagos anticipados de los clientes.
*   Haga clic en **Guardar**.

Ahora, las entradas contables se rastrearán bajo las cuentas predeterminadas configuradas.

Puede cambiar estas cuentas predeterminadas en cualquier momento. Supongamos que desea cambiar la cuenta predeterminada para **Avances del cliente**. Así es como:

*   Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   En la pestaña _General_, bajo _Seleccionar una cuenta predeterminada para rastrear_, haga clic en el menú desplegable junto a **Avance del cliente**.
*   Seleccione la nueva cuenta que desea establecer como predeterminada para los avances del cliente.
*   Haga clic en **Guardar**.

Ahora, todas las futuras transacciones de avances del cliente se registrarán bajo la cuenta predeterminada recién seleccionada.

**Insight:** Solo las transacciones futuras se registrarán bajo la cuenta predeterminada recién seleccionada. Las transacciones existentes permanecerán sin cambios.

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## Configurar aprobaciones para revistas manuales

**Nota:** Esta función está actualmente disponible en el acceso temprano. Escríbanos en [](support@zohobooks.com)[support@zohobooks.com](mailto:support@zohobooks.com) para habilitarlo para su organización.

Para configurar las aprobaciones de revistas manuales:

*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   Haga clic en la pestaña **Aprocesaciones diarias** en la parte superior.
*   En esta pestaña, puede configurar lo siguiente:
    *   **Tipo de aprobación:** Elija cómo desea que se aprueben las revistas manuales:
        *   **No aprobación:** Esto está seleccionado de forma predeterminada. Las revistas manuales pueden continuar sin aprobación.
        *   **Aprobación simple:** Cualquier administrador o aprobador puede aprobar la transacción. Solo se permiten nuevas acciones después de la aprobación.
        *   **Aprobación de varios niveles:** Establecer hasta los niveles de aprobación **10**. Las revistas manuales solo avanzan después de que todos los aprobadores asignados las aprueben. Haga clic en **Agregar nuevo nivel** para agregar más aprobadores y seleccione el aprobador para cada nivel.
    *   **Preferencias de aprobación:** Comprobar Permitir que los aprobadores aprueben las transacciones que crean si desea que los aprobadores aprueben sus propias revistas manuales.
    *   **Preferencias de notificación:** En esta sección, puede comprobar cualquiera de las siguientes opciones:
        *   **Enviar notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación cuando las transacciones se envíen para su aprobación** para notificar a los aprobadores cuando se envíe un diario manual.
        *   **Notificar al remitente cuando una transacción sea aprobada o rechazada** para alertar a la persona que presentó el diario manual sobre su aprobación o rechazo.
*   Haga clic en **Guardar**.

![Configure Manual Journal Approvals](/books/help/images/accountant/journal-approvals.png)

Su configuración de aprobación seleccionada ahora se aplicará a las revistas manuales de su organización.

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## Establecer preferencias para entradas de diario recurrentes del diario

Recurring journals are automated journal entries for repetitive transactions like rent or depreciation. You can save them as drafts or publish them immediately. To set your preference on how the child journals must be saved:

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   En la pestaña _General_, en _Vistas recurrentes_, elija una de las siguientes opciones:
    *   **Crear revistas manuales en el estado del borrador:** Crea entradas de diario como borradores para su posterior revisión y publicación.
    *   **Crear revistas manuales en el estado publicado:** Crea entradas de diario directamente en el estado publicado.
*   Haga clic en **Guardar**.

Todas las revistas recurrentes ahora seguirán su preferencia seleccionada.

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## Campos personalizados de Journal

En Zoho Books, puede crear campos personalizados para entradas de diario para capturar información adicional. Por ejemplo, puede crear un campo personalizado de diario para rastrear las referencias de transacciones, notas de auditoría o incluso detalles fiscales.

### Crear un campo personalizado del diario

To create a journal custom field:

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
    
*   Ir a **Configuración**.
    
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
    
*   Haga clic en la pestaña _Campos personalizados de turno_ en la parte superior.
    
*   Haga clic en **\+ Nuevo campo personalizado** en la esquina superior derecha.
    
