إعداد البريد الإلكتروني الخاص بالعمل

إضافة مستخدمين إلى المؤسسة

بعد نجاح التحقق من النطاق، سيُطلب منك توفير اسم لإنشاء المستخدم الأول لمؤسستك. تجدر الإشارة إلى أن أول مستخدم تنشئه سيصبح المسؤول الرئيسي بشكل افتراضي. سيملك المسؤول الرئيسي كامل الامتيازات لكل المستخدمين الذين ستتم إضافتهم إلى مؤسستك.

1. عند تقديم اسم المستخدم، انقر فوق إنشاء.
2. بعد إضافة المسؤول المميز، ستُنقَل إلى صفحة المستخدمين حيث يمكنك بدء إضافة المستخدمين إلى مؤسستك.
3. يمكن إضافة مستخدمين في Zoho Mail بطرق متعددة، وفقًا لما يناسبك.
   • إضافة مستخدمين واحدًا تلو الآخر.
   • استيراد مستخدمين باستخدام ملف CSV.
   • دعوة مستخدم ليكون جزءًا من مؤسستك.
   • الاستيراد من G Suite

إضافة مستخدم (مستخدمين)

1. انقر فوق الزر إضافة.
2. أدخل الاسم الأول واسم العائلة المطلوبَين في الحقول المخصصة. الآن، سيتم ملء اسم المستخدم تلقائيًا استنادًا إلى تنسيق البريد الإلكتروني المفضل.
3. يمكنك إما إنشاء كلمة مرور يدويًا أو النقر فوق إنشاء تلقائي لإنشاء كلمة مرور للمستخدم تلقائيًا.
   ملاحظة:

   يجب أن تتكون كلمة المرور من 8 أحرف بحد أدنى وأن تحتوي على رقم واحد وحرف كبير واحد وحرف صغير واحد وحرف خاص واحد على الأقل.

4. يمكنك تحديد خيار فرض تغيير كلمة المرور على المستخدم أثناء تسجيل الدخول أول مرة، وفقًا لمتطلبات الأمان الخاصة بك.
   ملاحظة:

   حدد خيار فرض تغيير كلمة المرور على المستخدم إذا كنت تريد مطالبة المستخدم بتغيير كلمة مرور حسابه عند المحاولة الأولى لتسجيل الدخول. ولن يتمكن المستخدم من الدخول إلى حسابه أو الوصول إليه قبل تغيير كلمة المرور.

5. يمكنك أيضًا اختيار إرسال بيانات الاعتماد عبر البريد الإلكتروني لمشاركة بيانات اعتماد تسجيل الدخول مع المستلمين المرغوب فيهم.
   ملاحظة:

   حدد خيار إرسال بيانات الاعتماد عبر البريد الإلكتروني إذا كنت تريد مشاركة بيانات الاعتماد الجديدة مع المستخدمين المقصودين. يمكنك إرسال بيانات الاعتماد إلى ما يصل إلى 5 مستلمين.

6. انقر فوق إضافة للانتهاء من إنشاء حساب المستخدم في مؤسستك.
7. أعد تنفيذ الخطوات نفسها لإضافة العدد الذي تريده من المستخدمين.

استيراد مستخدم (مستخدمين) من خدمات Zoho الأخرى

لاستيراد مستخدمين من مؤسستك يستخدمون خدمات Zoho الأخرى، حدد خيار مستخدمي Zoho الآخرين من الجزء العلوي. سيتم إدراج المستخدمين المرتبطين بخدمات Zoho الأخرى أدناه، ما يسمح لك باستيرادهم في Zoho Mail بسهولة عن طريق إنشاء حساب بريد إلكتروني لكل مستخدم.

