การตั้งค่าอีเมลธุรกิจ

เพิ่มผู้ใช้ไปที่องค์กรของคุณ

หลังจากยืนยันโดเมนสำเร็จแล้ว คุณจะถูกขอให้ระบุชื่อเพื่อสร้างผู้ใช้รายแรกขององค์กรของคุณ โปรดทราบว่าผู้ใช้คนแรกที่คุณสร้างจะเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงตามค่าเริ่มต้น ผู้ดูแลระบบระดับสูงจะมีสิทธิ์ทั้งหมดในกลุ่มผู้ใช้ทั้งหมดที่เพิ่มเข้ามาในองค์กรของคุณ

1. เมื่อระบุชื่อผู้ใช้แล้ว ให้คลิก สร้าง
2. หลังจากเพิ่มผู้ดูแลระบบระดับสูงแล้ว คุณจะถูกนำไปที่หน้าผู้ใช้ ซึ่งคุณสามารถเริ่มเพิ่มผู้ใช้ในองค์กรของคุณได้
3. การเพิ่มผู้ใช้ใน Zoho Mail สามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความสะดวกของคุณ
   • เพิ่มผู้ใช้ ทีละคน
   • นำเข้าผู้ใช้โดยใช้ไฟล์ CSV
   • เชิญผู้ใช้ให้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณ
   • นำเข้าจาก G Suite

เพิ่มผู้ใช้

1. คลิกปุ่ม เพิ่ม
2. ป้อน ชื่อนามสกุล ที่ต้องการในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง ตอนนี้ชื่อผู้ใช้จะได้รับการเพิ่มโดยอัตโนมัติจามรูปแบบอีเมลที่ต้องการ
3. คุณสามารถสร้างรหัสผ่านด้วยตัวเอง หรือคลิก สร้างอัตโนมัติ เพื่อสร้างรหัสผ่านสำหรับผู้ใช้โดยอัตโนมัติ
   หมายเหตุ:

   รหัสผ่านต้องมีอย่างน้อย 8 อักขระและมีอย่างน้อยหนึ่งตัวเลข, หนึ่งตัวพิมพ์ใหญ่, หนึ่งตัวพิมพ์เล็ก และหนึ่งอักขระพิเศษ

4. คุณสามารถเลือกตัวเลือก บังคับให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่าน ในการเข้าสู่ระบบครั้งแรก ตามความต้องการด้านการรักษาความปลอดภัยของคุณ
   หมายเหตุ:

   เลือกตัวเลือก บังคับให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่าน หากคุณต้องการให้ผู้ใช้ถูกเตือนให้เปลี่ยนรหัสผ่านบัญชีในการเข้าสู่ระบบครั้งแรก ผู้ใช้จะไม่สามารถเข้าถึงหรือใช้งานบัญชีของตนได้ก่อนที่จะเปลี่ยนรหัสผ่าน

5. คุณยังสามารถเลือก ส่งข้อมูลรับรองผ่านอีเมล เพื่อแชร์ข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบกับผู้รับที่ต้องการ
   หมายเหตุ:

   เลือกตัวเลือก ส่งข้อมูลรับรองผ่านอีเมล หากคุณต้องการแชร์ข้อมูลรับรองใหม่กับผู้ใช้ที่ต้องการ คุณสามารถส่งข้อมูลรับรองได้สูงสุด 5 ผู้รับ

6. คลิก เพิ่ม เพื่อเสร็จสิ้นการสร้างบัญชีผู้ใช้ในองค์กรของคุณ
7. ทำขั้นตอนเดียวกันซ้ำเพื่อเพิ่มผู้ใช้ได้มากเท่าที่ต้องการ

นําเข้าผู้ใช้จากบริการอื่นของ Zoho

เพื่อนำเข้าผู้ใช้จากองค์ของคุณที่ใช้บริการ Zoho อื่น ให้เลือกตัวเลือก ผู้ใช้ Zoho อื่น จากเมนูด้านบน ผู้ใช้ที่เชื่อมโยงกับบริการ Zoho อื่นจะแสดงรายการที่ด้านล่าง ช่วยให้คุณนำเข้ามายัง Zoho Mail ได้อย่างง่ายดายโดยการสร้างบัญชีอีเมลสำหรับผู้ใช้แต่ละคน

