管理者によるユーザーのメールアカウントの委任

Zoho Mailのメールアカウントの委任によって、ユーザーは委任されたメールアカウントにアクセスし、メールアカウントの担当者に代わってメールを閲覧したりメールへの返信をしたりすることができます。

ユーザーによるメールアカウントの委任に加えて、管理者はZoho Mail管理画面から組織内の他のユーザーに対して任意のユーザーのメールアカウントを委任することも可能です。その際、管理者は代理人に付与する権限を選択することができます。管理者は、特定のユーザーに委任されているメールアカウントを表示することも可能です。

ユーザーに対するメールアカウントの委任の有効化

ユーザーに適用されているメールポリシーでは、メールアカウントの委任が初期設定で有効になっています。組織の管理者は、管理画面のメールポリシーセクションにある［一般制限］から、アクセスを無効にすることが選択できます。

メールポリシーでメールアカウントの委任を有効化／無効化する方法は以下のとおりです。

1. Zoho Mail管理画面にログインします。
2. ［メール設定］→［メールポリシー］→［ポリシー］に移動します。
3. メールアカウントの委任アクセスを有効化または無効化したいポリシーを選択します。
   
4. ［一般］→［メールアカウントの委任アクセス］に移動します。
5. アクセスを有効化／無効化するには、スイッチのオン／オフを切り替えます。

アクセスを無効化すると、ユーザーは委任されたメールアカウントを表示できなくなり、自分のメールアカウントを他のユーザーに委任することもできなくなります。

ユーザーのメールアカウントの委任

1. Zoho Mail管理画面にログインします。
2. 画面左側の［ユーザー］に移動し、委任したいユーザーのメールアカウントを選択します。
3. 上部メニューから［メール設定］に移動します。
   
4. ［委任先］セクションに移動します。
5. 組織内の他のユーザーにメールアカウントを委任するには、［+ 追加する］をクリックします。
6. ユーザーの一覧から、メールアカウントを委任するユーザーの［追加する］ボタンをクリックします。また、［メールアカウントを委任するユーザーを選択する］際、ポップアップの上部にある検索欄を使用して、ユーザーを検索し、追加することもできます。
   
7. ユーザーを選択した後、［選択されたユーザータブ］から付与したい権限を選択できます。
8. ［権限］ドロップダウンをクリックし、以下の権限のいずれかを選択します。
   • ［表示］：代理人は、メールアカウント内のメールを表示することのみが可能です。
   • ［表示と編集］：代理人は、自分のメールアドレスを使用して、担当者のメールアカウント内のメールを管理し、返信することが可能です。
   • ［代理で送信する］：代理人は、担当者のメールアドレスに代わり、そのメールアドレスを使用してメールを表示し、返信することができます。代理人が送信するメールのアドレス欄には、代理人がメッセージを送信したことが表示されます。
   • ［差出人を指定して送信する］：代理人は、担当者のメールアドレスを使用して、委任されたからメールアカウントからメールを管理し、送信することができます。
9. ［送信］をクリックします。

ユーザーのメールアカウントが組織内の他のユーザーに委任されます。メールアカウントの担当者には、管理者がメールアカウントの委任を行ったことを通知するメールが送信されます。代理人にも委任を通知するメールが送信されます。

代理人に付与された権限の編集

管理者は、代理人に付与した権限を編集することができます。管理者とユーザー自身が割り当てた代理人の権限を編集できます。

1. Zoho Mail管理画面にログインします。
2. 画面左側メニューの［ユーザー］に移動し、メールボックスが委任されているユーザーを選択して、権限を編集します。
3. 上部のメニューの［メール］セクションに移動します。メールアカウントを委任されているユーザーが表示されます。
   • 検索アイコンを使用して代理人を検索することもできます。または、［権限］と［ステータス］に基づいて抽出することもできます。
     
4. ［権限］のドロップダウンをクリックします。
   
5. 該当する権限をドロップダウンから選択します。

権限を編集すると、変更されたことが代理人に通知されます。

管理者は、各代理人の削除アイコンを使用して、管理者またはユーザーから委任されたアクセス権を取り消すことができます。

管理者の権限

• 管理者は、組織内の任意のユーザーのメールアカウントを委任することができます。ユーザーによる委任のように、担当者の承認は必要はありません。
• メールアカウントの担当者は、管理者が委任したメールアカウントの権限を取り消したり変更したりすることはできません。
• 管理者は、ユーザーが委任したメールアカウントの権限を編集できます。
• 代理人は、管理者が委任したメールアカウントからの登録を解除することはできません。
• ポリシーが無効にされている場合も、管理者はメールアカウントを委任することができます。ユーザーはポリシーが有効になってから、その委任されたメールアカウントにアクセスできるようになります。