Quizá haya tomado la decisión de cambiar a un nuevo software contable porque su sistema actual no satisface sus necesidades o ya no brinda servicio en su región.
Por ejemplo, QuickBooks Online no estará disponible en México después del 30 de abril de 2023. Mientras ocurre, lo ideal es buscar una solución contable poderosa, que garantice que su negocio siga en marcha a pesar del cambio de circunstancias.
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En este artículo le explicaremos todo lo que debe de tener en cuenta para migrar a un nuevo software contable y le daremos una lista que puede seguir para migrar sin complicaciones.
7 preguntas básicas que debe hacerse antes de migrar a un nuevo software contable
1. ¿Qué deficiencias tiene su software contable actual?
Hable con su contador o con las personas que gestionan su software contable para conocer mejor los errores, las dificultades técnicas y los requisitos de soporte a los que debe dar prioridad.
2. ¿Qué necesidades contables tiene su negocio?
Antes de elegir su próximo software contable, anote qué funciones clave necesita utilizar. Por ejemplo, si requiere automatizar informes, crear facturas o establecer recordatorios de pago. A continuación, compruebe si sistema de contabilidad que está evaluando lo ofrece.
Por supuesto, no olvide corroborar si el nuevo software es compatible con las normas y reglamentos contables de México.
3. ¿Cuánto cuesta el nuevo software contable?
Compare cuánto gasta en su software contable actual y las características que obtiene por ese precio.
Verifique si el nuevo software contable le proporcionará funciones adicionales útiles o si tendrá que pagar por funciones que tal vez nunca utilice. Si encuentra una suite o un paquete contable por un precio ligeramente superior, pero con mejores funciones, sin duda es una buena opción.
4. ¿Qué dicen las críticas sobre el nuevo software contable?
Cuando se decida por una solución contable, visite los sitios de reseñas para comprender mejor la experiencia de otros usuarios con el software. La presencia en línea, junto con las reseñas, le darán una idea clara del rendimiento del software, de su facilidad de uso, funcionalidad y nivel de atención al cliente.
5. ¿El software ofrece actualizaciones periódicas?
Consulte sus blogs, foros y notas de actualización para saber con qué frecuencia actualizan sus productos y la atención que prestan a las necesidades de sus clientes, (es decir, si las actualizaciones responden a lo que los usuarios requieren).
Asegúrese de comprobar si el nuevo software también podrá adaptarse a sus necesidades cuando la empresa crezca.
6. ¿Cómo estar seguro de que realmente necesita migrar a un nuevo software contable?
Un software contable que funcione bien debe simplificarle el trabajo y mantenerlo en cumplimiento de las últimas leyes fiscales regionales.
He aquí algunas razones por las que sí debería cambiar a un nuevo software contable:
Su actual proveedor de soluciones contables ya no presta servicio en su región.
La solución que utiliza ahora no está basada en la nube.
No le permite trabajar desde varios dispositivos.
No es fácil de usar o no se integra con otras aplicaciones.
Ya no puede satisfacer las crecientes necesidades de su empresa.
7. ¿Cuál es el mejor momento para cambiar a un nuevo sistema contable?
El momento ideal para trasladar los datos a un nuevo software suele ser al final del ejercicio fiscal o, de no ser posible, a fin de mes, para comenzar a usar el nuevo software contable el día 1º del mes siguiente.
Dicho esto, no es obligatorio apegarse a esa línea temporal cuando hay una necesidad empresarial importante o un cambio en el escenario del mercado.
Por ejemplo, con la salida de QuickBooks Online, las empresas deben evaluar las opciones disponibles y tomar una decisión lo antes posible.
Para una transferencia sin problemas, debe planificar una fase de transición. Esta comenzará varios meses antes de la fecha definitiva de migración. Incluso antes de esta transición, deberá reservar tiempo para realizar copias de seguridad de los datos existentes. Esto le servirá como punto de control para volver a empezar si las cosas van mal.
Es importante realizar varias comprobaciones y determinar si hay errores en los datos actuales. También es un buen momento para limpiar los datos no deseados y rectificar si existen errores, para no trasladarlos al nuevo sistema.
Estos preparativos llevan tiempo, pero establecer una fecha final de migración aliviará parte del estrés que rodea al cambio y contribuirá a los resultados a largo plazo.
A continuación hablamos más a detalle de los pasos a seguir para hacer esta transición.
