CFDI 4.0: la guía completa para facturar en 2023

 El 2023 trajo muchos cambios. Quizá uno de los más importantes es la entrada en vigor del CFDI 4.0.

En este artículo te explicaremos de qué se trata este nuevo estándar de CFDI, los cambios con respecto a la versión 3.3 y los métodos con que puedes generar facturas 4.0.

CFDI.  Puntos básicos que debes saber

1. ¿Qué es el CFDI?

CFDI son las siglas de Comprobante Fiscal Digital por Internet. Se trata de un documento electrónico que se usa para acreditar las transacciones económicas realizadas por una persona física o moral en México.

2. ¿Cuándo comenzó a implementarse la facturación electrónica en México?  ¿Cuántas versiones han existido?

La facturación electrónica en México comenzó a implementarse en 2005. Desde entonces el sistema se ha actualizado hasta la versión 4.0. Aquí un breve resumen de su historia:

• Versión 1.0: Comenzó a implementarse en 2005. Se le conocía simplemente como CFD (Comprobante Fiscal Digital).

• Versión 2.0: Entra en vigor en 2010 y se le empieza a llamar CFDI. También es aquí donde comienza a volverse obligatoria para algunos contribuyentes.

  • 2012 es el último año donde se pueden usar facturas en papel. Desde este punto solo son válidos los CFD y CFDI. Entra en vigor la versión 2.2.

• Versión 3.2: Desde 2014 se vuelve obligatoria para todos los contribuyentes. Desde este punto solo se admite el uso del CFDI. Se dejan de usar los CFD y los CBB (Códigos de Barras Bidimensionales).

• Versión 3.3: Entra en vigor en 2017. Incorporó la estandarización de información mediante catálogos, la obligación de informar cuándo se reciben los pagos relacionados a una factura y nuevas reglas para validar la información.

• Versión 4.0: Comienza a usarse en 2021 y de forma obligatoria desde 2022. Hablamos a detalle de esta versión más adelante en este artículo.

2. ¿Qué ventajas tiene el  CFDI? 

El principal objetivo del CFDI es garantizar la transparencia, eficiencia y seguridad en las operaciones comerciales mediante el uso de tecnologías digitales.

Algunas de las ventajas del CFDI son:

• Facilidad de uso: el CFDI se emite y se recibe de manera electrónica, lo que facilita la gestión de las facturas, reduce los errores y los costos asociados con la gestión de documentos en papel.

• Mayor seguridad: el CFDI incluye medidas de seguridad como el sello digital y la cadena original, que garantizan la integridad y autenticidad de la información contenida en el comprobante.

• Gestión fiscal eficiente: el CFDI permite la automatización de procesos fiscales, como la generación de reportes y la elaboración de declaraciones, lo que reduce los tiempos y los costos de la gestión fiscal.

• Facilita el cumplimiento de obligaciones: el CFDI permite cumplir con las obligaciones fiscales de manera más eficiente y reduce el riesgo de incurrir en multas o sanciones por parte del SAT.

• Mejora en la transparencia: el CFDI permite una mayor visibilidad en las transacciones comerciales y una mejor trazabilidad en el flujo de efectivo, lo que ayuda a detectar irregularidades y a combatir la evasión fiscal.

3. ¿En qué formato se genera el CFDI? 

El CFDI se genera en formato XML o lenguaje de marcado extensible. Este lenguaje permite estructurar y almacenar datos de manera ordenada y estandarizada, lo que facilita el intercambio de información entre distintos sistemas informáticos.

Este archivo XML contiene todos los datos de la factura, incluyendo el sello digital, colocado por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que garantiza la autenticidad y validez del documento.

Adicionalmente, la factura se puede visualizar en PDF para facilitar la lectura de la información de cada transacción.

4. ¿Cuáles son los componentes del CFDI? 

El CFDI se compone de:

• Encabezado: contiene datos generales como la fecha y lugar de emisión, el número de folio, régimen fiscal del emisor y receptor, entre otros.

• Conceptos: detalle de los productos o servicios que se están facturando, como la clave del producto o servicio, descripción, cantidad, precio unitario, e importe.

• Impuestos: información sobre los impuestos aplicables a la factura, incluyendo el tipo, la tasa y el importe.

• Complementos: información adicional que se puede incluir en el CFDI, como el complemento de carta porte, el complemento de pago, el complemento de nómina, etc.

• Addendas: información adicional que pueden incluir las empresas que emiten o reciben el CFDI, pero que no está contemplada en la estructura original del comprobante.

• Sello Digital: sello cifrado que se genera utilizando un certificado digital, el cual garantiza la integridad y autenticidad del CFDI. Es colocado por un PAC.