استيراد مستخدم (مستخدمين) بواسطة ملف ‎.CSV

1. انقر فوق الخيار استيراد ثم حدد خيار استيراد باستخدام ملف CSV ثم انقر فوق بدء الاستيراد.
2. يمكنك إنشاء ملف ‎.CSV باستخدام أي تطبيق لجداول البيانات مثل Zoho Sheets أو Excel.
3. يمكنك تحميل الملف النموذجي من قسم الاستيراد في قسم CSV.
4. بمجرد أن يصبح ملف ‎.CSV جاهزًا، انقر فوق الزر اختيار ملف وحدد الملف.
5. وسيجري عرض كل المستخدمين المدرجين في ملف CSV. لديك لتفحُّص المستخدمين الذين تريد إضافتهم إلى مؤسستك بدقة. يمكنك اختيار استيراد كل المستخدمين أو عدد محدد منهم حسب متطلباتك.
6. بعد تحديد المستخدمين الذين تريد استيرادهم، انقر فوق متابعة.
7. امنح اسمًا لملف عملية الاستيراد للرجوع إليه في المستقبل. ويمكنك أيضًا فرض تغيير كلمة المرور التي قمت بتعيينها على المستخدمين في أول محاولة لتسجيل الدخول عن طريق تحديد هذا الخيار.
8. بمجرد الانتهاء، انقر فوق البدء. لا يتعين عليك الانتظار حتى يكتمل الاستيراد. يمكنك التحقق من حالة استيرادك من خلال الرجوع إلى صفحة الاستيراد عبر CSV في وحدة تحكم المسؤول.

المجموعات

المجموعات أو قوائم التوزيع هي عناوين بريد إلكتروني مشتركة، تتشاركها مجموعة من المستخدمين لغرض مشترك. عند إرسال بريد إلكتروني إلى حساب المجموعة، يتم تسليم نسخة من البريد الإلكتروني إلى كل أعضاء المجموعة الفرديين. ولإنشاء مجموعة،

1. انقر فوق "متابعة إلى إعداد مجموعات" لبدء تشغيل قسم المجموعات في وحدة تحكم المسؤول. بمجرد الوصول، انقر فوق "إنشاء مجموعة جديدة".
2. أدخل اسم المجموعة وعنوان البريد الإلكتروني للمجموعة والوصف. يمكنك أيضًا اختيار مستوى الوصول الخاص بالمجموعة وفق متطلباتك.
3. بعد اختيار ما إذا كنت تريد تمكين التدفقات للمجموعة أم لا، انقر فوق متابعة.
4. انقر فوق إضافة في صفحة تحديد الأعضاء لإضافة المستخدمين إلى مجموعتك.
5. حدد أحد الخيارات الآتية لإضافة أعضاء إلى مجموعتك:
   • البحث عن مستخدمي المؤسسة الآخرين وإضافتهم: حدد هذا الخيار لإضافة مستخدمين من مؤسستك. انقر فوق الرمز + بجانب المستخدم في النافذة المنبثقة "إضافة أعضاء" لإضافته إلى المجموعة وانقر فوق إضافة.
   • إضافة أعضاء باستخدام عنوان البريد الإلكتروني: حدد هذا الخيار لإضافة أعضاء باستخدام عناوين البريد الإلكتروني. أدخل عناوين البريد الإلكتروني المرغوب فيها مع فصلها بفواصل في النافذة المنبثقة "إضافة أعضاء المجموعة" وانقر فوق إضافة.
   • إضافة كل مستخدمي المؤسسة: حدد هذا الخيار لإضافة كل مستخدمي مؤسستك إلى المجموعة. انقر فوق إنشاء في نافذة التأكيد المنبثقة.
6. يمكنك تغيير دور المستخدم، إلى عضو أو مشرف، من خلال النقر فوق دور المستخدم المعني.
7. انقر فوق إنشاء، بمجرد الانتهاء. الآن انقر فوق متابعة في صفحة تأكيد الإجراء! لإنشاء مجموعة.

تعيين DNS

تُعد خطوة تعيين رسائل البريد الإلكتروني إلى Zoho Mail إحدى أهم خطوات إعداد البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. تحتاج إلى تكوين سجلات MX لنطاقك في موفر خدمة استضافة DNS (إدارة DNS) لكي يبدأ المستخدمون والمجموعات التي أنشأتها بتلقي رسائل البريد الإلكتروني. وتُعد سجلات MX (تبادل البريد) هي الإدخالات الخاصة في DNS التي تعيِّن خادم تلقي البريد الإلكتروني لنطاقك.

