Facturas

Una factura es un documento financiero que detalla la venta de bienes o servicios, incluyendo el monto adeudado, las condiciones de pago y los impuestos, sirviendo como registro para fines de ventas, pagos e impuestos.

Cómo funcionan las facturas

En Zoho Books, comience creando una factura para el cliente. Puede guardarlo como un borrador para enviarlo más tarde o enviarlo de inmediato por correo electrónico. Si la factura va más allá de su fecha de vencimiento, su estado cambiará a Éxito. Cuando el cliente realiza un pago, el estado se actualizará a Pagado, o puede registrar manualmente el pago si se realiza a través de otros métodos de pago. Las facturas registradas se reflejarán en varios informes de ventas. También puede editar facturas, enviarlas por correo electrónico, compartirlas como enlace, imprimirlas, descargarlas, configurarlas, establecerlas como recurrentes, crear notas de crédito, clonarlas, ver sus entradas de diario o eliminarlas.

Tipos de facturas en Zoho Books

Factura regular: Una factura regular es una factura única utilizada para registrar la venta de bienes o servicios a un cliente, especificando los detalles del pago y el monto adeudado. Factura recurrente: Esta factura se crea para un período de tiempo recurrente. Puede establecer la frecuencia para la recurrencia, como Semanal, Mensual o para un período de tiempo específico. Aprenda cómo funcionan las facturas recurrentes. Factura del retenedor: Esta factura se utiliza para cobrar pagos anticipados de su cliente. Por lo general, se emite antes de que comience el trabajo real o la entrega. Descubra cómo funcionan las facturas de retención.

Crea una factura

Para crear una factura:

• Inicie sesión en su organización Zoho Books.
• Vaya a Venta en la barra lateral izquierda y selecciona Facturas.
• Haga clic en + Nuevo en la esquina superior derecha.
• En la página Nueva factura, rellene los siguientes campos:
  • Nombre del cliente: Seleccione al cliente para la factura.
  • Factura#: Se utilizará la serie de transacciones predeterminada. Elija uno diferente del menú desplegable, si es necesario. Haga clic en el icono Configuración a la derecha del campo para habilitar o desactivar la opción de generar automáticamente números de factura.
  • Número de pedido: Introduzca el número de pedido si es necesario.
  • Fecha de factura: Elija la fecha para crear la factura.
  • Términos: Elija las condiciones de pago para las que debe vencido la factura.
  • Fecha de vencimiento: Elija la fecha de vencimiento del pago.
  • Personal: Seleccione al vendedor responsable de esta factura, si corresponde.
  • Seleccione la lista de precios: Elija la lista de precios de los artículos de la factura.
  • Tabla de artículos: Seleccione y agregue elementos a la tabla. Luego, rellene las siguientes columnas:
    • Cantidad: Introduzca la cantidad para cada artículo.
    • Pasa: La tarifa se rellenará automáticamente en función de la tarifa del artículo que establezca. Modifíquelo si es necesario. Haga clic en Aplicar lista de precios en este campo para seleccionar una lista de precios para el elemento.
    • Impuesto: Relleno automático basado en el artículo o estado fiscal del cliente.
    • Descuento: Introduzca un ** Porcentaje (%)* o ** Cantidad** para descuentos.
    • Acciones masivas: Haga clic en esta opción para realizar acciones masivas en la tabla Tabla de artículos. Seleccione Elementos de línea de actualización masiva en el menú desplegable para actualizar el Proyecto o Cuenta de cada elemento de la tabla o seleccione Mostrar información adicional para mostrar el proyecto y contabilizar cada elemento de línea en la tabla.
  • Haga clic en + Agregar nueva fila para agregar filas adicionales para los elementos.
  • Haga clic en Agregar elementos a granel para agregar varios elementos a la vez.
  • ** Cargos de envío:** Agregue gastos de envío para sus artículos. Haga clic en Aplicar Impuesto sobre el cargo de envío para seleccionar un impuesto sobre el envío.
  • Ajustes: Introduzca ajustes si es necesario. Utilice un signo Negativo (-) para reducir la cantidad.
  • Notas del cliente: Agregue notas para mostrarlas en la factura.
  • Términos y condiciones: Agregue los términos y condiciones de su negocio para la factura.
  • Adjuntar archivo(s) a factura: Haga clic Cargar archivo para adjuntar un archivo a la factura.
  • He recibido el pago: Compruebe esto si ha recibido el pago al crear esta factura. A continuación, seleccione el Método de pago y Cuenta de Depósito en la siguiente tabla. Si el cliente utilizó varios métodos de pago, haga clic en + Agregar pago dividido para dividir el pago. La factura se guardará como Pagado.

• Haga clic en Guardar como borrador para guardar la factura como borrador, o Guardar y enviar para enviarla al cliente.

Ahora, si no ha registrado el pago directamente, puede registrarlo más adelante para la factura creada una vez que el cliente paga el monto.

Facturas de importación

Si tiene facturas existentes almacenadas localmente o está migrando a Zoho Books desde otro sistema contable, puede importarlas fácilmente.

Para importar facturas a Zoho Books:

• Vaya a Venta en la barra lateral izquierda y selecciona Facturas.
• Haga clic en el icono Más en la esquina superior derecha y seleccione Importar facturas en el menú desplegable.
• En la página Import - Seleccionar archivo, haga clic en Elegir archivo y seleccione el archivo que desea importar.

• Después de seleccionar el archivo, en la pestaña Configurar, rellene los siguientes campos:
  • Codificación del carácter: El valor predeterminado es UTF-8 (Unicode). Asegúrese de seleccionar la codificación correcta en función de su archivo.
  • Delimitador del archivo: El valor predeterminado es Coma (,). Modifique el delimitador en función de su archivo.
  • Números de factura automatizados: Compruebe esto para generar automáticamente números de factura basados en la configuración de los libros de Zoho. Los números de factura en el archivo de importación serán ignorados.
  • Vincule facturas a sus correspondientes órdenes de venta: Compruebe esta opción para vincular las facturas a las órdenes de venta correspondientes. Si se selecciona, asigne el campo de pedido de venta con la columna correspondiente que contiene el Número de pedido de venta en la página siguiente. Mapa las direcciones de los clientes en el archivo de importación a su registro de clientes en Zoho Books: Compruebe esto para asignar a los clientes en el archivo de importación a los registros de clientes existentes en Zoho Books. Si existe un cliente, su dirección se actualizará; de lo contrario, se creará un nuevo cliente en Zoho Books.
• Haga clic en Siguiente >.
• En la pestaña Campos de mapa:
  • ** Formato de datos predeterminado:** El formato predeterminado Fecha será Seleccionar formato a nivel de campo, y el formato Decimal será 1234567.89. Haga clic en Editar para personalizar el formato si es necesario.
  • Mape los campos necesarios en función de sus preferencias.
• Haga clic en Guardar estas selecciones para su uso durante futuras importaciones para reutilizar los campos asignados para futuras importaciones.
• Haga clic en Siguiente >.
• A continuación, en la pestaña Vista previa, revise los campos que asignó y haga clic en Importar.

Ahora, el archivo que contiene las facturas se importará a Zoho Books.

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Nota: Este recurso de ayuda se tradujo utilizando la herramienta de traducción de Zoho.