10 sencillos pasos para cambiar a un nuevo software contable
Ya está decidido a migrar y ha elegido una fecha límite para hacerlo. Ahora, siga los siguientes pasos para hacer de la transición a su nuevo software contable un éxito:
1. Establezca una fecha límite
La fecha límite es cuando empieza a utilizar el nuevo sistema y deja de utilizar su actual
software contable. Aunque puede elegir cualquier fecha, es una buena práctica conciliar sus cuentas bancarias para el final de un mes y empezar a utilizar el nuevo software el primer día del mes siguiente.
2. Informe a su contador
Mantenga informado a su contador acerca del cambio. Su experiencia puede incluso ayudarle a elegir el paquete adecuado para su empresa. Tanto usted como su contador deben sentirse cómodos utilizando el software o, al menos, ser capaces de exportar la información necesaria sin muchas complicaciones.
3. Investigue y preseleccione el más adecuado
Haga una lista de sus necesidades y compruebe si las distintas opciones cumplen con esos requisitos antes de decidirse por un nuevo software. Utilice pruebas gratuitas o demos si le es posible, y compruebe hasta qué punto se siente cómodo con los distintos productos.
Busque que satisfaga sus necesidades específicas, como almacenamiento en la nube, un ecosistema integrado y funciones similares que pueda utilizar a medida que crezca su empresa.
4. Audite su infraestructura informática
El software es sólo la mitad de la ecuación. Tiene que comprobar si el nuevo software es compatible con el equipo de cómputo existente. Si su infraestructura actual no puede ejecutar el software que desea, puede que tenga que conformarse con la segunda mejor opción o actualizar sus equipos.
Recuerde: que el software sea caro no significa que sea el mejor. Es probable que haya sistemas con más funciones, que funcionen bien en todos los navegadores, y equipos, y que sean más económicos.
5. Haga una copia de seguridad de sus datos
Antes de cambiar de sistema, asegúrese de que tiene una copia de seguridad de sus datos. Si algo va mal durante la migración, no perderá información importante.
6. Haga un balance de sumas y saldos
Antes de trasladar todos sus datos a la base de datos del nuevo sistema, haga un balance de sumas y saldos o cree un balance general y guárdelo. De este modo se asegurará de que la información mostrada por el nuevo programa contable concuerde y esté libre de errores.
7. Defina objetivos cuantificables
Los objetivos cuantificables son aquellos que permiten realizar un seguimiento regular del rendimiento de la empresa. Definir estos objetivos le ayudará a gestionar las fases de planificación, implementación y control durante la transición al nuevo software.
Algunos ejemplos de objetivos a considerar son:
Implementar el nuevo software para X fecha (aclarando tiempos para cada fase del proceso).
Reducir costos de X a Y en N cantidad de tiempo
Capacitar a todos los usuarios para X fecha
Etc.
Es un paso importante porque le ayuda a decidir el mejor formato de datos para lograr estos objetivos y planificar los pasos futuros.
Puede usar metodologías como SMART o 4DX para definir estos objetivos y darles seguimiento.
8. Formatee y mapee sus datos actuales
Los distintos sistemas contables admiten diferentes formatos de datos a la hora de registrar la información. Antes de transferirlos, sus datos deben estar libres de errores y guardados en el formato recomendado.
Muchas empresas optan por crear una copia de seguridad en Excel, pero los datos de estas hojas de cálculo son vulnerables a manipulaciones y errores de transcripción.
Para evitar errores, debe crear un mapa de los datos disponibles, donde se muestre una lista detallada de los datos que debe transferir y su estatus. Esto garantiza una transferencia completa y sin complicaciones, pues sabrá si toda su información está lista para ser transferida y cómo se verá en el nuevo formato.
9. Pruebe los datos importados
Debe realizar pruebas con los datos importados para comprobar si el software funciona de forma óptima con un mínimo de errores.
También puede comparar los informes de su antiguo sistema con los nuevos para comprobar si existen discrepancias.
10. Capacitar a los usuarios
Deje tiempo suficiente para capacitar y poner a prueba a sus usuarios antes de comenzar a usar el nuevo sistema contable.
Establezca procedimientos estándar y materiales educativos para aprender a usar el nuevo software y asegúrese de que los usuarios los sigan. Esto le ayudará a evitar fallos importantes causados por pequeños problemas, como la introducción de datos inexactos.
Gestione su empresa sin problemas
El cambio a un nuevo software contable requiere una cuidadosa planificación, implantación y asistencia continua, pero puede lograrse de forma exitosa con la estrategia adecuada.
Si dispone de una lista de comprobación para migrar a un nuevo sistema contable, intente seguirla paso a paso: compare distintas opciones, elija el software que mejor se adapte a sus necesidades, prepare un periodo de transición y capacite a su personal.
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