Informes Personalizados
Con Zoho Books, tienes la opción de personalizar informes de dos maneras:
- Crear un nuevo informe personalizado.
- Personalizar un informe existente.
Puedes crear un nuevo informe personalizado según tus preferencias o guardar las personalizaciones realizadas a un informe existente como un nuevo informe personalizado en Zoho Books. De esta manera, todas las preferencias aplicadas a un informe se guardarán y podrás acceder a ellas instantáneamente.
Note: Esta función está disponible solo para ciertos planes de Zoho Books. Visita la página de precios para verificar si está disponible en tu plan actual.
Crear un Nuevo Informe Personalizado
Para crear un nuevo informe personalizado:
- Ve a Informes en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Crear Nuevo Informe.
- Selecciona un Módulo Principal del menú desplegable.
- Haz clic en el ícono Más para agregar un Módulo Secundario.
- Selecciona un Módulo Secundario del menú desplegable.
Note: Haz clic en el ícono Eliminar para quitar el Módulo Secundario seleccionado.
Note: Por defecto, la opción Mostrar solo registros relacionados estará seleccionada. Para cambiar esto, haz clic en el ícono de Lápiz junto al campo y selecciona Mostrar todos los registros.
- Haz clic en Siguiente.
Serás redirigido a la sección General.
1. General
En la sección general, puede personalizar su informe sobre la base de los siguientes filtros:
| Filtros | Descripción |
|---|---|
| Rango de fechas | Al seleccionar un rango de fechas, puedes generar el informe para una semana, mes, trimestre o año específicos, o establecer una duración personalizada. |
| Agrupar por | Puedes agrupar el informe según las opciones que selecciones. |
| Filtros avanzados | Filtra tu informe según los criterios que elijas. |
- Haz clic en Siguiente.
Serás redirigido a la sección Mostrar/Ocultar Columnas.
2. Mostrar/Ocultar Columnas
En esta sección, puedes personalizar las columnas de tu informe. Así es como se hace:
- En la sección Columnas disponibles, coloca el cursor sobre la columna que deseas agregar y haz clic en el ícono + junto a ella.
- En la sección Columnas seleccionadas, puedes ver las columnas existentes del informe. Puedes cambiar el orden de las columnas arrastrando y soltando.
- Haz clic en Siguiente.
Serás redirigido a la sección Diseño del Informe.
3. Diseño del Informe
En la sección Diseño del Informe, puedes configurar el diseño y los detalles que se mostrarán en el informe cuando lo imprimas o exportes.
Elegir Detalles para Mostrar
En la sección Elegir Detalles para Mostrar, puedes seleccionar la información que se incluirá en tu informe cuando se imprima o exporte.
| Tabla | Descripción |
|---|---|
| Nombre de la organización | Activa esta opción para mostrar el nombre de tu organización en el informe. |
| Base del informe | Selecciona el método contable que se mostrará en tu informe: basado en efectivo o basado en acumulación. |
| Número de página | Activa esta opción para generar automáticamente el número de página en el pie de página del informe. |
| Generado por | Al seleccionar esta opción, se mostrará el nombre del administrador que genera el informe. Si has programado el informe, se indicará que fue generado por el sistema (Zoho Books). |
| Fecha de generación | Activa esta opción para mostrar la fecha en que se generó el informe. |
| Hora de generación | Activa esta opción para mostrar la hora en que se generó el informe. |
Note: La Hora de generación no estará disponible si no eliges mostrar la Fecha de generación.
Diseño del Informe
En la sección Diseño de informe, puede configurar el diseño de su informe utilizando los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Densidad de tabla | Esta opción afecta el tamaño de las filas en el informe impreso o exportado. Puedes elegir entre tres opciones: Clásico, Compacto y Súper compacto. |
| Tamaño del papel | Según el medio donde se imprimirá, puedes seleccionar tamaño A4 o Carta. |
| Orientación | Selecciona Vertical u Horizontal, según cómo desees mostrar el informe. |
| Familia tipográfica | Esta es la fuente que se utilizará para mostrar el contenido del informe. Aparecerá una nota bajo la fuente seleccionada indicando para qué idioma es más adecuada. Consejo profesional: Usa la Fuente dinámica para soportar idiomas de derecha a izquierda (RTL), como árabe, hebreo y persa. |
| Márgenes | Los márgenes determinan la distancia entre el contenido del informe y los bordes del medio en el que se imprime. |
- Haz clic en Siguiente.