• Cadena original: es una cadena de texto generada a partir de la información contenida en el CFDI, que se utiliza para generar el sello digital.

• QR: se genera a partir de la información contenida en el CFDI. Se usa para facilitar la lectura del comprobante desde dispositivos móviles.

5. ¿Qué tipos de CFDI existen? 

El apéndice 2 del Anexo 20 Guía de llenado de los comprobantes fiscales digitales por Internet, establece que existen seis tipos de CFDI:

1. Comprobante de ingreso: Se emite por los ingresos obtenidos. Por ejemplo, por prestación de servicios u honorarios.

2. Comprobante de egreso: Se emite por los gastos del periodo, como el pago a proveedores. También ampara devoluciones, descuentos y bonificaciones, así como anticipos. Se le conoce como nota de crédito.

3. Comprobante de traslado: Se usa para acreditar el transporte, tenencia y estancia de las mercancías con objeto de transporte, ya sea en territorio nacional o extranjero.

4. Comprobante de recepción de pagos: Es un comprobante que integra un complemento de recepción de pagos. Debe emitirse cuando el pago se vaya a realizar en parcialidades o cuando no se reciba el pago al momento de expedir el CFDI.

5. Comprobante de nómina: Es un CFDI al que se integra el complemento de pago de nómina. Se emite por los pagos realizados por concepto de sueldos y salarios. Se le puede considerar un tipo de factura de egreso.

6. Comprobante de retenciones e información de pagos: Este comprobante acredita las operaciones relacionadas con el pago de impuestos retenidos por el emisor de la factura a otra persona física o moral.

CFDI 4.0 cambios y ventajas 

Ok, ahora que ya hemos aclarado los puntos básicos sobre el CFDI es hora de hablar del tema candente del momento: el CFDI 4.0 y los cambios con respecto a la versión 3.3.

¿Qué es el CFDI 4.0? 

El CFDI 4.0 es la última versión del comprobante fiscal digital utilizado en México para acreditar las operaciones comerciales y las transacciones económicas realizadas por personas físicas y morales.

¿Cuándo se aplicará el CFDI 4.0? 

Si bien el CFDI 4.0 entró en vigor desde el 1º de enero de 2022, se otorgó una prórroga hasta el 31 de marzo de 2023. Hasta dicha fecha, tanto la versión 3.3 como la 4.4 podrán ser usadas.

A partir del 1º de abril de 2023, el CFDI 4.0 será la única versión válida.

¿Qué sucede si no se emiten facturas con el formato CFDI 4.0 después de la fecha de implementación? 

De expedir facturas que no cumplan con la nueva normatividad, te podrás hacer acreedor a las sanciones indicadas en el artículo 84, Fracción IV, del Código Fiscal de la Federación. Estas sanciones incluyen multas que van desde $17,020 a $97,330 MXN y, en caso de reincidencia, el cierre del establecimiento de 3 a 15 días.

¿Cuáles son los cambios más importantes del CFDI 4.0 con con respecto a la versión 3.3? 

Los cambios más importantes que incluye la facturación 4.0 son:

• Se debe incluir, de forma obligatoria, el nombre y código postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor.

• Se debe incluir, obligatoriamente, el régimen fiscal del receptor

• Se añadieron campos para identificar las operaciones donde se exporte mercancía.

• Identifica si las operaciones amparadas por el comprobante son objeto de impuestos indirectos.

• Incorpora nuevos apartados para reportar operaciones con el público en general, por ejemplo, las realizadas en nombre de un tercero.

• A partir de esta versión, se debe indicar el motivo de cancelación del comprobante y solo se podrán cancelar comprobantes emitidos durante el ejercicio en curso.

• Se actualiza el Complemento de Recepción de Pagos a la versión 2.0

• El CFDI que ampara retenciones información de pagos se actualiza a la versión 2.0 y permite relacionar otros CFDIs.

¿Cómo puedo asegurarme de que estoy cumpliendo con todos los requisitos del CFDI 4.0? 

Tienes dos opciones para hacer esto:

1. Ver el resumen en la lista de actualizaciones para la factura electrónica de la Reforma Fiscal 2022 en la página web sel SAT.

2. Consultar el Anexo 20 Formato de Factura (también en la web del SAT), donde vienen todos los detalles que requieres para elaborar facturas de manera correcta.

¿Cómo puedo obtener más información sobre el CFDI 4.0? 

Recomendamos consultar el Anexo 20 Formato de Factura en la página web del SAT. Donde viene toda la información sobre el CFDI 4.0.

Adicionalmente puedes practicar el llenado de facturas en el minisitio Mi Factura, en la página del SAT. Más abajo le explicamos cómo hacerlo.