نوصي أيضًا بإضافة سجلات إطار عمل سياسة المرسل (SPF) والبريد الموثّق بمفاتيح المجال (DKIM) لمنع انتحال البريد الإلكتروني، وهو عملية تزوير للبريد الإلكتروني بحيث يظهر وكأنه مرسل من قِبل شخص غير مصدره الفعلي. ستضمن إضافة سجلات SPF وDKIM تسليم رسائل بريد إلكتروني صالحة من مجالك إلى المستلم لديك وستمنع أيضًا انتحال البريد الإلكتروني.

تعليمات عامة لتعيين DNS

1. انقر فوق متابعة إلى تعيين DNS في صفحة إعداد النطاق في Zoho.
2. في علامة تبويب جديدة، سجِّل الدخول إلى بوابة الويب الخاصة بمسجِّل النطاقات.
3. قم بتشغيل إدارة DNS/ صفحة إدارة النطاقات/ لوحة تحكم DNS لحسابك (التي تدرج كل النطاقات التي سجلتها).
4. من أجل إضافة سجلات MX، اعثر على خيار إضافة سجلات MX/خوادم البريد الإلكتروني/إعدادات البريد الإلكتروني (إذا دعت الحاجة، راجع صفحات المساعدة لموفر خدمة المجال أو احصل على الدعم من المسجِّل).
5. إذا كانت لديك أي إدخالات لسجلات MX حالية، فمن المهم إزالتها.
6. اعثر على خيار إضافة سجل جديد وحدده.
7. حدد القيمة في حقل الاسم/المضيف/النطاق الفرعي كـ "@" أو اتركها فارغة.
8. حدد قيمة "النقاط إلى" كـ "mx.zoho.***‎" للسجل الأول وعيِّن الأولوية على 10 وانقر فوق حفظ.
9. اتبع الخطوات نفسها لإضافة سجل MX ثانٍ (mx2.zoho.***‎) وثالث (mx3.zoho.***‎) إلى نطاقك وعيِّن الأولوية على 20 و50 على التوالي. عليك إضافة سجلات MX الثلاثة كلها. عليك إزالة أي سجلات MX حالية لموفري خدمات البريد الإلكتروني السابقين لديك من أجل تسليم رسائل البريد الإلكتروني من دون انقطاع لمعرفة المزيد.
   ملاحظة:

   يقدم Zoho Mail أيضًا إعدادًا لاستخدام نطاق مشترك عبر توجيه البريد الإلكتروني المتقدم والتكامل مع حلول خارجية لأمان البريد الإلكتروني. لمزيد من التفاصيل، راجع صفحة المساعدة.

10. لإضافة سجلات SPF، اعثر على خيار إضافة سجل TXT، ثم انقر فوق إضافة وحدد TXT من القائمة المنسدلة.
11. حدِّد الاسم/المضيف كـ "@". في حقل قيمة TXT، أدخل "v=**** include:zoho.*** ~all" وانقر فوق حفظ. إذا كانت هناك سجلات SPF متعددة، فسيفشل التحقق. يجب عليك إما استخدام قيمة TXT لسجل SPF لدى Zoho أو قيمة TXT المدمجة لسجل SPF. لمعرفة المزيد.
12. لإضافة سجلات DKIM، اعثر على خيار إضافة سجل TXT، ثم انقر فوق إضافة وحدد TXT من القائمة المنسدلة.
13. بالنسبة إلى حقل المضيف، انسخ القيمة "zoho._domainkey" (سيكون هذا مختلفًا في حال وجود محدِّد مختلف) من صفحة إعداد النطاقات في Zoho وألصقها في صفحة DNS لنطاقك.
14. بالنسبة إلى حقل النقاط إلى/القيمة، انسخ القيمة "v=DKIM1; k=r**; p=***************....****‎" من صفحة إعداد النطاق في Zoho وألصقها في صفحة DNS لنطاقك وانقر فوق حفظ. يمكنك التحقق من صلاحية سجل DKIM الخاص بك هنا.
15. في حقل TTL لكل السجلات (إذا كان قابلاً للتحرير)، حدِّد أقصر مدة زمنية ممكنة لتنفيذ التغييرات في أقرب وقت ممكن.
    ملاحظة:

    قد يستغرق انتشار سجل DNS بعض الوقت حسب نوع السجل وإعدادات TTL لمسجِّل النطاقات. يقدم الجدول أدناه الوقت التقريبي للانتشار لكل نوع سجل.

    نوع السجل	وقت الانتشار المقدر
    MX	من ساعة إلى ساعتين
    TXT (SPF‏،DKIM)	من 4 ساعات إلى 48 ساعة

بعد إضافة السجلات الثلاثة، عُد إلى صفحة إعداد نطاق Zoho Mail الخاص بك وانقر فوق التحقق من كل السجلات. قد يستغرق تلقي رسائل البريد الإلكتروني نحو ساعة أو ساعتين عند التحقق بنجاح من سجلات MX الخاصة بك ومن 4 ساعات إلى 48 ساعة لتعميم سجلات SPF وDKIM استنادًا إلى مسجِّل النطاقات.

ترحيل البريد الإلكتروني

عند التبديل من موفر خدمة البريد الإلكتروني السابق، يمكنك ترحيل بياناتك من موفر الخدمة السابق إلى Zoho Mail باستخدام إحدى طرق الترحيل المتوفرة هذه:

1. الترحيل عبر IMAP/POP
2. الترحيل من Google Workspace
3. الترحيل من Microsoft 365
4. الترحيل من Microsoft Exchange
5. معالج الترحيل Zoho Exchange

من الضروري اختيار نوع الترحيل المناسب لتيسير النقل السهل. اعرف المزيد عن ترحيل Zoho Mail. وبعد اختيار طريقة الترحيل المفضلة،

1. انقر فوق بدء ترحيل البيانات لتشغيل صفحة الترحيل.
2. يمكنك تعيين اسم لهذا الترحيل عن طريق إدخال الاسم المرغوب فيه في حقل اسم هذا الترحيل.
3. لبدء عملية الترحيل، يجب أن تقدم إلينا تفاصيل خادمك. إذا كنت تقوم بالترحيل من حساب Google Workspace أو Microsoft 365، فسيُطلب منك إجراء المصادقة نفسها قبل إضافة الترحيل.
4. حدد حالة البروتوكول أو التطبيق من القائمة المنسدلة.
5. قدِّم تفاصيل الخادم الذي تريد ترحيل البيانات منه. بمجرد الانتهاء، انقر فوق إضافة.
6. في صفحة الإعدادات، قدِّم معلومات حول المجلدات التي تريد ترحيلها واستبعادها وغير ذلك من التفاصيل ذات الصلة. بمجرد الانتهاء، انقر فوق إضافة.
7. يمكنك تعيين حد أقصى للاتصال وأن تذكر متى يجب إيقاف الترحيل مؤقتًا في ما يتعلق بالتخزين. انقر فوق إنشاء.
8. للتحقق من إعدادات الترحيل، انتقل إلى قسم التكوينات في الجزء العلوي.
9. انتقل إلى قسم المستخدمون إما لإضافة كل حساب على حدة أو استيراد الحسابات باستخدام ملف CSV.
10. بعد إضافة الحسابات اللازمة، انقر فوق بدء الترحيل.

الوصول عبر الهاتف المحمول

يحتوي Zoho Mail على تطبيقات متعددة، مصممة للمسؤولين أثناء التنقل، وكذلك ليتمكن المستخدمون من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم من أي مكان وفي أي وقت. تطبيقات Zoho Mail هي:

1. تطبيق Zoho Mail Admin
2. تطبيق Zoho Mail للهواتف المحمولة