4. Preferencias del Informe
En esta sección, puedes configurar el nombre, la descripción y los permisos para compartir el informe.
- En la sección Preferencias del Informe, ingresa el Nombre del Informe.
- Ingresa un nombre para el informe en el campo Nombre en la Exportación, que se usará al exportarlo.
- En la sección Configurar Permisos, configura quién puede ver, exportar o programar el informe personalizado. Encontrarás diferentes opciones para compartir, como:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Solo yo | Solo tú podrás ver, exportar o programar el informe personalizado. |
| Solo usuarios y roles seleccionados | Solo los usuarios seleccionados podrán ver, exportar o programar el informe personalizado. |
| Todos | Todos en la organización podrán ver, exportar o programar el informe personalizado. |
- Si seleccionas la opción Solo usuarios y roles seleccionados, configura los permisos de acceso para cada usuario.
- Haz clic en Guardar Informe Personalizado.
Note: Puedes programar tus informes personalizados que hayas guardado para que se envíen a tu dirección de correo electrónico o a otros usuarios de la organización. En la página de detalles del informe personalizado, haz clic en Programar Informe. Estos informes se enviarán en diferentes intervalos de tiempo, a una hora específica que configures.
Todas las personalizaciones realizadas se guardarán ahora como un nuevo informe personalizado en la sección de Informes Personalizados dentro de Informes.
Personalizar un informe existente
Para personalizar un informe existente:
- Ve a Informes en la barra lateral izquierda y haz clic en la flecha desplegable junto a + Crear Nuevo Informe.
- Selecciona Crear desde Informe Existente del menú desplegable.
- Selecciona el informe que deseas personalizar y haz clic en Continuar.
Serás redirigido a la sección General.
1. General
En esta sección, puedes personalizar tu informe según los siguientes filtros:
| Filtros | Descripción |
|---|---|
| Rango de fechas | Al seleccionar un rango de fechas, puedes generar el informe para una semana, mes, trimestre o año específicos, o establecer una duración personalizada. |
| Base del informe | Selecciona el método contable que se mostrará en tu informe: basado en efectivo o basado en acumulación. |
| Agrupar por | Puedes agrupar el informe según las opciones que selecciones. |
| Filtrar cuentas | Filtra las cuentas que deseas incluir. Puede ser: 1. Todas las cuentas 2. Cuentas con transacciones 3. Cuentas sin saldo cero |
| Comparar con | Compara el informe con períodos, meses, trimestres o años anteriores. Para comparar tu informe con años o períodos anteriores, selecciona tu rango de fechas preferido. Para comparar con meses anteriores, selecciona rangos por mes como 1 de enero a 31 de enero. Para comparar con trimestres anteriores, selecciona rangos trimestrales según el año fiscal de tu organización. Por ejemplo, si tu año fiscal es de enero a diciembre, selecciona rangos como 1 de enero - 31 de marzo, 1 de abril - 30 de junio, etc. |
| Filtros avanzados | Filtra tu informe por proyectos, etiquetas de informes, sucursales y más. |
- Después de configurar los filtros, haz clic en Siguiente para ir a la sección Mostrar/Ocultar Columnas.
2. Mostrar/Ocultar Columnas
En esta sección, puedes personalizar las columnas de tu informe. Así es como se hace:
- En la sección Columnas disponibles, coloca el cursor sobre la columna que deseas agregar y haz clic en el ícono + junto a ella.
- En la sección Columnas seleccionadas, puedes ver las columnas actuales del informe.
- Haz clic en Siguiente.
Serás redirigido a la sección Diseño del Informe.
Personalizar Filas y Columnas
En la sección Personalizar Filas y Columnas, puedes modificar las filas y columnas de tu informe.
Agregar Nuevo Grupo de Cuentas
Un grupo de cuentas es un conjunto de cuentas relacionadas utilizado para análisis e informes. Para agregar un grupo de cuentas:
- En la sección Personalizar Filas y Columnas, pasa el cursor sobre una fila y haz clic en el ícono + para agregar una nueva fila debajo.
- Selecciona Grupo de Cuentas en la sección Nueva Fila para agregarlo como nueva fila, o en la sección Nueva Fila Hija para agregarlo como una fila hija.
- Ingresa el Nombre del Grupo y configura las Preferencias en la ventana emergente.
