1. Quản lý dự án là gì?
Dự án là một loạt các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian xác định, để đạt được kết quả theo kế hoạch. Việc lập kế hoạch, lên lịch, theo dõi và cộng tác sẽ do một hoặc nhiều người quản lý dự án giám sát, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án. Quản lý dự án là quá trình các nhóm thí điểm hướng tới các mục tiêu đã xác định trước trong thời gian nhất định thông qua việc lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện, thường là dưới sự hướng dẫn của người quản lý dự án. Ngày nay, quản lý dự án trực tuyến phổ biến hơn bao giờ hết, với mô hình làm việc từ xa đang trên đà phát triển đáng kể. Tuy nhiên, điều cần thiết là chọn một công cụ quản lý dự án trực tuyến đáp ứng nhu cầu kinh doanh riêng của bạn để đạt được kết quả tốt nhất.
2. Tại sao doanh nghiệp cần quản lý dự án?
Quản lý dự án cho phép các doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả mà không bị lệch khỏi bức tranh tổng thể. Khi mọi người biết họ đang làm gì, họ sẽ nuôi dưỡng môi trường làm việc tích cực. Hơn nữa, khi quản lý dự án, các nhóm có thể phân bổ cho từng thành viên lượng công việc tối ưu mà họ phụ trách, đặt nền tảng cho việc sử dụng nguồn lực thích hợp. Đồng thời cũng giúp theo dõi nhất quán để các nhóm biết đang ở đâu tại mỗi thời điểm, từ đó tăng năng suất.
3. Ai có thể sử dụng quản lý dự án?
Cho dù đó là một tập đoàn lớn hay một công ty khởi nghiệp, các tổ chức thuộc mọi quy mô đều có thể sử dụng quản lý dự án; có thể là một công ty xây dựng hoặc một trung tâm chăm sóc sức khỏe, quản lý dự án giúp quản lý công việc trong mọi ngành nghề. Người làm việc tự do, tư vấn viên, sinh viên hoặc bất kỳ ai có nhiều nhiệm vụ với một mục tiêu cuối cùng đều có thể hưởng lợi từ quản lý dự án.
4. Các tính năng chính của quản lý dự án là gì?
Quản lý công việc hiệu quả giúp chia các hạng mục công việc phức tạp thành nhiều phần dễ quản lý. Việc sử dụng tài nguyên tối ưu giúp tận dụng tối đa các nhóm bằng cách phân bổ công việc một cách thông minh. Tính năng theo dõi thời gian nhanh chóng giúp theo dõi thời gian mà mỗi nhiệm vụ cần để hoàn thành. Dự toán ngân sách phù hợp giúp theo dõi chi phí và tìm hiểu xem dự án đã vượt quá hay sử dụng ngân sách chưa phù hợp. Cộng tác liền mạch cho phép các nhóm tham gia các buổi thảo luận và đóng góp ý kiến.
5. Quản lý dự án hoạt động như thế nào?
Quản lý dự án cung cấp cho bạn mục đích dự án, khuôn khổ và kế hoạch cơ bản, thông qua lập kế hoạch, theo dõi, cộng tác và thực hiện nhiệm vụ đã phân công cho nhân lực. Với quản lý dự án, bạn có thể hợp lý hóa tất cả các quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu, giúp mọi người luôn nắm bắt thông qua giao tiếp liên tục, theo dõi chặt chẽ từng giai đoạn của dự án và vượt qua sự cố. Điều này giúp nhóm của bạn luôn có tổ chức, thống nhất và có trách nhiệm!
6. Quản lý dự án mang lại những lợi ích nào?
Giám sát mọi giai đoạn cho phép theo dõi chặt chẽ dự án từng giai đoạn một. Hợp lý hóa các quy trình và để mọi người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ của họ giúp khắc phục tình trạng lộn xộn và nhầm lẫn. Quản lý dự án giúp xác định nút thắt để có thể nhanh chóng vượt qua các nút thắt để tránh bỏ lỡ và thất bại. Giao tiếp trong và giữa các nhóm sẽ trở nên hiệu quả và liền mạch khi các nhóm được thống nhất, từ đó đạt được mục tiêu cuối cùng.
7. Làm thế nào để lựa chọn một phần mềm quản lý dự án tốt?
Phần mềm quản lý dự án trực tuyến tốt là phần mềm trực quan, có thể tùy chỉnh và thân thiện với người dùng, giúp bạn điều hướng qua tất cả các tiện ích một cách dễ dàng mà không cần chuyển tab và tùy chỉnh bảng chỉ số theo sở thích cá nhân. Phần mềm cũng không khiến bạn tốn kém quá nhiều tiền. Phần mềm này nên tích hợp tốt với hệ sinh thái làm việc hiện có của bạn, cung cấp khả năng hỗ trợ khách hàng tuyệt vời, duy trì bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư, thích nghi dễ dàng và tiết kiệm thời gian để bạn có thể tạo ra các dự án chất lượng cao.
8. Phần mềm nào là phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất?
Zoho Projects là nền tảng quản lý dự án miễn phí không làm ảnh hưởng đến chất lượng và chức năng. Chỉ với phiên bản miễn phí, bạn có thể phân chia hoạt động dự án, phân bổ tài nguyên và lên lịch các đầu mục công việc bằng sơ đồ Gantt. Chúng tôi cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí cho tất cả các phiên bản trả phí mà chúng tôi cung cấp. Mô-đun quản lý nhiệm vụ toàn diện, sơ đồ Gantt trực quan, tính năng phân bổ tài nguyên hiệu quả và cộng tác dễ dàng là một số những yếu tố khiến Zoho Projects trở thành phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Phần mềm này dễ truy cập và giá cả phải chăng, với các ứng dụng di động và các tùy chọn có mức giá cạnh tranh.
