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グループレポート

グループセクションでは、組織内のすべてのグループの概要、グループステータス、組織内外からのグループの受信メール状況が確認できます。 グループが受信したメールのサイズに応じて、受信状況を確認することもできます。

グループレポートの利用

[グループ]レポートを利用するには、以下の手順に従ってください。

  1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の[レポート]を選択します。[管理レポート]画面が新しいタブで開きます。
  2. [グループ]を選択します。初期設定では、[グループの概要]が表示されます。
    グループレポート

概要

概要レポートには、以下の詳細が表示されます。

グループの概要

グループの概要レポートには、グループ名、アドレス、アクセス権限に関する情報、アクセスレベル、ユーザーの合計数が表示されます。また、ストリームが有効になっているかどうかも表示されます。グループの概要レポートには、以下の情報が表示されます。

  • グループの詳細:グループ名とアドレスが表示されます。
  • アクセス権限:グループのアクセス権限の設定が表示されます。
  • メンバーの合計数:グループのユーザーの合計数が表示されます。
  • 最後に受信したメール:最後に受信したメールの日時が表示されます。
  • 有効にしたストリーム:グループに対してストリームが有効になっているかどうかが表示されます。
  • 承認:承認待ちのメールの件数が表示されます。

グループ概要レポートを管理するには、以下の手順に従ってください。

  1. 画面上部にある[フィルター]から以下の基準でレポートデータを抽出します。
    • グループ(メンバーなし)
    • メールのグループ
    • IAMのグループ
    • ストリームが有効なグループ
    • アクセス権限(管理者、組織メンバー、グループメンバーまたは誰でも)
      グループの概要フィルター
  2. グループメンバーの詳細を表示するには、画面上部の検索バーを使用します。
  3. すべての有効なフィルターは検索バーの隣に表示されます。
    グループレポートの処理
  4. グループをクリックすると、該当のグループメンバーの詳細が表示されます。
    • 名前:グループのメンバー名が表示されます。
    • 役割:グループメンバーに割り当てられた役割が表示されます。
    • 承認投稿:ユーザーがグループにメールを送信する際に実行される処理が表示されます。
    • 失敗数:ユーザーが失敗したメール配信数が表示されます。設定したしきい値に達すると、グループメール配信はスキップされます。
    • ステータス:ユーザーが有効になっているかどうかが表示されます。
  5. メンバーの詳細から利用可能な操作は、以下のとおりです。
    • 検索をクリックすると、ユーザーの名前/メールアドレスを入力して、対象データをすばやく見つけることができます。
    • エクスポートをクリックすると、メンバーの種類(全員、管理者、メンバー、外部メンバー、無効なメンバー)に応じてグループレポートをエクスポートできます。
    • 編集をクリックすると、管理画面のグループメンバーに移動し、メンバーの詳細を編集できます。
      グループレポートの処理
  6. グループの概要をエクスポートするには、画面上部の[エクスポートする]をクリックします。
    グループの概要のエクスポート
  7. [グループの概要]画面で必要な項目を選択します。
    • メンバーを含めない
    • 複数のファイルにメンバーを含める(ZIP)
    • 一つのファイルにメンバーを含める(CSV)
  8. データへの不正アクセスを防止するため、[パスワードで暗号化する]を選択することが可能です。
  9. [エクスポートを予約する]ボタンをクリックします。エクスポートが予定され、バックグラウンドで実行されます。
    グループの概要レポート
  10. エクスポートを表示するには、画面右上の予約したエクスポートアイコンをクリックします。
    予約設定済みのエクスポート

ブロックされたグループの概要

ブロックされたグループの概要レポートには、ブロックされたグループに関する情報とブロックされた理由が表示されます。ブロックされたグループの概要に表示される詳細は以下のとおりです。

  • グループ詳細:グループ名とグループのメールアカウントのアドレスが表示されます。
  • ブロックした日時:グループがブロックされた日時と時間枠が表示されます。
  • 種類:グループに対してブロックされた受信/送信メール、ユーザーへのPOP/IMAPアクセス、メールへのWebアクセスが表示されます。
  • 詳細:アカウントがブロックされた理由の詳細が表示されます。

結果を絞り込んでグループの詳細を表示するには、画面上部にある検索バーを使用することができます。ブロックされたグループの概要の検索

グループのステータス

グループのステータスレポートには、以下の詳細が表示されます。

休止中のグループ

休止中のグループレポートには、すべての無効なグループの一覧、各グループの最終活動日時とそのグループの休止中の日数が表示されます。休止中のグループのレポートには、以下の詳細が表示されます。

  • グループの詳細:グループ名とグループのメールアドレスが表示されます。
  • 休止中の日数:グループが無効になってからの日数が表示されます。
  • 作成日:グループの作成日が表示されます。
  • 最終メール受信日時:グループで受信したメールの最終の日時が表示されます。

