Uma ferramenta de email para empresas é mais do que uma plataforma para enviar mensagens. Trata-se de um canal de representação da sua marca, que gera confiança, organização, produtividade e alcance do público-alvo.
Desta forma, é importante que a sua empresa tenha um e-mail com domínio personalizado, completo e seguro.
Por isso, compilamos uma lista com alguns dos melhores provedores e as suas características. São algumas opções de serviços disponíveis no mercado, contabilizando fatores como usabilidade, preço, escalabilidade, segurança, colaboração e mais.
Confira!
Principais provedores de email para empresas do mercado
Como escolher o melhor email profissional diante de tantas opções? A lista a seguir mostra alguns dos melhores serviços pagos:
1. Zoho Mail
O Zoho Mail, e-mail corporativo da Zoho, tem layout simples, intuitivo, permite que a sua empresa tenha domínio personalizado, calendários, integrações, suporte humanizado e proativo, planos flexíveis e acessíveis.
Ele é livre de anúncios, com sistema anti-spam, versão mobile e alta segurança, como criptografia de ponta a ponta, proteção contra phishing, controle de acesso e autenticação de dois fatores.
Você pode contratar um plano de hospedagem de e-mail gratuito para até 5 contas. Mas, se você já entendeu a importância do e-mail empresarial, deve optar por um plano pago.
O Zoho Mail conta com o melhor custo-benefício, com planos que custam a partir de R$ 5 reais/usuário/mês. A depender do plano, cresce em recursos, com acesso offline, backup, recall de e-mail, Streams, suporte aos protocolos POP e IMAP, anexos de até 1 GB e mais.
O Streams permite a comunicação e a colaboração em uma equipe, aumenta a produtividade e reduz o número de respostas e encaminhamentos necessários.
Qualquer mensagem poderá ser publicada, com curtidas, comentários, debates e mais.
O Zoho Mail Premium, que inclui todos esses recursos e muitos outros, custa apenas R$ 20/usuário/mês.
E, além de ser uma das ferramentas de e-mail corporativo mais completas, o Mail foi eleito pelo Reclame Aqui como o provedor mais bem avaliado, com nota 8.9, muito à frente do segundo colocado.
2. Outlook
O Outlook é oferecido pela Microsoft, dentro do pacote Microsoft Office. Há uma versão gratuita, anteriormente chamada de Hotmail.
A ferramenta funciona em vários dispositivos, exceto no Linux, o que pode ser um problema para empresas do segmento de tecnologia e inovação que costumam usar esse sistema operacional. Não é produtivo criar máquinas virtuais apenas para utilizar o e-mail corporativo.
Assim como o Zoho Mail, o Outlook permite permite integrações e recursos como recuperação de e-mail excluído, suporte e organização automática. A principal desvantagem é que a interface pode ser complicada e confusa para novos usuários, o que dificulta o uso.
O serviço de hospedagem de e-mail inclui a versão mobile dos aplicativos Microsoft Office e o armazenamento de arquivos no OneDrive. Ele tem recursos para gerenciar projetos, acompanhar tarefas e mais.
O Microsoft 365 possui planos que variam de R$32 a R$ 140/usuário/mês. O plano mais popular é o Business Standard, com 50 GB de armazenamento de e-mail por usuário, acesso offline e custo de R$ 80/usuário/mês, o que pode ser caro.
Se quiser abrir mão de videochamadas, o plano para Pequenos e Médios Negócios custa R$ 52,80/usuário/mês, mas não permite que você adicione um domínio personalizado, por exemplo.
3. Gmail
O Gmail, e-mail do Google, é popular e gratuito. Ele também oferece planos pagos para empresas, com diferentes armazenamentos, opções de suporte e outros recursos.
É compatível com vários dispositivos, sistemas operacionais e navegadores. Todos os planos são livres de anúncios e incluem anti-spam, agrupamento de e-mails, segurança, criptografia, proteção contra phishing, spam e autenticação de dois fatores.
O Google Workspace é um serviço de hospedagem de e-mail com fluxo de trabalho baseado na nuvem. Ele gera integração com outros aplicativos do Google.
O serviço de hospedagem de e-mails oferece planos que variam entre R$ 35 e R$ 105/usuário/mês. Há um teste gratuito de 14 dias.
O plano intermediário, Business Standard, custa R$ 70/usuário/mês, com 2 TB de armazenamento em nuvem por usuário e reuniões com até 150 participantes.
Infelizmente, o Gmail não possibilita o envio de e-mails a partir de um endereço de e-mail que não seja do próprio Gmail sem o uso de uma ferramenta de terceiros. Além disso, alguns usuários não gostam da categorização automática em guias, como "Principal", "Social" e "Promoções".
4. Locaweb
É um e-mail profissional, com domínio grátis, que pode ser acessado por navegador ou aplicativo, fácil de usar e com recursos adicionais. Os planos são escaláveis.