นำเข้าผู้ใช้จากไฟล์ .CSV

1. คลิกตัวเลือก นำเข้า จากนั้นเลือกตัวเลือก นำเข้าโดยใช้ไฟล์ CSV จากนั้นคลิก เริ่มการนำเข้า
2. คุณสามารถสร้างไฟล์ .CSV โดยใช้แอปสเปรดชีต เช่น Zoho Sheets หรือ Excel
3. คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างจากส่วนนำเข้าจาก CSV
4. เมื่อไฟล์ .CSV ของคุณพร้อมแล้ว คลิกปุ่ม เลือกไฟล์ แล้วเลือกไฟล์ที่ต้องการ
5. ผู้ใช้ทั้งหมดบนรายการในไฟล์ .CSV ของคุณจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณตรวจสอบผู้ใช้ที่คุณต้องการเพิ่มลงในองค์กรของคุณเพิ่มเติม คุณสามารถเลือกที่จะนำเข้าผู้ใช้ทั้งหมดหรือตามจำนวนที่ต้องการได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
6. หลังจากเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการนำเข้าแล้ว คลิก ดำเนินการต่อ
7. ตั้งชื่อให้กับการนำเข้าของคุณเพื่อใช้อ้างอิง คุณยังสามารถบังคับให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านที่คุณตั้งระหว่างการเข้าสู่ระบบครั้งแรกของพวกเขาด้วยการทำเครื่องหมายที่ตัวเลือกนั้น
8. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก เริ่ม คุณไม่จำเป็นต้องรอให้การนำเข้าเสร็จสิ้น คุณสามารถตรวจสอบสถานะการนำเข้าได้โดยกลับมาที่หน้า นำเข้าผ่าน CSV ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

กลุ่ม

รายการกลุ่มหรือรายการส่งอีเมลคือที่อยู่อีเมลทั่วไป ซึ่งแชร์โดยผู้ใช้ชุดหนึ่งเพื่อที่มีประสงค์ร่วมกัน เมื่ออีเมลถูกส่งไปยังบัญชีของกลุ่ม สำเนาของอีเมลจะถูกส่งไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่ม

1. ให้คลิก ดำเนินการตั้งค่ากลุ่ม เพื่อเปิดใช้งานส่วนกลุ่มในคอนโซลผู้ดูแลระบบ เมื่อไปถึงตรงนั้นแล้ว ให้คลิก สร้างกลุ่มใหม่
2. ป้อนชื่อกลุ่มของคุณ ที่อยู่อีเมลของกลุ่ม และคำอธิบาย คุณยังสามารถเลือกระดับการเข้าถึงของกลุ่มได้ตามความต้องการของคุณ
3. หลังจากเลือกแล้วว่าคุณต้องการเปิดใช้งานสตรีมสำหรับกลุ่มหรือไม่ ให้คลิก ดำเนินการต่อ
4. คลิก เพิ่ม บนหน้าเลือกสมาชิก เพื่อเพิ่มผู้ใช้ไปยังกลุ่มของคุณ
5. เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มของคุณ:
   • ค้นหาและเพิ่มผู้ใช้ในองค์กรของคุณ: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่มผู้ใช้จากองค์กรของคุณ คลิกเครื่องหมาย + ถัดจากผู้ใช้บนป๊อปอัปเพิ่มสมาชิกเพื่อเพิ่มไปยังกลุ่มของคุณและคลิก เพิ่ม
   • เพิ่มสมาชิกโดยใช้ที่อยู่อีเมล: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่มสมาชิกโดยใช้ที่อยู่อีเมล กรอกที่อยู่อีเมลที่ต้องการโดยแยกรายการโดยใช้เครื่องหมายจุลภาคในป๊อปอัปเพิ่มสมาชิกกลุ่มและคลิก เพิ่ม
   • เพิ่มผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กร: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่มผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณไปยังกลุ่ม คลิก สร้าง ที่ป๊อปอัปการยืนยัน
6. คุณสามารถเปลี่ยนบทบาทของผู้ใช้ได้โดยการคลิกบทบาทของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะเปลี่ยนเป็นสมาชิกหรือผู้ควบคุมก็ได้
7. คลิก สร้าง เมื่อเสร็จสิ้น แล้วคลิก ดำเนินการต่อ ในส่วนยืนยันการดำเนินการ! หน้าเพื่อสร้างกลุ่ม

การแมป DNS

การแมปอีเมลของคุณกับ Zoho Mail เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการตั้งค่าอีเมลธุรกิจของคุณ คุณต้องกำหนดค่าระเบียน MX ของโดเมนของคุณในผู้ให้บริการโฮสต์ DNS (DNS Manager) เพื่อให้ผู้ใช้และกลุ่มที่คุณสร้างสามารถเริ่มต้นรับอีเมลได้ ระเบียน MX (Mail eXchange) นั้นเป็นรายการพิเศษใน DNS ที่กำหนดเซิร์ฟเวอร์รับอีเมลของโดเมนของคุณ