*   En la página _Nuevos campos personalizados - Revistas_, rellene los siguientes detalles:
    
    *   **Nombre de la etiqueta:** Introduzca el nombre de la etiqueta de campo personalizado.
    *   **Tipo de datos:** Seleccione el tipo de datos que desea recopilar utilizando este campo personalizado, como texto, número, fecha o enlace.
    *   **Ayuda Texto:** Añada una breve descripción para explicar el propósito de este campo personalizado a los usuarios. Aparecerá debajo del campo personalizado en la página _Creación del Diario_.
    *   **Privacidad de datos:** Si la información recopilada utilizando este campo es sensible, seleccione las opciones apropiadas:
        *   **PII (Información personalizada):** Permite a los usuarios con acceso a datos protegidos ver los detalles del campo personalizados. A continuación, puede seleccionar una de las siguientes opciones:
            *   **Datos sensibles. Cifrar y guárdelo. :** Elija esto si no desea que el campo se utilice en una búsqueda avanzada.
            *   **Datos no sensibles. Guárdelo sin cifrado. :** Elija esto si desea que el campo se utilice en una búsqueda avanzada.
        *   **ePHI:** Elija esto si los datos del campo contienen información médica sensible. Los datos se almacenarán con cifrado, y solo los usuarios con acceso a datos protegidos podrán verlos.
    *   **Prevenir valores duplicados:** Seleccione **Sí** si desea que el valor sea único y no vuelva a usar.
    
    **Nota:** Si elige evitar valores duplicados, el campo personalizado no estará disponible para revistas recurrentes.
    
    *   **Formato de entrada:** Elija el formato para los datos introducidos en el campo personalizado. Haga clic en Configurar formato personalizado para introducir el formato preferido. Puede elegir una de las siguientes opciones predeterminadas:
        *   **Números:** Acepta solo números (0-9).
        *   **Personajes alfanuméricos sin espacios:** Acepta _Personajes de minúsculas (a-z)_, _Personajes de fondo (A-Z)_, y _Números (0-9)_.
        *   **Personajes alfanuméricos Con Espacios:** Acepta _Personajes de minúsculas (a-z)_, _Personajes de fondo (A-Z)_, _Números (0-9)_, y _Espacios_.
    *   **Es obligatorio:** Elija **Sí** si desea que este campo personalizado sea necesario al crear el diario manual.
    *   **Mostrar en Todos los archivos PDF:** Elija **Sí** si desea que este campo personalizado aparezca en todos los archivos PDF del diario.

**Consejo profesional:** Para modificar esta preferencia para el campo personalizado más adelante, vaya a **Configuración** > **Preferencias** > **Contador** > **Pestaña Campos personalizados diarios** pestaña. Coloca el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione **Mostrar en Todos los archivos PDF**. Para ocultarlo de nuevo, siga los mismos pasos y haga clic en **Ocultar todos los archivos PDF** en el menú desplegable.

*   Haga clic en **Guardar**.

El campo personalizado aparecerá ahora en la página _Nuevo diario_ para revistas manuales o recurrentes.

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### Otras acciones en Journal Custom Fields

#### Editar un campo personalizado del diario

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   Haga clic en la pestaña _Campos personalizados de turno_ en la parte superior.
*   Pase el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione **Editar**.
*   _Editar Campo personalizado - Revistas_, realice los cambios necesarios y haga clic en **Guardar**.

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#### Marcar un campo personalizado del diario como inactivo

**Advertencia:** Cuando marque un campo personalizado como inactivo, ya no se mostrará en ninguna revista.

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   Haga clic en la pestaña _Campos personalizados de turno_ en la parte superior.
*   Coloca el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione **Marcar como inactivo**.

El campo personalizado ahora está inactivo y eliminado de todas las revistas existentes. No aparecerá al crear una nueva entrada del diario.

**Nota:** Para marcar un campo personalizado como activo de nuevo, siga los mismos pasos que anteriores y haga clic en **Marcar como Activo** en el menú desplegable.

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#### Establecer permisos de acceso para el campo personalizado del diario

Puedes controlar quién en tu organización puede acceder a un campo personalizado específico que agregaste en la revista. Así es como:

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   Haga clic en la pestaña _Campos personalizados de turno_ en la parte superior.
*   Coloca el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione **Configurar acceso**.
*   En la ventana emergente _Leer/Escribir para %custom\_field%_, establezca el acceso requerido para su organización y haga clic en **Guardar**.

Los usuarios con los permisos establecidos ahora pueden acceder a la información de campo personalizada.

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#### Eliminar un campo personalizado del diario

**Advertencia:** Eliminar un campo personalizado diario lo elimina permanentemente de todas las revistas existentes. Haga clic en **Force Eliminar** para proceder.

**Insight:** Si no estás usando un campo personalizado temporalmente, simplemente puedes simplemente [marcarlo como inactivo](/es-mx/books/help/accountant/preferences.html#mark-a-journal-custom-field-as-inactive) en lugar de eliminarlo.

Para eliminar un campo personalizado diario:

*   Inicie sesión en su organización Zoho Books.
*   Ir a **Configuración**.
*   Seleccione **Contador** en _Preferencias_.
*   Haga clic en la pestaña _Campos personalizados de turno_ en la parte superior.
*   Pase el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione **Eliminar**.
*   En la ventana emergente, haga clic en **Sí** para confirmar la eliminación.

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