Hingga 80% tugas project management pada tahun 2030 diprediksi akan dijalankan oleh AI. Artinya, pemahaman mendalam tentang AI bukan lagi nilai tambah, tetapi menjadi kebutuhan strategis bagi setiap project manager.
Meski banyak project manager percaya AI dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi, penelitian terbaru menunjukkan masih ada kesenjangan pengetahuan yang bisa saja berisiko besar untuk perusahaan.
Selain itu, masih ada rasa skeptis terhadap AI dapat menandakan bahwa risiko-risiko terkait AI belum dikomunikasikan secara jelas, baik oleh vendor maupun internal perusahaan.
Karena itu, project manager perlu mengadopsi AI dengan cara yang kritis dan terinformasi. Mereka yang berinvestasi pada literasi AI (AI literacy), baik melalui pelatihan formal maupun kolaborasi dengan para ahli, akan lebih siap meminimalkan friksi dan memaksimalkan hasil ketika mengintegrasikan AI ke dalam proses manajemen proyek.
Tantangan AI dalam Project Management
AI menawarkan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas banyak tugas. Namun, manfaat ini hanya bisa dicapai jika project manager memiliki pemahaman operasional dan strategis yang tepat.
Ada beberapa tantangan saat project management mengutilisasi teknologi AI:
1. Kompleksitas akuntabilitas
AI dengan mudah dapat merekomendasikan terkait perencanaan dan eksekusi tugas. Kemudian timbul pertanyaan penting, siapa yang bertanggung jawab jika hasil dari AI tersebut kurang tepat?
Sifat Black Box dari AI menyulitkan project manager untuk memahami bagaimana sistem mengambil keputusan dari AI. Hal ini membuat rekomendasi AI sulit dipercaya dan sulit pula dijelaskan kepada stakeholder.
2. Risiko bias data
AI menghasilkan jawaban berdasarkan data yang digunakan saat ia dilatih. Jika data tersebut mencerminkan pola lama yang kurang ideal, AI bisa saja memperkuat bias tersebut tanpa disadari.
Dampak dari bias dalam data bisa berupa alokasi sumber daya yang tidak efektif, timeline proyek yang meleset, akurasi prediksi menurun, dan menurunnya kepercayaan stakeholder.
Oleh karena itu, project manager harus bisa menilai potensi bias agar tetap dapat mengambil keputusan yang adil dan objektif.
Baca juga:
Bagaimana Cara Menggunakan AI di Tempat Kerja Tanpa Melewati Batas?
Cara meningkatkan AI Literacy bagi Project Manager
Untuk mengoptimalkan penggunaan AI, project manager perlu memperkuat pemahaman teknis, operasional, dan etik. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk meningkatkan AI Literacy:
1. Mengikuti pelatihan dan program upskilling
Jika Anda berencana mengikuti pelatihan atau program upskilling, cukup fokus saja pada topik dasar-dasar machine learning, prompt engineering untuk meningkatkan kualitas LLM, aspek privasi dan regulasi penggunaan AI.
Topik-topik inilah yang bisa membantu project manager memahami "cara kerja" AI dan batasannya.
2. Kolaborasi dengan SME (Subject Matter Expert)
Supaya pengalaman belajar yang lebih praktis, project manager bisa bekerja langsung dengan ahli AI atau data science.
Harapannya, dengan interaksi rutin antara project manager dengan ahli AI akan menghasilkan pemahaman yang lebih komprehensif dan mendalam tentang AI, mulai dari keunggulannya hingga cara mengatasi keterbatasannya.
3. Mengintegrasikan AI secara bertahap
Mengintegrasikan AI ke dalam tugas-tugas proyek secara bertahap dapat menjadi lengkah bijak. Hal ini akan memungkinkan manajer untuk mengevaluasi dampak AI terhadap tujuan, membandingkan hasil kerja manual versus otomatis, dan menentukan workflow mana yang paling efisien.
Misalnya, seoarang manajer mungkin menemukan bahwa penjadwalan otomatis dan reminder dapat meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan, tetapi diskusi strategis tetap lebih efektif jika dilakukan langsung oleh tim.
Mendorong adopsi AI di dalam tim
Sebagai awalan, project manager bisa lebih fokus untuk menggunakan AI pada tugas rendah risiko, tetapi memiliki dampak yang tinggi, seperti: penjadwalan, transkrip meeting, ringkasan dokumentasi, dan reminder otomatis. Ini adalah awal yang baik untuk melihat manfaat AI tanpa beban kompleksitas teknis.
Project manager juga dapat melibatkan anggota tim dalam pemilihan tools AI yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Misalnya para stakeholder ingin menentukan low-code berbasis AI untuk membangun dashboard proyek yang dipersonalisasi atau memilih alat analitik bertenaga AI yang mereka gunakan untuk menilai risiko dalam strategi proyek.
Pendekatan ini dapat meningkatkan antusiasme dan rasa memiliki, tetapi juga membuka ruang untuk menentukan bagaimana mengukur keberhasilan penggunaan AI .
Selain itu, penting untuk memetakan anggota tim yang sudah menggunakan AI secara mandiri untuk pekerjaan mereka. Project manager dapat mempertimbangkan untuk melakukan survei informal yang dapat membantu memahami pola penggunaan, potensi risiko, dan peluang untuk standarisasi tool.
Tetap Fleksibel dalam Penerapan AI
Tahap awal dari adopsi AI dalam tim proyek sebaiknya bersifat eksploratifdengan mencoba berbagai tools, mengevaluasi dampaknya terhadap pelaksanaan terhadap proyek dan hasilnya, serta menilai sejauh mana alat-alat terebut selaras dengan tujuan.
Seorang project manager perlu memiliki keahlian untuk mengevaluasi AI secara kritis. Manajer mungkin akan menemukan hasil yang tidak sesuai harapan.
Di sinilah fleksibilitas dan umpan balik berkelanjutan dibutuhkan untuk menentukan keputusan terhadap hasil evaluasi AI tersebut.
Pada akhirnya, keberhasilan project manager selalu bergantung pada kemampuan untuk beradaptasi, merespons perubahan, dan terus menyempurnakan proses. AI hanyalah perpanjangan dari mindset tersebut, alat yang kuat, namun tetap membutuhkan manusia yang kritis dan terinformasi untuk mencapai hasil terbaik.
Comments