O serviço conta com proteção anti-spam, antivírus, versão mobile, personalização e flexibilidade. Os valores variam de R$ 9,90 até R$ 49,90 por mês.
O primeiro conta com 1 conta de e-mail e 10 GB, enquanto o maior plano tem 100 contas de e-mails com 10GB cada.
A empresa brasileira não oferece uma interface tão intuitiva ou moderna quanto a dos concorrentes; também pode não oferecer tantas integrações e apresentar instabilidades, o que acaba por prejudicar a sua produtividade.
No seu plano de 7 reais mensais por usuário, não há opção de lembretes, modo offline, criptografia de ponta a ponta, relatórios de Spam, prevenção de perda de dados e outros recursos presentes no Zoho Mail - de R$ 4,00 mensais por usuário.
5. Hostinger
A Hostinger tem uma hospedagem de e-mail corporativo com vários recursos, como filtragem de spam, suporte para IMAP e POP3, infraestrutura Cloud, compatibilidade mobile e mais.
O serviço possibilita integração com outros serviços, além de alguns recursos de segurança e conformidade como antivírus e anti-spam. Infelizmente, esses recursos podem não ser tão avançados.
Existem os planos de email Business Starter por R$ 3,99/mês ou o Business Premium pelo valor de R$ 7,99/mês, com mais funcionalidades. Os preços são cobrados por cada caixa de entrada.
O menor plano possui 10 GB de armazenamento de e-mail, enquanto o Business Premium disponibiliza 50 GB de armazenamento de e-mail.
A principal desvantagem é que ela pode ser mais complexa de configurar do que outras opções, especialmente para usuários menos técnicos. Além disso, embora a Hostinger ofereça suporte, alguns usuários relatam que a qualidade pode ser inconsistente.
O que um bom provedor de email para empresas precisa ter?
Cada solução de hospedagem de e-mail para empresas tem seus prós e contras, mas quais são os recursos principais e essenciais para qualquer empresa?
1. Confiabilidade
Garanta que a empresa tenha referência no mercado ou que o sistema não cause perda de e-mails, inatividade ou falta de backups, por exemplo.
2. Segurança
O provedor deve possuir medidas de segurança robustas, como proteção contra spam, vírus e phishing, criptografia, autenticação de dois fatores e mais.
3. Facilidade de uso
Uma interface intuitiva e fácil de usar é essencial para que a produtividade possa acontecer. Escolha um serviço com configuração fácil e interface amigável.
4. Armazenamento
Considere a quantidade de espaço para e-mail e armazenamento em nuvem; também verifique se poderá ampliar segundo as necessidades da empresa.
5. Escalabilidade
À medida que sua empresa cresce, o seu provedor de e-mail para empresas deve acompanhar, com planos personalizáveis.
6. Integração
O sistema de e-mail deve permitir integrações com outras ferramentas e centralização de dados, o que aumenta a eficiência e a produtividade.
7. Suporte ao cliente
Verifique se o suporte é ágil e disponível a todo momento, evitando que problemas não resolvidos parem a sua produtividade.
8. Custo
Considere o custo-benefício, pois serviços de e-mail para empresas com preços altos nem sempre são os melhores ou mais flexíveis.
9. Mobilidade
Acesso móvel é importante para manter a produtividade. Verifique se o sistema escolhido se adapta a diferentes dispositivos.
10. Recursos avançados
Verifique se o provedor oferece recursos adicionais para otimizar a colaboração e a comunicação.
Conclusão
A Zoho é reconhecida mundialmente por fornecer um compilado de softwares, sendo referência no setor e crescendo a cada dia, com mais de 22 milhões de usuários.
E o Zoho Mail oferece tudo o que você precisa:
Recursos avançados, como áudios nos e-mails, onde você pode anexar mensagens de voz, acelerando a comunicação.
Streams, para criar canais de debate dentro do e-mail, gerando colaboração.
Compartilhamento de rascunhos para acelerar a produção, envio e-mails em massa, envio de convites para toda a equipe com o Zoho Cliq e mais.
eDiscovery, para rastrear, manter, pesquisar e descobrir os dados que desejar, quando quiser.
Conformidade com as leis do setor, alta segurança e privacidade incomparável.
Consultas com filtros para gerar eficiência, relatórios de auditoria, regras para retenção de e-mails, personalização de políticas e mais.
O Zoho Mail se integra perfeitamente com várias ferramentas da Zoho e de terceiros, conta com profunda segurança e outras vantagens exclusivas.
Ele pertence a plataforma Zoho Workplace, uma plataforma completa, com 8 softwares: o e-mail corporativo, pacote office, solução de videochamadas e webinars, chat corporativo, intranet social, armazenamento de arquivos em nuvem e mais.
Todos os aplicativos estão conectados ao armazenamento na nuvem. É o melhor serviço, já que agrupa o software principal com altas ferramentas de produtividade - pelo melhor custo-benefício, a partir de 12 reais por usuário/por mês.
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