¿Dónde puedo encontrar ejemplos de facturas emitidas en el formato CFDI 4.0? 

De igual manera, el Anexo 20 Formato de Factura, incluye ejemplos específicos para el llenado de los campos de cada tipo de factura y, además, incluye ejemplos completos de cómo lucen las facturas ya emitidas. Por lo que es el mejor lugar para buscar ejemplos de CFDI 4.0.

¿Necesito un nuevo software o sistema para emitir facturas en el formato CFDI 4.0? 

Sí y no.

Por un lado, puedes facturar directamente desde la página del SAT de forma gratuita, desde tu navegador, sin usar ningún software especializado.

Por otro lado, si ya usas un software contable o un software de facturación, deberás hablar con tu proveedor para saber si el software ya se ha actualizado para emitir facturas 4.0. Por ejemplo, en el caso de Zoho Books, nuestro software contable, ya es posible emitir CFDI 4.0 con validez ante el SAT.

¿Cómo crear facturas 4.0? Dos opciones para hacerlo 

Hasta ahora hemos visto las generalidades de la facturación y los cambios que trae consigo la facturación 4.0. Pero ahora falta lo más importante: El proceso para facturar. Aquí dejamos dos formas de hacerlo paso a paso:

¿Cómo hacer facturas 4.0 en la página del SAT?

Puedes hacer facturas en el portal del SAT mediante los siguientes pasos:

1. Ingresa a https://www.sat.gob.mx/.
2. En el menú superior, elige la opción Factura electrónica y da clic en la opción Factura electrónica en Mis Cuentas. Se abrirá una nueva página.
3. Selecciona la opción Factura fácil y da clic en la opción Generar Factura 4.0. Si deseas conocer el nuevo sistema antes de facturar, dé clic en Simulador 4.0.
4. Inicia sesión con tu RFC y contraseña (o usando tu e.firma y contraseña) y da clic en Enviar.
5. Llena los datos de la factura, agrega los impuestos y complementos aplicables y da click en Guardar.
6. Verifica que el total de la factura sea correcto y da click en alguna de las siguientes opciones:
   • Guardar: Para usar la factura posteriormente
   • Vista previa: Para generar una vista previa de la factura
   • Sellar y descargar: Para sellar la factura y guardarla en tu equipo

¿Cómo hacer facturas 4.0 en Zoho Books?

A continuación explicamos cómo crear facturas 4.0 en Zoho Books si ya ha configurado su cuenta.

En caso de no tener una cuenta todavía, puede consultar la documentación de ayuda de Zoho Books.

1. Ingresa a books.zoho.com e inicia sesión.
    
2. En la barra lateral izquierda, selecciona el módulo de Ventas > Facturas y da click en Nuevo.
3. Llena los datos correspondientes de la factura.
4. Da click en el botón Guardar.
5. Si los datos de la factura son correctos, selecciónala y da click en el botón Validar factura para sellarla.

Adicionalmente, Zoho books le permite sellar varias facturas al mismo tiempo, gracias a la función de timbrado en masa. Algo que le ahorrará mucho tiempo.

Para timbrar múltiples facturas a la vez:

1. En la sección Ventas > Facturas, selecciona todas las facturas que deseas timbrar

   

2. Da click en el botón más y selecciona la opción Sellar facturas y ¡listo!

   

¿Cuál es la mejor opción para hacer facturas 4.0? 

Si bien, se puede facturar directamente desde la página del SAT, lo más recomendable es usar un software contable como Zoho Books.

En el sitio del SAT tendría que facturar de forma manual, haciendo las facturas una a una y llenando todos los campos, incluyendo el nombre y datos de clientes recurrentes. Si solo hace una o dos facturas al mes, este no es ningún problema, pero si debe hacer más, se vuelve una gran pérdida de tiempo.

Por otro lado, un software contable como Zoho Books integra funciones avanzadas como:

• Rellenar datos de clientes recurrentes en automático

• Timbrado masivo de facturas

• Generación automática y envío automatizado de facturas recurrentes

• Convertir cotizaciones a facturas

• Conciliación bancaria (empatar facturas con movimientos bancarios)

• Generación de informes financieros y contables

Estas funciones te ahorrarán mucho tiempo y dolores de cabeza al emitir facturas 4.0.

¡Ya está listo para facturar! 

Esperamos que esta pequeña guía te ayude a quitarte las dudas respecto a la facturación, que te ayude a generar tus CFDI 4.0 y a cumplir con tus obligaciones fiscales ante el SAT.

Déjanos saber en los comentarios si te han quedado dudas sobre este proceso o sobre el uso de nuestro software contable Zoho Books. ¡Nos encantaría apoyarte!