休止中のグループのレポートを管理するには、以下の手順に従ってください。

  1. 画面上部のメニューからのドロップダウンで対象の期間を選択します。
  2. 結果を絞り込んだ後、グループのメールアドレス検索バーに入力して、Enterキーを押します。
  3. CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部から[エクスポートする]をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、[パスワードで暗号化]を選択することが可能です。
    休止中のグループのレポート

アクセスなしのグループ

アクセスなしのグループのレポートには、作成日から一度もアクセスされていないすべてのグループの一覧が表示されます。また、グループが無効になっている日数も表示されます。アクセスなしのレポートには、以下の情報が表示されます。

  • グループの詳細:グループ名とグループのメールアドレスが表示されます。
  • 無効になっている日数:グループが無効になっている日数が表示されます。
  • 作成日:グループの作成日時が表示されます。

結果を絞り込んだ後、グループのメールアドレス検索バーに入力して、Enterキーを押します。CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部から[エクスポートする]をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、[パスワードで暗号化]することが可能です。
アクセスなしのグループのレポート

メモ:

この機能は、有料プランをご利用の組織でのみ利用可能です。

グループ状況

グループ状況レポートには、以下の詳細が表示されます。

受信状況

グループの受信状況には、グループ内で受信したメールの詳細情報が表示されます。グループの受信状況レポートには、以下の情報が表示されます。

  • グラフ:受信したメール数に対して、グループの上位10位が表示されます。
  • グループの詳細:グループ名とグループに関連するメールアドレスが表示されます。
  • 受信数:選択した期間内にグループが受信したメールの合計数が表示されます。
  • 内部メールの件数:選択した期間内に組織内からグループが受信したメールの合計数が表示されます。
  • 外部メールの件数:選択した期間内に組織外からグループが受信したメールの合計数が表示されます。

受信状況レポートを管理するには、以下の手順に従ってください。

  1. レポートを表示したい期間を選択するには、[日付フィルター]をクリックします。
  2. 画面上部にある検索バーを使用して、名前またはメールでデータを絞り込みます。
  3. CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部の[エクスポートする]をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、[パスワードで暗号化]することが可能です。
  4. 必要に応じて、画面右側からそれぞれのアイコンをクリックして、ダッシュボードにグラフを展開、エクスポート、追加することができます。
    グループの受信レポート

受信状況 - サイズ別

グループの受信状況レポートにアクセスするには、以下の手順に従ってください。

受信状況 - サイズ別のグループレポートには、以下の詳細が表示されます。

  • グラフ:受信したメール数に対して、グループの上位10位が表示されます。
  • グループの詳細:グループ名とグループに関連するメールアドレスが表示されます。
  • 受信サイズ(MB):選択した期間にグループが受信したすべてのメールの全体サイズが表示されます。
  • 内部サイズ(MB):選択した期間に組織内のグループが受信したすべてのメールの全体サイズが表示されます。
  • 外部サイズ(MB):選択した期間に組織外のグループが受信したすべてのメールの全体サイズが表示されます。

受信状況 - サイズ別レポートを管理するには、以下の手順に従ってください。

  1. レポートを表示したい期間を選択するには、[日付フィルター]をクリックします。
  2. 画面上部にある検索バーを使用して、名前またはメールでデータを絞り込みます。
  3. CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部の[エクスポートする]をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、[パスワードで暗号化]することが可能です。
  4. 必要に応じて、画面右側からそれぞれのアイコンをクリックして、ダッシュボードにグラフを展開、エクスポート、追加することができます。
    受信状況 - サイズ別のグループ化

迷惑メール(スパム)の割合

迷惑メールの割合レポートには、受信したメールの合計数のうち、迷惑メールとして分類されたメールの件数が表示されます。迷惑メールの割合レポートには、以下の詳細が表示されます。

  • グラフ:受信した迷惑メール数に対して、グループの上位10位が表示されます。
  • グループの詳細:グループ名とグループに関連するメールアドレスが表示されます。
  • 受信数:選択した期間にユーザーによる受信したメールの合計数が表示されます。
  • 迷惑メールの件数:迷惑メールとして分類されたメールの合計数が表示されます。

迷惑メールの割合のレポートを管理するには、以下の手順に従ってください。

  1. レポートを表示する期間を選択するには、[日付フィルター]をクリックします。
  2. 画面上部の検索バーを使用して、名前またはメールでデータを絞り込みます。
  3. CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部の[エクスポートする]をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、[パスワードで暗号化する]ことが可能です。
  4. 必要に応じて、画面右側からそれぞれのアイコンをクリックして、ダッシュボードにグラフを展開、エクスポート、追加することができます。

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