México ha sido uno de los pocos países que ha realizado una transición exitosa de la facturación en papel a la electrónica. La facturación electrónica se introdujo como una opción para las empresas en el 2004. En el 2011, México exigió el cumplimiento estricto de las normas de facturación electrónica a los grandes contribuyentes, y posteriormente, esto se extendió a todas las empresas en el 2014.
Existen dos métodos principales para generar facturas electrónicas, específicamente, CFD (Comprobantes Fiscales Digitales) y CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet). Sin embargo, este último método es el que actualmente exige el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la institución mexicana a la que todas las empresas deben reportar sus finanzas.
¿Qué es elCFDI en México?
La versión digital de las facturas, en México, se denomina Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y actúa como el recibo fiscal en el que se enumera información como los bienes o servicios correspondientes, el costo de cada artículo y los impuestos aplicados sobre ellos.
Estos documentos fiscales se deben crear mediante un sistema contable antes ser enviados a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que es la persona moral, autorizada por el SAT, para generar y procesar los comprobantes fiscales.
Adicionalmente, todas las empresas deben realizar operaciones de Timbrado para validar y firmar un CFDI. El Timbrado es un paso en el proceso de facturación electrónica en el cual un PAC recibe los datos de los CFDI y los valida.
A continuación, se agrega una firma certificada para obtener el sello del SAT. Finalmente, el PAC agrega el número de serie del certificado, el UUID y otros campos que forman parte del Timbre.
El objetivo principal de la adopción de la facturación electrónica es agilizar el proceso de captura y validación de la información fiscal, para que el SAT pueda realizar eficazmente los cálculos fiscales.
Características de un CFDI que cumple con el SAT
Todas las empresas deben asociarse con un PAC para validar sus CFDI. Antes de informar al SAT, sus CFDI deben contener los siguientes componentes:
Firma electrónica (e.firma): se trata de dos archivos, un certificado y una llave, propiedad del contribuyente, con que se pueden firmar documentos con la misma validez que una firma autógrafa. Se utiliza para la autenticación del contribuyente por parte del SAT y se requiere para solicitar un certificado de CSD.
Certificado de Sello Digital (CSD): este certificado permite a los contribuyentes aplicar el sello digital del proveedor antes de enviar el CFDI a un PAC.
UUID (Identificador único universal): es una serie única de 32 caracteres asignada por un PAC a un CFDI para que el SAT pueda identificar la factura electrónica.
Además de los puntos anteriores, el contribuyente debe generar los CFDI en formato XML, con un código de barras bidimensional y un enlace a la página oficial del SAT. Esto ayudará al SAT a autentificar las facturas electrónicas.
Todos los CFDI se deben enviar al SAT a través del PAC dentro de las 72 horas siguientes de su generación y se deben conservar archivados durante cinco años. En caso de errores, si desea anular un CFDI, debe comunicarse con su PAC. El PAC presentará una solicitud en su nombre, que usted puede aprobar o rechazar, en un plazo de 72 horas.
Cómo generar un CFDI
Esta es una lista de cosas que debe tener en cuenta antes de generar facturas electrónicas que cumplan con los requisitos.
1. El primer paso es registrar su empresa en el SAT.
2. En el momento de registrarse, el SAT le asignará la clave de firma electrónica (e.firma) y un sello digital (CSD).
3. Colabore con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que se encargará de validar y sellar sus CFDI.
El proceso
1. Un proveedor o comprador debe comenzar por completar todos los requisitos previos mencionados.
2. Con un software de contabilidad, el proveedor debe generar el archivo XML de los CFDI y compartirlos con el PAC. El software de contabilidad debe ayudarlo a agregar una firma electrónica, a validar toda la información de la factura y a realizar otras operaciones, como las anulaciones y el archivado.
3. A continuación, debe enviarlo al PAC autorizado con el que va a colaborar. Una vez que el PAC recibe los datos de los CFDI, los validará y firmará con un certificado proporcionado por el SAT (Sello SAT).
4. Luego, la factura electrónica se envía del PAC al SAT. Las facturas aprobadas se envían de vuelta a través de ese PAC. Luego, el proveedor puede compartir el XML o la copia en PDF de la factura con el cliente.
5. El comprador o el proveedor aún debe comprobar individualmente si una factura es válida o si es necesario anularla.
Último mandato: CFDI 4.0
La facturación electrónica en México tiene una larga historia y ha evolucionado mucho en la última década. El CFDI 4.0 es la versión más reciente de la declaración de impuestos y será la única válida a partir del 1 de enero del 2023.
Los contribuyentes que aún utilizan la versión 3.3 de los CFDI tienen que cambiarla pronto, ya que el período de gracia finaliza 1º de enero de 2023.
Estos son los aspectos más destacados de la versión 4.0:
1. Ahora es necesario agregar un nombre o nombre comercial válido del remitente y del destinatario.
2. Se deben agregar nuevos elementos de datos, como los códigos postales de clientes y los domicilios fiscales.
3. Habrá un campo adicional con el fin de indicar si los CFDI son para una exportación o están sujetos a impuestos.
4. Se incluirá una nueva sección para mencionar el motivo de las anulaciones de las facturas fiscales, junto con cuatro opciones estándar.
5. Se incluirán campos para mencionar los cambios en los códigos de respuesta del servicio para las facturas electrónicas anuladas.
6. Se han realizado algunos ajustes importantes en las normas de validación.
Punto de partida
Con la obligatoriedad de la facturación electrónica por parte del SAT para todas las empresas, deberá generar facturas y CFDI en XML para realizar negocios en México. Sin esto, su empresa podría enfrentarse a sanciones, pagos de multas o problemas con su cadena de suministro debido a pagos retrasados.
Mediante el uso de un software de contabilidad como Zoho Books (enlace a la página de inicio de México), puede generar sin problemas facturas y su CFDI, mientras el software lo ayuda a cumplir con el pago de impuestos y a realizar un seguimiento de sus operaciones comerciales.