นอกจากนี้เรายังแนะนำให้เพิ่มระเบียน SPF และ DKIM เพื่อป้องกันการปลอมแปลงอีเมล การสวมรอยอีเมลเป็นการปลอมแปลงอีเมลเพื่อให้ดูเหมือนว่าอีเมลถูกส่งมาจากผู้อื่นที่ไม่ใช่แหล่งที่แท้จริง การเพิ่มระเบียน SPF และ DKIM จะช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลที่ถูกต้องจากโดเมนของคุณจะถูกส่งถึงผู้รับ และยังป้องกันการปลอมแปลงอีเมลอีกด้วย

คำแนะนำทั่วไปสำหรับการแมป DNS

1. คลิก ดำเนินการแมป DNS บนหน้าการตั้งค่าโดเมนของ Zoho
2. ในแท็บใหม่ ให้เข้าสู่ระบบพอร์ทัลเว็บของผู้ให้บริการจดทะเบียนโดเมนของคุณ
3. เปิดใช้ ตัวจัดการ DNS/ หน้าการจัดการโดเมน/ แผงควบคุม DNS สำหรับบัญชีของคุณ (ซึ่งจะแสดงรายการโดเมนทั้งหมดที่คุณจดทะเบียน)
4. หากต้องการ เพิ่มระเบียน MX ให้ค้นหาตัวเลือกเพื่อเพิ่มระเบียน MX/ เซิร์ฟเวอร์อีเมล/ การตั้งค่าอีเมล (หากจำเป็น โปรดดูหน้าความช่วยเหลือของผู้ให้บริการโดเมนของคุณ หรือรับการช่วยเหลือจากผู้ให้บริการจดทะเบียน)
5. หากคุณมีรายการระเบียน MX อยู่แล้ว คุณต้องลบออก
6. หาตัวเลือกเพื่อเพิ่มระเบียนใหม่ แล้วเลือกตัวเลือกนั้น
7. ระบุชื่อ/ โฮสต์/ โดเมนย่อยเป็น "@" หรือเว้นว่างไว้
8. ระบุ Points to Value เป็น "mx.zoho.***" สำหรับระเบียนแรก และตั้งค่า Priority เป็น 10 แล้วคลิก บันทึก
9. ทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อเพิ่มระเบียน MX ที่สอง (mx2.zoho.***) และสาม (mx3.zoho.***) สำหรับโดเมนของคุณ และตั้งค่า Priority เป็น 20 และ 50 ตามลำดับ คุณต้องเพิ่มระเบียน MX ทั้งสามระเบียน คุณต้องลบระเบียน MX ที่มีอยู่ของผู้ให้บริการอีเมลรายเดิมของคุณ เพื่อให้ส่งอีเมลได้อย่างต่อเนื่อง เรียนรู้เพิ่มเติม
   หมายเหตุ:

   Zoho Mail ยังเสนอการตั้งค่าให้ทำงานร่วมกับบริการอื่นผ่านการกำหนดเส้นทางอีเมลขั้นสูงและการเชื่อมต่อกับโซลูชันความปลอดภัยของอีเมลภายนอก สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูหน้าความช่วยเหลือของเรา

10. หากต้องการเพิ่มระเบียน SPF ให้ค้นหาตัวเลือกเพื่อเพิ่มระเบียน TXT จากนั้นคลิก เพิ่ม และเลือก TXT จากรายการดรอปดาวน์
11. ระบุ Name/ Host เป็น "@" ในฟิลด์ ค่า TXT ให้ใส่ "v=**** include:zoho.*** ~all" แล้วคลิก บันทึก หากมีระเบียน SPF หลายรายการ การยืนยันจะล้มเหลว คุณต้องใช้ค่า TXT ของระเบียน Zoho SPF หรือค่า TXT แบบผสานรวมของระเบียน SPF เรียนรู้เพิ่มเติม
12. หากต้องการเพิ่มระเบียน DKIM ให้ค้นหาตัวเลือกเพื่อเพิ่มระเบียน TXT จากนั้นคลิก เพิ่ม และเลือก TXT จากรายการดรอปดาวน์
13. สำหรับฟิลด์ Host ให้คัดลอกค่า "zoho._domainkey" (ซึ่งจะแตกต่างกันในกรณีของตัวเลือกอื่น) จากหน้าการตั้งค่าโดเมนของ Zoho แล้ววางลงในหน้า DNS ของโดเมนของคุณ
14. สำหรับฟิลด์ Points to/ Value ให้คัดลอกค่า "v=DKIM1; k=r**; p=***************....****" จากหน้าการตั้งค่าโดเมนของ Zoho และวางลงในหน้า DNS ของโดเมนของคุณ แล้วคลิก บันทึก คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน DKIM ของคุณได้ที่นี่
15. ​ในฟิลด์ TTL สำหรับระเบียนทั้งหมด (หากสามารถแก้ไขได้) ให้เลือกเวลาที่สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผลโดยเร็วที่สุด
    หมายเหตุ:

    การเผยแพร่ระเบียน DNS อาจใช้เวลาสักระยะหนึ่ง ตามประเภทของระเบียนและการตั้งค่า TTL ของผู้ให้บริการจดทะเบียนโดเมนของคุณ ตารางด้านล่างระบุเวลาเผยแพร่โดยประมาณสำหรับระเบียนแต่ละประเภท

    ประเภทระเบียน	เวลาเผยแพร่โดยประมาณ
    MX	1 ถึง 2 ชั่วโมง
    TXT (SPF,DKIM)	4 ถึง 48 ชั่วโมง

หลังจากเพิ่มระเบียนทั้งสามแล้ว ให้กลับไปที่หน้าการตั้งค่าโดเมน Zoho Mail ของคุณและคลิก ยืนยันระเบียนทั้งหมด อาจใช้เวลาประมาณหนึ่งหรือสองชั่วโมงเพื่อให้คุณได้รับอีเมลเมื่อการยืนยันความถูกต้องระเบียน MX ของคุณเสร็จสมบูรณ์และใช้เวลา 4 ถึง 48 ชั่วโมงสำหรับการเผยแพร่ระเบียน SPF และ DKIM ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการจดทะเบียนโดเมนของคุณ

การย้ายอีเมล

เมื่อคุณย้ายมาจากผู้ให้บริการอีเมลรายก่อน คุณสามารถย้ายข้อมูลของคุณมายัง Zoho Mail โดยใช้วิธีการย้ายวิธีหนึ่งเหล่านี้:

1. การย้ายบริการ IMAP/POP
2. การย้ายจาก Google Workspace
3. การย้ายจาก Microsoft 365
4. การย้ายจาก Microsoft Exchange
5. ตัวช่วยย้ายจาก Exchange ของ Zoho

การเลือกประเภทการย้ายที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้ย้ายได้ง่ายนั้นเป็นสิ่งสำคัญ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Zoho Mail Migration หลังจากเลือกวิธีย้ายที่คุณต้องการแล้ว

1. คลิก เริ่มการย้าย เพื่อเปิดหน้าการย้าย
2. คุณสามารถมอบหมายชื่อให้กับการย้ายนี้โดยการกรอกชื่อที่ต้องการในฟิลด์ ชื่อสำหรับการย้ายนี้
3. เพื่อเริ่มกระบวนการย้าย คุณต้องให้รายละเอียดเซิร์ฟเวอร์ของคุณแก่เรา หากคุณกำลังย้ายข้อมูลจากบัญชี Google Workspace หรือ Microsoft 365 คุณจะต้องยืนยันตัวตนก่อนที่จะเพิ่มการย้ายข้อมูล
4. เลือกโปรโตคอลหรือแอปพลิเคชันจากเมนูดรอปดาวน์
5. ระบุรายละเอียดเซิร์ฟเวอร์จากตำแหน่งที่คุณต้องการย้ายข้อมูล เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก เพิ่ม
6. ในหน้าการตั้งค่า ให้ระบุโฟลเดอร์ที่จะย้าย ยกเว้น และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก เพิ่ม
7. คุณสามารถตั้งค่าขีดจำกัดการเชื่อมต่อสูงสุด และระบุเวลาที่ต้องการหยุดการย้ายข้อมูลชั่วคราวในส่วนที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้ คลิก สร้าง
8. เพื่อตรวจสอบการตั้งค่าการย้าย ให้ไปที่ส่วน การกำหนดค่า ที่เมนูด้านบน
9. ไปที่ส่วน ผู้ใช้ เพื่อเพิ่มทีละบัญชีหรือนำเข้าโดยใช้ไฟล์ CSV
10. หลังจากเพิ่มบัญชีที่จำเป็นแล้ว ให้คลิก เริ่มการย้าย

การเข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่

Zoho Mail มีแอปหลายตัวที่ออกแบบมาให้ผู้ดูแลระบบเพื่อการทำงานในทุกๆ ที่ และเพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบอีเมลของตนได้ทุกที่ทุกเวลา แอป Zoho Mail ได้แก่

1. แอป Zoho Mail Admin
2. แอป Zoho Mail สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่