Uma empresa de sucesso precisa que as tarefas funcionem perfeitamente, e cada colaborador saiba exatamente o que fazer e quando fazer, com projetos concluídos com pontualidade. Parece um sonho? Na verdade, isso é totalmente possível com um workflow bem estruturado.
Então, se você está cansado de processos desorganizados, prazos perdidos e a sensação constante de apagar incêndios, neste post, vamos te ajudar a montar um fluxo de trabalho eficiente. Basta seguir a leitura para conferir as dicas!
O que é workflow?
O workflow, ou fluxo de trabalho, é um processo usado para completar um projeto, definindo a forma como a equipe trabalha. Ele pode ser expressado numa série de etapas que precisam ser concluídas em sequência num diagrama ou lista.
O fluxo de trabalho bem definido visa melhorar os resultados, reunindo procedimentos e padrões para otimizar os processos.
A ferramenta pode ser simples ou complexa, e usada para diversas ações, como gerenciar projetos, automatizar, atender clientes e mais. Você pode executar um fluxo de trabalho completo sozinho, pode envolver várias pessoas, ou até apenas máquinas.
O workflow não deve ser confundido com apenas uma demanda isolada, pois é estratégico e feito em sequência, de forma frequente. Como, por exemplo, o onboarding de colaboradores, que ocorre sempre que você contrata um novo membro da equipe.
Quais são os tipos de workflow?
É importante conhecer os tipos de workflow que podem garantir o acompanhamento e alcance dos resultados. Confira:
1. Workflow de produção
Um workflow de produção é formado por etapas que descrevem como um produto ou serviço é criado até ser entregue, contendo manutenção contínua e pós-venda, devendo gerar eficiência e garantir um resultado com qualidade.
Cada empresa precisa adaptar o workflow segundo as necessidades. Ele é mais recomendado para dados em grande escala, estratégias financeiras e de negócios.
2. Workflow administrativo
Ele descreve como as tarefas administrativas e operacionais são feitas; é usado para melhorar a eficiência, transparência e precisão, adaptando-se à organização. Assim, pode ser simples ou complexo, dependendo das demandas, e é um meio-termo entre os outros modelos.
Nele, a automação e o uso de sistemas integrados são importantes. Esse workflow é recomendado para atividades contínuas e previsíveis, coordenadas por regras simples, além de tarefas que envolvem o processamento de documentos e formulários.
3. Workflow ad hoc
O workflow ad hoc não segue uma sequência pré-definida, mas é criado e ajustado para situações específicas. Essa metodologia é flexível, personalizada, e envolve a colaboração entre diversas partes, ajudando a garantir agilidade.
O workflow ad hoc é o oposto do fluxo de trabalho de produção, que é mais rígido. Ele é mais adequado para pessoas que realizam tarefas sozinhas ou que querem cumprir demandas não tradicionais.
Desafios enfrentados na gestão de workflow
É natural que, com tantas vantagens, a gestão de workflow apresente desafios:
Complexidade: com a empresa crescendo, os processos e workflows ficam mais complexos. Gerenciar esses fluxos pode ser desafiador, com prazos, regras, várias equipes e departamentos.
Coordenação e comunicação: a coordenação dos membros da equipe, departamentos e partes interessadas é essencial. É preciso superar a falta de comunicação e colaboração para não gerar erros.
Falta de visibilidade: é preciso ter uma visão clara de um workflow para detectar áreas que precisam de melhorias. A falta de visibilidade pode gerar ineficiências e baixa produtividade.
Mudanças constantes: os fluxos podem ser afetados por mudanças, e o gestor precisa saber adaptá-los, mesmo diante de prazos apertados a serem cumpridos.
Integração de sistemas: as empresas usam vários sistemas, e fazer a integração das plataformas é essencial para garantir a harmonia e a transferência de dados entre equipes.
Controle de qualidade : garantir a qualidade dos processos em um workflow pode ser um desafio. Por isso, você deve estabelecer padrões claros, realizar monitoramentos e implementar correções.
Como usar o workflow na prática com as equipes da sua empresa
São quatro etapas básicas para aplicar um bom sistema de workflow:
Fase 1: Planejando o negócio para implementar a estratégia
Tenha o entendimento geral do negócio. Passe a mapear todas as tarefas, quais atividades são executadas, quais processos e profissionais envolvidos. Esse é o primeiro passo para entender quais práticas precisam ser otimizadas ou alteradas.
Fase 2: Automação de sistemas de fluxo de trabalho
Depois de entender as necessidades do fluxo, é importante adotar uma tecnologia que torne a gestão mais fácil e eficiente. Identifique também quais atividades exigem um monitoramento mais específico e como a tecnologia pode facilitar esse processo.
Fase 3: Engajamento da equipe
Treine a equipe, pois todos os colaboradores precisam entender suas funções para que o fluxo de trabalho produza resultados. Afinal, um fluxo de trabalho mais organizado será inútil se os trabalhadores envolvidos não tomarem boas providências.
Fase 4: Monitoramento de processos e pessoas
A etapa final é monitorar processos, pessoas e métricas de desempenho. Assim, é possível determinar se um workflow está trazendo bons retornos. Além disso, o monitoramento pode prevenir problemas na gestão e jornada de trabalho.
