Pagos de proveedores

Estatus de pago de un proveedor

Dependiendo de si usted tiene aprobaciones habilitadas para pagos o no, un pago al proveedor pasa por los siguientes estados:

Estado de pago	Descripción	Aplicable cuando
Proyecto	El pago del proveedor se crea pero aún no se procesa.	Las aprobaciones están habilitadas o desactivadas
Pendiente de aprobación	El pago del proveedor está esperando la aprobación.	Las aprobaciones están habilitadas
Aprobación rechazada	El pago del proveedor es rechazado para su aprobación.	Las aprobaciones están habilitadas
Aprobados	El pago del proveedor está aprobado y ahora se puede aplicar a las facturas.	Las aprobaciones están habilitadas
Pagados	Se registra el pago del proveedor.	Las aprobaciones están habilitadas o desactivadas
Vacío	El pago del proveedor está marcado como nulo y no será procesado.	Las aprobaciones están habilitadas o desactivadas

Ver Pagos realizados

Para ver los pagos ya registrados para sus proveedores:

Inicie sesión en su organización Zoho Books.
Vaya a Compras en la barra lateral izquierda y selecciona Pagos realizados.
Elija un pago que desea ver.

En la página Detalles de pago, ahora puede ver la información de pago.

Registre un pago al proveedor

Para registrar un pago de un proveedor para un proveedor:

Ir a Compras en la barra lateral izquierda y selecciona Pagos realizados.
Haga clic en + Nuevo en la esquina superior derecha.

En la página Grabar Pago, complete los siguientes campos:
- Nombre del proveedor: Elija el proveedor para este pago del proveedor.
- Sucursal: Si has habilitado Branches, elija la rama del menú desplegable.
- Ubicación: If you’ve enabled Locations elija la ubicación en el menú desplegable.
- Pago#: Si ha habilitado la generación automática de números de pago, este campo se rellenará automáticamente. Para entrar en él manualmente:
  - Haga clic en el icono Configuración de la derecha.
  - En la ventana emergente Configurar preferencias de número de pago, seleccione Agregar número de pago manualmente para este pago.
  - Introduzca un prefijo y el número de pago y haga clic en Guardar.
- Pago hecho: Introduzca la cantidad que está pagando. Una ventana emergente le preguntará si desea aplicar esta cantidad a la factura. Haga clic en Sí para aplicarlo, o No para registrar el extra como un pago excesivo.
- Fecha de pago: Elija la fecha del pago.
- Modo de pago: Elija el modo de pago. Haga clic en + Configurar el modo de pago en el menú desplegable para agregar un nuevo modo de pago.
- Pagado A través de: Seleccione la cuenta que utilizó para realizar el pago.
En la siguiente tabla, puede ver las facturas impagadas. En la columna Pagos, introduzca la cantidad que desea pagar. Haga clic en Pagar en su totalidad para pagar toda la factura.

Nota: Haga clic en ** Borrar el monto aplicado** para eliminar las cantidades introducidas en la columna Pagos para las facturas del proveedor mostradas.

Notas: Añada notas internas si es necesario (no visibles para el proveedor).
Adjuntos: Haga clic en *Subir archivo para agregar documentos justificativos.
Haga clic en *Guardar para guardar el pago como borrador, o Guardar como pagado para marcarlo inmediatamente como pagado.

Ahora se registrará el pago de la factura.

Importar pagos a proveedores

Escenario: Zylker Inc está migrando de otro sistema contable y quiere importar todos los pagos existentes a granel. Usando la opción Import pagos, Zylker puede importar todos los pagos de los proveedores a Zoho Books sin esfuerzo en lugar de tener que agregarlos manualmente.

Si ya tiene pagos a proveedores almacenados localmente o está migrando a Zoho Books desde otro sistema contable, puede importarlos fácilmente. Así es como:

Vaya a Compras en la barra lateral izquierda y selecciona Pagos realizados.
Haga clic en el icono Más en la esquina superior derecha y seleccione Importar pagos en el menú desplegable.

En la página Importar pagos de facturas, haga clic en ** Elegir archivo* para seleccionar el archivo que desea importar.

Notas:

Solo puede importar archivos en formatos CSV, TSV y XLS.
El tamaño del archivo no debe exceder 10 MB.

Consejo Pro: Puede descargar el archivo de muestra para usar como referencia para el formato requerido. Si es necesario, puede introducir sus datos directamente en el archivo de muestra antes de importar.

Después de seleccionar el archivo, en la pestaña Configurar, complete los siguientes campos:
- Codificación del carácter: El valor predeterminado es UTF-8 (Unicode). Asegúrese de seleccionar la codificación correcta en función de su archivo.
- Delimitador de Archivo: El valor predeterminado es Comma(,). Modifíquelo si es necesario en función del delimitador utilizado en su archivo de importación.
- Números de pago generados automáticamente: Los números de pago se generarán automáticamente.

Perspectiva: Si su archivo está en un formato diferente, conviértelo a un formato compatible (CSV, TSV, o XLSX), utilizando un convertidor en línea o fuera de línea.

Haga clic en Siguiente >.
En la pestaña Campos de mapa:
- Formatos de datos predeterminados: El Formato decimal* predeterminado 1234567.89 y el formato de fecha predeterminado Seleccionar a nivel de campo. Haga clic en Editar para personalizarlo si es necesario.

Mape los campos en función de sus preferencias. Haga clic en Guardar estas selecciones para su uso durante futuras importaciones si desea reutilizar los campos asignados para futuras importaciones.

Haga clic en Siguiente >.
En la página Vista previa, revisa los campos que has asignado y haz clic en Importar.

El archivo seleccionado que contiene los pagos ahora se importará a Zoho Books.

Registre un exceso de pago para su proveedor

Para registrar un exceso de pago para su proveedor:

Vaya a Compras en la barra lateral izquierda y selecciona Pagos realizados.
Haga clic en + Nuevo en la esquina superior derecha.
En la pestaña Grabar Pago, introduzca el monto total (cantidad de la factura + exceso) en el campo Pago hecho. Cuando se le solicite, haga clic en Sí para confirmar que cubre el total de las facturas.
Haga clic en Guardar como borrador o Guardar como pagado dependiendo de cómo desee guardar el pago.
En la ventana emergente Exceso de pago que aparece, haga clic en el icono Editar para elegir dónde registrar el exceso de pago.

Haga clic en Continuar para ahorrar.

El exceso de pago se almacenará ahora como créditos de proveedores. Puede usar estos créditos más tarde para pagar facturas futuras del mismo proveedor. Aprende cómo funcionan los créditos de los proveedores.

Registre un reembolso por un pago al proveedor

Requisito previo: Solo puede registrar un reembolso si hay una cantidad adicional no utilizada registrada para ese proveedor.

Si el proveedor reembolsa parte o la totalidad de un pago al proveedor, puede grabarlo en Zoho Books. Así es como:

Vaya a Compras en la barra lateral izquierda y selecciona Pagos realizados.
Elija el pago del proveedor para el que desea registrar un reembolso.
En la página Detalles de pago, haga clic en el icono Más en la parte superior y elija Reembolsar en el menú desplegable.

En la página Reembolsar, verifique los detalles. En el campo Para cuenta, seleccione la cuenta donde desea registrar el reembolso.
Haga clic en Guardar.

El reembolso ahora se registrará en Zoho Books.

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