- En la sección Criterios de Cuenta, selecciona las cuentas que deseas incluir en el grupo.
- Una vez configurado, haz clic en Agregar Nueva Fila.
El grupo de cuentas se agregará como una nueva fila o fila hija en el informe.
Agregar Nuevo Campo de Texto
Puedes agregar campos de texto como nuevas filas en tus informes personalizados. Así es como se hace:
- En la sección Personalizar Filas y Columnas, pasa el cursor sobre una fila y haz clic en el ícono + para agregar una nueva fila debajo.
- Selecciona Campo de Texto en Nueva Fila o Nueva Fila Hija.
- Ingresa el texto y haz clic en Guardar en la ventana emergente.
El campo de texto se agregará como una nueva fila o fila hija en el informe.
Agregar Nueva Fila de Fórmula
Una fila de fórmula está compuesta por dos o más cuentas, grupos de cuentas o filas de fórmula, junto con operadores matemáticos. Para agregar una:
- En la sección Personalizar Filas y Columnas, pasa el cursor sobre una fila y haz clic en el ícono + para agregar una nueva fila debajo.
- Selecciona Fila de Fórmula en la sección Nueva Fila.
- Ingresa el Nombre de la Fila de Fórmula.
- Crea una fórmula usando las cuentas o fórmulas del menú desplegable y los operadores junto a él.
- Haz clic en Verificar Sintaxis para comprobarla.
- Haz clic en Agregar Nueva Fila para guardarla.
La fila de fórmula se agregará como una nueva fila en el informe.
- Luego, haz clic en Vista Previa en la sección Vista Previa de Filas para ver todas las filas del informe.
Serás redirigido a la sección Diseño del Informe.
Note: Solo puedes personalizar las filas y columnas de los informes de Pérdidas y Ganancias, Balance General y Balance de Comprobación.
3. Diseño del Informe
En la sección Diseño del Informe, puedes configurar el diseño y los detalles mostrados al imprimir o exportar el informe.
Elegir Detalles para Mostrar
En la sección Elegir Detalles para Mostrar, puedes seleccionar la información que se incluirá en tu informe cuando se imprima o exporte.
| Tabla | Descripción |
|---|---|
| Nombre de la Organización | Activa esta opción para mostrar el nombre de tu organización en el informe. |
| Base del Informe | Selecciona el método contable: efectivo o acumulación. |
| Número de Página | Activa esta opción para generar automáticamente el número de página en el pie de página. |
| Generado por | Muestra el nombre del administrador que generó el informe. Si fue programado, se mostrará que fue generado por el sistema (Zoho Books). |
| Fecha de Generación | Muestra la fecha en que se generó el informe. |
| Hora de Generación | Muestra la hora en que se generó el informe. |
Note: La Hora de Generación no se mostrará si no se selecciona la Fecha de Generación.
Diseño del Informe
En la sección Diseño del Informe, puedes configurar el diseño de tu informe utilizando los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Densidad de Tabla | Afecta el tamaño de las filas del informe impreso/exportado. Puedes elegir entre: Clásico, Compacto y Súper Compacto. |
| Tamaño del Papel | Selecciona entre A4 o Carta según el medio de impresión. |
| Orientación | Elige Vertical u Horizontal según la presentación deseada. |
| Familia Tipográfica | Fuente usada para el contenido del informe. Aparecerá una nota indicando para qué idioma es más adecuada. Consejo profesional: Usa la Fuente dinámica para soportar idiomas de derecha a izquierda (RTL), como árabe, hebreo y persa. |
| Márgenes | Define la distancia entre el contenido del informe y los bordes del papel. |
- Haz clic en Siguiente.
4. Preferencias del Informes
En esta sección, puedes configurar el nombre, descripción y permisos del informe.
- En la sección Preferencias del Informe, ingresa el Nombre del Informe.
- Especifica un nombre en el campo Nombre en la Exportación, que se utilizará al exportar.
- En Configurar Permisos, decide quién puede ver, exportar o programar el informe. Las opciones incluyen:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Solo yo | Solo tú podrás ver, exportar o programar el informe personalizado. |
| Solo usuarios y roles seleccionados | Solo los usuarios seleccionados podrán ver, exportar o programar el informe. |
| Todos | Todos en la organización podrán ver, exportar o programar el informe. |
- Si eliges Solo usuarios y roles seleccionados, asigna los permisos correspondientes.
- Haz clic en Guardar Informe Personalizado.
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