Ferramenta de workflow: conheça o Zoho Workplace
Não se preocupe: organizar e controlar processos pode ser mais fácil do que você pensa. Tudo que você precisa é usar uma ferramenta de workflow eficiente: o Zoho Workplace!
Trata-se de uma suíte de aplicativos projetada para facilitar a colaboração, comunicação e produtividade. Nessa solução robusta para gerenciar fluxos de trabalho, você terá:
1. Zoho Cliq
O chat corporativo que centraliza a comunicação entre equipes e permite acionar fluxos de trabalho diretamente pelo chat.
Por exemplo: se a sua equipe de suporte técnico recebe uma nova solicitação por formulário, o Zoho Cliq envia automaticamente uma mensagem no canal do time com os detalhes do chamado, usando um bot integrado. Um membro pode clicar num botão para assumir a tarefa, e isso já atualiza o status no sistema de atendimento.
2. Zoho Mail
O seu e-mail corporativo, completamente seguro, que permite criar regras para automatizar a organização dos e-mails e transformar conversas em colaborações em grupo com o recurso Streams.
Toda vez que um e-mail com um assunto específico chega, o Zoho Mail move automaticamente para sua pasta, sendo marcado como importante (se for o caso) e mencionado em um Stream com o departamento ao qual pertence. O time pode comentar e aprovar a solicitação ali mesmo, sem precisar encaminhar.
3. Zoho WorkDrive
A melhor solução de armazenamento em nuvem, o Zoho WorkDrive permite organizar arquivos em equipe com controle de permissões, versionamento e colaboração em tempo real.
Se, por exemplo, a equipe de marketing salva um novo briefing de campanha numa pasta compartilhada, o fluxo notifica os envolvidos para revisarem o arquivo em sequência. Cada vez que alguém conclui a revisão, o sistema atualiza o status e libera o documento para a próxima etapa.
4. Zoho Writer
Além de editar documentos, no Zoho Writer, você pode gerar conteúdos com campos automáticos, configurar aprovações em cadeia e integrar com assinatura digital.
Se o RH preenche um modelo de contrato de admissão com os dados do novo colaborador, o Writer insere os dados automaticamente e envia o documento para o gestor aprovar. Após a aprovação, o documento segue para assinatura digital no Zoho Sign, tudo dentro do próprio Writer.
5. Zoho Sheet
No Zoho Sheet, o seu processador de planilhas, você terá, além das funcionalidades tradicionais, automações com scripts personalizados e integração com outras ferramentas. Por exemplo: Um gestor de vendas atualiza manualmente o status de propostas em uma planilha do Zoho Sheet.
Cada vez que uma proposta é marcada como “Aprovada”, o sistema envia um e-mail automático ao financeiro para emitir a nota fiscal e cria uma tarefa no Zoho Connect para agendar a entrega do serviço.
6. Zoho Connect
É a sua intranet social corporativa, que funciona como uma rede social para a equipe, permitindo criar tarefas, grupos, pesquisas, fóruns e até apps personalizados com formulários e workflows.
Se o seu colaborador solicita férias preenchendo um formulário dentro do Zoho Connect, o pedido dispara um fluxo de aprovação que passa pelo gestor direto, RH e por fim retorna com a confirmação por e-mail e uma notificação no Cliq. Incrível, não?
E você ainda terá:
O Zoho Show, para apresentações,
O Zoho Meeting para webinars e videoconferências.
Todos os aplicativos do Zoho Workplace são integrados, facilitando a troca de informações e a colaboração. Você terá acesso via web e mobile, alta segurança e privacidade, com criptografia, backups, auditorias e conformidade robusta.
Mesmo com tantas funções, a interface é intuitiva e amigável, reduzindo a curva de aprendizado e aumentando a produtividade da equipe.
No Zoho Workplace, você terá o Zoho Connect, onde o Kanban é nativo, e faz parte do quadro de tarefas, integrado com todas as ferramentas de produtividade. Nele, você verifica o fluxo, os gargalos, o progresso, o status, a colaboração e mais.
Crie um fluxo eficiente e descomplicado, molde-o da maneira que você acha que é ideal e garanta melhores resultados! Conheça o Zoho Workplace.
Benefícios de investir em numa gestão de workflow
Embora tenha seus desafios, conte com o workflow para reduzir custos, melhorar a eficiência, ter mais transparência, aumentar a colaboração e otimizar os fluxos.
Ele permite que as tarefas sejam executadas com menos riscos, redundâncias e retrabalhos, com uso mais eficaz dos recursos, e maior capacidade de cumprir prazos.
Num workflow, é possível estabelecer padrões para realização das demandas, gerando qualidade. Quando bem estruturado, ele facilita a colaboração entre stakeholders, evitando conflitos e garantindo que estejam alinhados.
Logo, há maior visibilidade sobre as tarefas. O gestor passa a ter mais controle, encontrando gargalos e tomando medidas corretivas para evitar prejuízos.
Você terá etapas de monitoramento, revisão e validação, processos de feedback e verificações. Assim, a empresa também se torna mais inovadora, atualizada e adaptável às mudanças.
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