Beranda Glosarium

Email (surat elektronik)

Apa itu email?

Email atau surat elektronik adalah metode pengiriman pesan yang disimpan di komputer/perangkat seluler dari satu pengguna ke satu pengguna lainnya atau lebih melalui Internet. Karena bisa terkirim ke berbagai zona waktu dengan sekali ketuk, email dianggap sebagai mode komunikasi yang efektif, baik untuk tujuan pribadi maupun profesional.

Sejarah email

Surat elektronik sudah lama digunakan bahkan sebelum internet lahir. Pada tahun 1965, orang menggunakan program komputer bernama MAILBOX untuk membagikan surat dalam bentuk elektronik. Satu komputer digunakan oleh beberapa pengguna untuk mengirim dan membaca email.

Pada tahun 1969, orang mulai menggunakan ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network) untuk mengirim surat elektronik melalui jaringan bersama yang menghubungkan banyak komputer di beragam departemen.

Pada tahun 1971, Ray Tomlinson menemukan cara untuk mengirim pesan antarpengguna pada host yang berbeda menggunakan simbol @ pada server tujuan. Namun, itu hanya berfungsi untuk organisasi yang menggunakan jaringan bersama.

Pada akhirnya, organisasi perlu berkomunikasi dengan orang di berbagai jaringan. Kebutuhan komunikasi antarorganisasi inilah yang mendasari lahirnya Internet.

Apa yang Anda perlukan untuk mengirim/menerima email?

Untuk mengirim email, Anda hanya butuh alamat email yang valid, komputer atau perangkat seluler, koneksi internet aktif, dan alamat email tujuan.

Apa itu alamat email?

Umumnya, alamat email adalah nama pengguna atau kombinasi angka dan huruf yang digunakan untuk mengidentifikasi akun email. Setiap alamat email hanya dapat digunakan oleh satu pengguna. Setiap alamat email memiliki 3 bagian: bagian lokal, simbol "@", dan domain.

Contohnya, pada alamat email user@domain.com, user adalah bagian lokal, dan domain.com adalah domain-nya.

Jenis alamat email

Email dapat digunakan untuk keperluan pribadi maupun bisnis, dan alamat email akan bervariasi berdasarkan penggunaannya. Alamat email profesional dibagi ke dalam 2 kategori:

• Alamat email pengguna - Adalah alamat email pengguna/anggota di organisasi. Misalnya user@domainname.com.
• Alamat email grup - Adalah alamat email umum yang dibagikan ke anggota organisasi. Tim marketing sebuah perusahaan yang memiliki banyak pengguna misalnya, dapat mengirimkan email ke semua anggotanya dengan membuat alamat email grup marketing@domainname.com.

Cara membuat akun email sangatlah mudah. Cukup mendaftar ke penyedia layanan email yang menyediakan layanan pribadi dan profesional. Namun, jika ingin menyiapkan akun email profesional untuk organisasi, sebaiknya beli domain dan aktifkan hosting email untuk domain tersebut.

Apa itu host email?

Host email adalah individu atau perusahaan yang menjadi tempat akun email bernaung. Host email akan membuat seluruh akun pengguna organisasi dengan alamat email kustom berdasarkan nama domain Anda dan mengonfigurasi kebijakan email organisasi. Berikut contoh host email:

Anggaplah Rebecca menjalankan bisnis dengan domain Zylker.com. Dia menggunakan host domain organisasinya di Zoho Mail dan membuat alamat email kustom, misalnya rebecca@zylker.com. Dalam kasus ini, Rebecca adalah Super Administrator, sedangkan Zoho Mail adalah host email untuk organisasinya.

Apa fungsi email?

Pengguna pribadi dapat mengirim email untuk berbagi pesan kepada teman dan keluarganya, sedangkan organisasi dapat menggunakan email untuk beragam tujuan. Anggota organisasi dapat mengirim email ke semua anggota tim dan klien untuk membagikan atau mendiskusikan beragam aspek pekerjaan sehari-hari. Menulis surat, baik untuk membagikan pembaruan produk terbaru maupun mengirimkan kata sambutan, secara manual adalah kegiatan yang melelahkan dan membuang waktu. Seseorang bisa mengirimkan email ke beberapa penerima di seluruh dunia dalam sekejap, sehingga email dianggap sebagai metode komunikasi yang paling efektif. Bisnis sering mengirim email massal kepada pelanggan. Berikut beberapa contoh email massal yang biasanya dikirim oleh bisnis:

• Email orientasi - dikirim kepada seseorang atau organisasi yang baru mengenal organisasi/produk.
• Buletin - dikirim secara rutin kepada pengguna terdaftar yang berlangganan produk/layanan tertentu.
• Email promosi - berisi penawaran yang biasanya dikirim kepada calon pelanggan atau pelanggan lama.
• Email transaksional - email terkait pembelian yang dilakukan oleh pengguna, misalnya faktur atas transaksi yang dilakukan pengguna.

Komponen email

Berikut komponen dalam email:

• Amplop pesan - Amplop pesan, juga disebut metadata email, berisi detail yang diperlukan untuk komunikasi antara server pengirim dan server penerima. Ini adalah alamat email pengirim dan penerima yang digunakan server email untuk menentukan tempat pengiriman email.

• Header pesan - Header email berisi informasi penting tentang pengirim dan penerima. Tabel berikut berisi informasi paling umum yang ada di header email:

  Bidang informasi	Deskripsi
  Subjek	Memberikan gambaran sekilas tentang konten email.
  From (Dari)	Menampilkan alamat email pengirim.
  To (Kepada)	Menampilkan alamat email penerima.
  Date (Tanggal) dan time (waktu)	Tanggal dan waktu saat email diterima sesuai zona waktu penerima.
  Penerima	Menampilkan nama penerima.
  Reply-to	Jika penerima mengklik tombol Reply dalam suatu email, bidang To akan diisi otomatis dengan ID email yang tersedia dalam bidang Reply-to.
  Carbon copy (Cc)	Bidang ini digunakan jika pengirim ingin mengirim salinan email ke pengguna lain.
  Blind carbon copy (Bcc)	Alamat email dalam bidang Bcc tidak akan terlihat oleh pengguna yang tercantum dalam bidang To dan Cc.
  Lampiran	Berisi file yang dilampirkan pengirim untuk mendukung konten dalam bodi email.

• Bodi pesan - Bodi pesan berisi konten email yang sebenarnya. Ini dapat mencakup teks, gambar, atau video. Berdasarkan klien email, konten dalam bodi email bisa berupa teks biasa atau HTML (Hypertext Markup Language). Organisasi juga dapat menyertakan tanda tangan dan penafian di footer bodi email, tergantung kebijakan email.

Bagaimana cara kerja email?

Pengguna akhir hanya akan mengetahui bahwa seseorang membuat pesan, menambahkan alamat email penerima di bidang To, lalu mengklik tombol Send Mail. Setelah itu, penerima akan melihat email tersebut dalam kotak masuknya. Namun, ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk mengirim email:

1. Pengguna mengirim email.
2. Server SMTP keluar memvalidasi keaslian pengirim.
3. Server SMTP memeriksa detail domain di alamat email penerima.
4. Server SMTP mengirim email ke server penerima berdasarkan Catatan MX yang terdapat dalam Domain Name Server (DNS) penerima.
5. Server penerima memvalidasi alamat email dan mengirimkan email.

Setelah memahami dasar-dasar serta cara kerja email, Anda bisa membuat alamat email untuk penggunaan pribadi, atau membeli domain baru untuk bisnis dan membuat alamat email bisnis.